This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Visitor Management Records'.


EAST CAMBRIDGESHIRE 
DISTRICT COUNCIL 
THE GRANGE, NUTHOLT LANE, 
ELY, CAMBRIDGESHIRE CB7 4EE 
Telephone: Ely (01353) 665555 
DX41001 ELY      Fax: (01353) 665240 
www.eastcambs.gov.uk 
 
 
Further to your information request FOI/EIR 19/20-167 please find your question and our response below. 
 
Request:  
Do you currently record details of visitors attending your council offices? Yes 
If so… 
What details do you record? E.g. name, company name, who they’re visiting, etc. Name, organisation, car 
registration, badge number allocated. 
Do you do this electronically or on paper? Paper 
How long are the details kept? 1 Year 
Is your method of visitor recording GDPR compliant? Yes 
How much per annum does the visitor recording method you use cost the council? This is part of the 
Customer Service department duties and not recorded separately. 
 
Do you currently record details of staff attending your council offices? No 
If so… 
What details do you record? E.g. name, employee number, job title, etc. n/a 
Do you do this electronically or on paper? n/a 
How long are the details kept? n/a 
Is your method of visitor recording GDPR compliant? n/a 
How much per annum does the staff recording method you use cost the council? n/a 
 
Response:  
See response above in red. 
 
This concludes your request FOI/EIR 19/20-167 
 
If information has been refused please treat this as a Refusal Notice for the purposes of the Act.  
 
If you disagree with our decision or are otherwise unhappy with how we have dealt with your request in 
the first instance you may approach xxx@xxxxxxxxx.xxx.xx. and request a review.  
 
Should you remain dissatisfied with the outcome you have a right under s50 of the Freedom of 
Information Act to appeal against the decision by contacting the Information Commissioner, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow SK9 5AF.