This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Vehicle Minimum Maintenance Requirements'.






VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
CONTENTS 
 
1. 
Purpose ............................................................................................................................... 5 
2. 
Application ........................................................................................................................... 5 
3. 
Scope .................................................................................................................................. 6 
4. 
Definitions and Abbreviations .............................................................................................. 7 
5. 
Requirements for Light Maintenance ................................................................................... 7 
6. 
Star Chart ............................................................................................................................ 8 
General Information ............................................................................................................. 8 
Motor and Trailer Bogie ....................................................................................................... 9 
Propulsion System ............................................................................................................. 11 
Brake System .................................................................................................................... 13 
Pneumatic Equipment........................................................................................................ 15 
Underframe Equipment ...................................................................................................... 18 
Coupler and Drawgear ....................................................................................................... 20 
Articulation Area ................................................................................................................ 22 
Windscreen Wiper ............................................................................................................. 23 
Windows ............................................................................................................................ 23 
Door System ...................................................................................................................... 23 
Lighting .............................................................................................................................. 24 
Monitoring and Safety Equipment ...................................................................................... 25 
Emergency Equipment ...................................................................................................... 25 
Heating and Ventilation System ......................................................................................... 25 
Drive Control System ......................................................................................................... 26 
Interior ............................................................................................................................... 27 
7. 
Requirements for Heavy Maintenance ............................................................................... 28 
8. 
Requirements for One-off Modification / Refurbishment / Upgrade .................................... 28 
9. 
Transport & Storage .......................................................................................................... 28 
10. 
Records and Reporting ...................................................................................................... 28 
11. 
Parts and Material Specifications ....................................................................................... 28 
12. 
References and Appendices .............................................................................................. 28 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
12.  
1
Reference Drawings ............................................................................................ 28 
12.  
2
Reference Documents ......................................................................................... 29 
13. 
Change Log ....................................................................................................................... 29 
 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
1.  Purpose 
This document exists to support the requirements of rolling stock assets as set out in the 
Franchise Agreement. 
1.1. 
DLR Vehicle Maintenance Minimum Requirements (VMMR) outline the requirements 
for a Maintenance Plan. They set out what maintenance needs to be performed but 
not how the maintenance is to be performed, unless best practice has already been 
established. The intervals at which maintenance must be completed are not specified 
either, except that some maximum limits are given and there is a requirement that the 
interval should be set so as to ensure continued compliance to the essential 
requirements. Further, as explained in MR-700, VMMR’s  are neither exhaustive nor 
prescriptive: suppliers meeting these are not guaranteed to deliver system safety or 
performance; suppliers may apply to vary them. 
1.2. 
DLR VMMR  focus on output measures (not input ones), however some essential 
requirements 
are specified, such as: 
•  critical limits / backstop on how often certain activities must be carried out e.g. 
bogies to be overhauled within x thousand Km, but not precisely when; and not 
how to group different maintenance activities together efficiently 
•  critical processes of how to carry out particular activities e.g. where experience 
has derived a best practice approach, which DLRL passes on as part of its 
knowledge management role, in order to mitigate known DLRL reputational 
risks. 
1.3. 
DLRL VMMR’s provide a baseline: 
•  against which DLRL audits of work done can be carried out to assess franchise 
compliance; 
•  such that related documents can be assessed for compliance (e.g. suppliers’ 
maintenance recommendations); and 
•  which can be enhanced over time e.g. as best practice emerges from 
investigations. 
2.  Application 
This VMMR  applies to DLRL’s Franchisee through the Maintenance Standard for Rolling 
Stock, MR700. MR700 sets out management requirements on the franchisee, and mandates 
Vehicle Maintenance Minimum Requirements (VMMR) which set out the requirements for 
the Maintenance Plan, specifying what standards are to be maintained and giving limits on 
by when critical activities must be performed. 
Each VMMR section may call up Maintenance Specification (MS) which are discrete self-
contained documents for use by overhaul contractors, consistent with best practice (i.e. for 
traction motors, bogies, couplers, compressors and wheelsets). VMMR may also call up 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 5 of 33 
 



VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
Project Specifications  (PS) which set out specifications to which the rolling stock is 
modified/ refurbished / upgraded. 
 
3.  Scope 
This Vehicle Maintenance Minimum Requirements document applies to DLR’s B2007 fleet. It 
specifies what minimum requirements are to be maintained (mandating CMS and referencing 
BT Manuals as required) and gives limits on by when critical activities must be performed 
(e.g. gearbox overhaul must be carried out prior to a certain number of vehicle miles run, 
brake pads must be renewed such that minimum limits are not exceeded in service). 
Fundamentally, VMMR’s specify what is to be done, with some key limits on when. They do 
not generally set out how maintenance is to be performed or grouped together logically into 
exam block cards or whether activities should be primarily scheduled by miles run or time 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 6 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
passed or operating hours; nor whether regimes should be balanced or cumulative; nor yet 
the level of granularity of maintenance by individual component. 
For new vehicles, the VMMR is essentially a shell document, fundamentally referencing OEM 
material such as the BT Manual. The intention going forward is for the BT Manual to provide 
a knowledge repository, such that it is updated whenever changes are made to maintenance 
(or indeed, to vehicles  –  through Project Specifications). Records of why the change was 
made, together with what the pre-change situation was, should also be retained in the BT 
Manual. Where ‘’As Required’’ is within the star chart documented evidence of the periodicity 
chosen will be required to demonstrate the decision / justification. 
Each VMMR:- 
• 
Lists MS in a star chart, specifying the limits when each overhaul is to be undertaken 
• 
In the absence of a MS, identifies the best documentation available –  typically an 
extract from the OEM maintenance manual, applied at the periodicity specified therein 
• 
Specifies requirements of where data is to go in the asset management system (i.e. 
electronic records), even where work is undertaken according to a MS, since overhaul 
providers may be supply chain partners who may not have access the asset 
management system, whereas the  Franchisee who delivers the VMMR  does. See 
also Section 10 Records below. 
4.  Definitions and Abbreviations 
Please see MR1000 and MR700 for definitions and abbreviations 
5.  Requirements for Light Maintenance 
The requirements for maintenance are set out in the BT Maintenance Manual B2007. The 
maximum maintenance interval is currently specified for each maintenance activity as 
follows:- 
F1 – 13,000 km 
F3 – 54,000 km 
F5 – 216,000 km 
F7 – 1,080,000 km 
F2 – 27,000 km 
F4 – 108,000 km 
F6 – 540,000 km 
S – Special Interval 
All periodicities are in km. A tolerance exists on each exam of 900km (an average of 3 days 
duty service), the tolerance is not cumulative and is applied to an exam but does not change 
the original drop dead position of the next exam, i.e. if the 900km tolerance is used on a an 
exam past the 13,500 km point the next exam is due in 13,500km minus the 900km overrun. 
The period of time is specified when the activity must be carried out at regular time intervals 
or distances travelled, as set out in:- 
• 
“maintenance_schedule_v_1_9_revI-Entwurf_2012-08-17.xls” which is part of BT 
Maintenance Manual B2007, and repeated here (pages 7 - 20 of this VMS). 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 7 of 33 
 










































VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
7.  Requirements for Heavy Maintenance 
Overhauls for the following equipment shall take place in advance of the backstop limits set 
out below and the content of them will be outlined in self-contained Maintenance 
Specifications (MS) in order to facilitate knowledge flows along the contractual chain:- 
• 
Wheelsets shall be overhauled in accordance with DLR-CMS 752 Maintenance 
Specification Wheelsets, such that they remain within all limits specified. 
All components of the vehicles shall be overhauled prior to the maximum intervals between 
overhauls specified, generally in the ‘remark’ column, of:- 
• 
maintenance_schedule_v_1_9_revI-Entwurf_2012-08-17.xls” which is part of BT 
Maintenance Manual B2007, and repeated here (pages 7 - 20 of this VMS). 
8.  Requirements for One-off Modification / Refurbishment / Upgrade 
No PS (Project Specifications) apply at present. 
9.  Transport & Storage 
See BT Manual B2007 and DLR-ENG-SPC- MS 752 -Wheelsets
10.  Records and Reporting 
See BT Manual B2007, in addition to the requirements set out in MR-700 / MR-1000 
11.  Parts and Material Specifications 
See BT Manual B2007 and relevant DLR Specifications (CMS and PS). 
12.  References and Appendices 
Reference to drawings for a modification in a PS, reference to OEM manuals in a VMMR or 
CMS, updates to BT Manuals when a PS is applied. 
VMMR’s  are not required to contain or reference all relevant information and are not 
expected to duplicate OEM material. However, they should state that all limits and processes 
which relate to essential requirements i.e. that impact on the purpose of DLRL’s Rolling stock 
standards / VMMR’s (see particularly section 1 Purpose above) must be explicitly defined by 
the Franchisee or another DLRL supply chain partner. 
12.  
1 Reference Drawings 
Section / 
Drawing Number 
Drawing Title 
Job No. 
 
 
 
 
 
 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 28 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
12.  
2 Reference Documents 
Reference 
Section / 
Document Title 
Number 
Job No. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13.  Change Log 
All changes Major or Minor must be captured via the change log 
VMMR B2007 Change Log 
Author of 
Section 
Page 
Reason for Change 
Date 
Change 
 

Document Hierarchy chart updated following 
12/04/2013 
J. Glover 
review ilop & software configuration folders 
added. 
6.43 
12 
Gearbox oil sampling added at 54,000Km 
24/06/2013 
J. Glover 
6.44 
12 
Gearbox mag plug particle inspection  added at 
24/06/2013 
J. Glover 
54,000Km 
6.3 

Sealing Joint visual inspection added  
03/01/2014 
J. Glover 
6.4 

Sealing Joint visual inspection added  
03/01/2014 
J. Glover 
6.123 
17 
Power convertor visual inspection added 
03/01/2014 
J. Glover 
6.124 
17 
Power convertor / main fan visual inspection 
03/01/2014 
J. Glover 
added 
6.183 
22 
Data recorder  Test download removed 
03/01/2014 
J. Glover 
 
 
 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 29 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
Issue 4 
• 
Text in italics has been quoted from the VMMR. 
• 
Text highlighted in YELLOW has been added 
• 
Text that is struck through has been deleted 
VMMR B2007 Change Log 
Author of 
Section 
Page 
Reason for Change 
Date 
Change 
6.18.1 
10 
Replace traction rod bushes at F6 & F7 added  
19/01/2014 
J. Glover 
as agreed through CNRS 2014-61 
6.18.2 
10 
Horizontal (lateral) stops  assessments added 
19/01/2014 
J. Glover 
as agreed through CNRS 2014-61 
6.33.1 
11 
Rotate slewing ring through 90° added  as 
19/01/2014 
J. Glover 
agreed through CNRS 2014-61 
6.33.2 
11 
Condition assess slewing rings from 3 vehicles 
19/01/2014 
J. Glover 
to determine the next maintenance activity 
(1,080,000km) added  as agreed through CNRS 
2014-61 
6.91 
15 
Assess 1 vehicle at 630,000Km added as 
19/01/2014 
J. Glover 
agreed through CNRS 2014-61 
6.96 
15 
Through assessment changed to F7 depending  
19/01/2014 
J. Glover 
further assessment required at 630,000Km  
added  as agreed through CNRS 2014-61 
6.96.1 
15 
Replace Overflow valve at F6 & F7 added, as 
19/01/2014 
J. Glover 
agreed through CNRS 2014-61 
6.98 
15 
Changed to F7 from F6  depending on 
19/01/2014 
J. Glover 
assessment required at 630,000Km  added  as 
agreed through CNRS 2014-61 
6.98.1 
16 
Replace artic hose on F6 & F7 added, as agreed 
19/01/2014 
J. Glover 
through CNRS 2014-61 
6.103 
16 
Assess 1 vehicle at 630,000Km as agreed 
19/01/2014 
J. Glover 
through CNRS 2014-61 
6.106 
16 
No longer  required at  F6 as agreed through 
19/01/2014 
J. Glover 
CNRS 2014-61 
6.118.1 
17 
Battery torques / cleaning added as agreed 
19/01/2014 
J. Glover 
through CNRS 2014-61 
6.127.1 
18 
Replace power convertor contactor added as 
19/01/2014 
J. Glover 
agreed through CNRS 2014-61 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 30 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
VMMR B2007 Change Log 
Author of 
Section 
Page 
Reason for Change 
Date 
Change 
6.127.2 
18 
Replace power convertor contactor relay , 
19/01/2014 
J. Glover 
depending on condition assessments at 
630,000Km and 720,000Km, as agreed through 
CNRS 2014-61 
6.131.1 
18 
Clean brake resistors as agreed through CNRS 
19/01/2014 
J. Glover 
2014-61 
6.17 
21 
Door connection cable removed from F6, as 
19/01/2014 
J. Glover 
agreed through CNRS 2014-61 
6.184 
22 
Removed from F6 and added to F5 , as agreed 
19/01/2014 
J. Glover 
through CNRS 2014-61 
General 
 
All defective hyperlinks removed. 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
General 
 
General formatting changes 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
Section 5 
 
900km tolerance added for maintenance 
02/08/2016 
 
periodicity 
Star Chart 
 
In the Notes the key for Incl. utilities and tools 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
corrected from ** to *** 
Star Chart 
 
Redundant red highlighting removed from blank 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
cells. 
Star Chart 
 
Assessment 630,000km column removed and 
02/08/2016 
 
Assessment 900,000km column added. 
6.2 
 
Maintenance periodicity changed to reflect 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
actual maintenance. Removed from S and 
included in F6 and F7. 
Changed from Every 3 years to Approximately 6 
years

6.10 
 
Motor and Trailer Bogie – Shock Absorbers 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
changed to Motor and Trailer Bogie – Primary 
Suspension. 

Check horizontal and vertical shock absorbers 
changed to Check horizontal and vertical 
dampers. 

6.20 
 
After 5 years initially then at (DLRL) agreed 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
appropriate intervals and undertake axlebox 
bearing condition assessments with the OEM to 
identify the optimum overhaul interval
annually, 
check 4 randomly selected axle bearings (of the 
fleet) thorough internal test by manufacturer.
 
6.21 
 
Check 4 randomly selected axle bearings  (of 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
the fleet) thorough internal test by manufacturer. 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 31 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
VMMR B2007 Change Log 
Author of 
Section 
Page 
Reason for Change 
Date 
Change 
6.22 
 
Every 540,000 km 2 randomly selected 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
horizontal and vertical shock absorbers to be 
checked by the supplier. Assess 5% (of the 
fleet) of horizontal and vertical shock absorbers 
at 630,000 km. 

Assess 5% (of the fleet) of horizontal and 
vertical shock absorbers at 900,000 km to 
identify the optimum overhaul interval. 

Requirement added Assessment 900,000 km 
6.25 
 
Requirement removed from F6 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
6.26 
 
Requirement removed from F6 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
6.36 
 
Maintenance out of sync due to current return 
02/08/2016 
S.E. Taylor 
damage to original bearings, now replaced 
during slip coupling mod. Revised maintenance 
guidance required. 

6.41 
 
Oil sample from gearbox to be used as a 
 
S.E. Taylor 
comparator for condition. Photographic evidence 
of all samples are to be recorded in the AMS 
with time, date, gearbox location. Sample 
reports should be stored electronically by KAD 
and shared with DLRL as required. 

6.42 
 
Remove the magplug and inspect for particles 
 
S.E. Taylor 
Sample reports should be stored electronically 
by KAD and shared with DLRL as required. 
Photographic evidence of all samples are to be 
recorded in the AMS with time, date, gearbox 
location. 

6.50 
 
Visual inspection of the colour coding. Check 
 
S.E. Taylor 
torque witness marks of the screws and nuts as 
well as coupling parts, if necessary, new 
fastening screw and nut with torque attract and 
colour coding renew, spacer and adapter 
sleeves for damage, elastic sleeves for changes 
to the rubber surfaces and abrasion (before 
cleaning the coupling) 

6.54 
 
Overhaul whenever the drive coupling is parted 
 
S.E. Taylor 
for overhaul of the gearbox or traction motor. 
During general inspection. 

Requirement removed from F7 and added to S 
6.61 
 
Condition assess at 900,000km to identify the 
 
S.E. Taylor 
optimum overhaul interval. 
Removed requirement from F6 and F7 and 
added to Assessment 900,000km. 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 32 of 33 
 


VEHICLE MAINTENANCE MINIMUM 
REQUIREMENTS 
VMMR B2007 
 
Docklands Light Railway Ltd. 
Castor Lane, Poplar 
London, E14 0BL 
 
VMMR B2007 Change Log 
Author of 
Section 
Page 
Reason for Change 
Date 
Change 
6.64 
 
Check air supply and brake system for leakage, 
 
S.E. Taylor 
Function check. of current collector equipment. 
6.70 
 
EP-Compact (B05, B06) To be condition 
 
 
assessed to determine if this can be moved to 
the F7. 

6.89 
 
Requirement added to Assessment 900,000km 
 
S.E. Taylor 
6.94 
 
Requirement added to Assessment 900,000km 
 
S.E. Taylor 
6.95 
 
Requirement added to Assessment 900,000km 
 
S.E. Taylor 
6.96 
 
Requirement added to Assessment 900,000km 
 
 
6.101 
 
Requirement added to Assessment 900,000km 
 
 
6.103 
 
Requirement added to F7. 
 
 
6.104 
 
Replace as required
 
 
Requirement removed from F7 
6.107.1 
 
Compressor Piston Rings entire line added. 
 
 
6.115 
 
Once after 6 months fill up with water – 
 
 
applicable to new vehicle only. 
6.116 
 
Top fill up with water 
 
 
6.124 
 
Every 4 years: dDevice fan 
 
 
Requirement added to F6 and F4 and removed 
from S 
6.125 
 
Every 8 years: main fan, DCU back up battery 
 
 
6.125.2 
 
Replace for overhauled item. Condition assess 3   
 
relays at 900,000 km and a further 3 relays at 
720,000 km to determine future overhaul / 
replacement. 

Requirement added to Assessment 900,000km. 
6.131 
 
Requirement removed from S and added to F7. 
 
 
6.146 
 
4 couplers to be condition assessed during 2016 
 
 
with a view to move overhaul to F7. 
6.160 
 
Note: there is no information describing how to 
 
 
test this function 
6.176 
 
Checking condition of the reflector 
 
 
6.178 
 
Check the functional status of the recorder (the 
 
 
five green LEDs of fault lights) 
 
 
 
 
 
 
VMMR B2007 
Issue 4 
Page 33 of 33