This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Tv Test procedure'.

 
British Broadcasting Corporation Room BC2 A4 Broadcast Centre White City Wood Lane London W12 7TP 
Telephone 020 8008 2882 Email xxx@xxx.xx.xx 
 
 
  
 
Information Rights 
bbc.co.uk/foi 

bbc.co.uk/privacy 
 
Richard Channing 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
10 August 2020  
 
Dear Mr Channing  
 
Request for Information – RFI20200964 
 
Thank you for your request to the BBC of 11th July 2020 under the Freedom of Information Act 
2000 (‘the Act’) for the following information: 
 
“Please provide me with the latest manual on how audio video equipment is tested when a TVL 
enforcement officer serves a court warrant [sic] to search for evidence of licence evasion” 

 
Please note that “TV Licensing” is a trade mark used by companies contracted by the BBC to 
administer the collection of television licence fees and enforcement of the television licensing 
system. The majority of the administration of TV Licensing is contracted to Capita Business 
Services Ltd (‘Capita’). Over-the-counter services are provided by PayPoint plc (‘PayPoint’) in the 
UK, and by the Post Office in the Isle of Man and Channel Islands. Target Group (‘Target’) is the 
supplier for the Simple Payment Plan trial. Marketing and printing services are contracted to 
Proximity London Ltd. Media services are contracted to Havas Media Limited. The BBC is a public 
authority in respect of its television licensing functions and retains overal  responsibility. 
 
By way of background, please note that search warrants are only applied for in cases where the 
evidence means that it is likely that a device is in use and applications are considered scrupulously 
before they are submitted. Search warrants are issued by independent third parties (the magistrate 
or sheriff in Scotland) and, as a matter of law, cannot be granted unless there are reasonable 
grounds for the application. 
 
With regard to your specific request, please be advised the Act gives a general right of access to 
all types of recorded information held by public authorities; and that we are not required to create 
new information to respond to a request, or give a judgement or opinion that is not already 
recorded.  I can confirm under section 1(1) of the Act that we hold recorded information relevant 
to your request. However, we consider that this exempt from disclosure under sections 31(1)(a), 
(b), (d) and (g) and (2)(a) of the Act which relate to law enforcement; specifical y that disclosure 

would, or would be likely to, prejudice the prevention or detection of crime, the apprehension or 
prosecution of offenders, the col ection of the licence fee and the BBC’s ability to discharge its 
public functions in respect of such matters. This is because such information would be of use to 
those considering evading paying the licence fee and/or assist others in evading paying the licence 
fee. 
 
I am satisfied in terms of section 2(2) of the Act that in al  the circumstances of the case, the public 
interest in maintaining the exemptions outweighs the public interest in disclosing the information. I 
have provided further explanation of my consideration of the public interest test in the section 
‘Why information has been withheld’ below. 
 
Why information has been withheld  
 
I am required under section 2(2) of the Act to assess whether the public interest in maintaining 
the exemptions outweighs the public interest in disclosing the information.  At the outset, we 
would like to note that it is likely to be only in the most exceptional circumstances that it will be 
appropriate to prejudice the discharge of a legal duty. 
 
The BBC accepts that there is always a public interest in transparency, accountability and public 
understanding in respect of TV Licensing’s operations.   In this particular case the fol owing factors 
are in favour of disclosure:  
 
1.  ensuring that the licensing authority is exercising its functions appropriately and 
proportionately;  
2.  that public funds are being appropriately applied, and specifical y that:  
a. 
the TV Licensing system is being efficiently run; and 
b. 
 value for money is being obtained.  
However, I consider that the above public interest factors in favour of disclosure are adequately 
addressed by the fol owing:  
 
1.  The substantial amount of information which the BBC publishes about TV Licensing’s 
operations in its Annual Report and Accounts; on TV Licensing’s website 
(www.tvlicensing.co.uk); in TV Licensing’s Annual Review publications 
(www.tvlicensing.co.uk/about/our-performance-AB6); and in the National Audit Office’s 
annual Licence Fee Settlement Statement released at the end of each financial year. 
 
2.  The BBC Board is specifically tasked under Article 20(7) of the BBC Charter with ensuring 
that the arrangements for the col ection of the Licence Fee are efficient, appropriate and 
proportionate. 
3.  TV Licensing’s functions are subject to external review through reports of the Comptroller 
and Auditor General to the House of Commons and directions given by the Treasury. 
  2 

link to page 3 4.  Since search warrants are only issued by independent third parties (the magistrate or 
sheriff in Scotland) in accordance with strict legal requirements, the public interest in 
knowing that we are using our powers proportionately is satisfied.  
5.  The BBC/TV Licensing does not prosecute unless we have sufficient evidence to proceed 
and it is in the public interest to do so. If there are public interest factors against 
prosecution that outweigh those in favour of prosecution, then a prosecution wil  not take 
place. Culpability, age and ill health are amongst the factors considered. The importance of 
each factor and the individual circumstances of each case are taken into consideration. 
These are key principles of the Crown Prosecution Guidelines which we publicly state that 
we adhere to. A further safeguard in place is that each case is determined by a magistrate 
whose role is to assess sufficiency of evidence and uphold the public interest in the judicial 
system.  
6.  The BBC is required to satisfy the NAO as to the value for money of the col ection and 
enforcement arrangements and is accountable for the economy, efficiency and effectiveness 
of such arrangements. NAO's most recent audit is published at www.nao.org.uk.  
7.  The BBC has reduced the cost of collection from 6.2% of the total licence fee collected in 
1991/2, when it took over this responsibility from the Home Office, to below 3% for the 
financial year 2018/19.  This demonstrates that the TV Licensing system is being efficiently 
run.   
In addition, the fol owing factors are in favour of withholding the information:  
 
1.  The BBC has a duty to enforce the television licensing system and it is essential that 
opportunities are not provided to potential or actual evaders to escape detection or 
prosecution. There is a strong public interest in ensuring that information which prejudices 
law enforcement is not disclosed. 
2.  There is a strong public interest in the BBC being able to collect all the licence fee money 
to which it is entitled to enable the BBC to provide the public with services that 
encompass its public mission to inform, educate and entertain.  
3.  Part of keeping evasion to a minimum is maintaining uncertainty as to TV Licensing’s 
enforcement practices. This uncertainty contributes to the deterrent effect which is an 
important part of TV Licensing’s enforcement strategy1
4.  There is a strong public interest in ensuring the voluntary compliance with the licence fee 
regime. Without an effective deterrent to licence fee evasion, evasion would invariably 
increase. This would be to the detriment of the honest majority of people who are 
                                                 
1 The Information Commissioner has acknowledged in his Decision Notice FS50476136 that there is a very strong 
public interest in the BBC being able to enforce the television licensing system and in not disclosing information which 
could impede the deterrent effect.  
 
  3 

properly licensed, and who should not have to pay any more than is strictly necessary to 
ensure the compliance of those who deliberately evade paying the licence fee.  
5.  Search warrants are only ever used as a last resort, once all other available means of 
enforcement (most notably written correspondence) have been exhausted.  
6.  Revealing additional information about search warrants wil  provide information that could 
be of use to people who wish to avoid paying the television licence fee.  
7.  An increase in the rate of licence fee evasion would lead to an increase in enforcement 
costs and may lead to more prosecutions. There is a strong public interest in ensuring that 
the BBC can keep enforcement costs to a minimum, because any increase in enforcement 
costs wil  lead to a decrease in the funds available for producing the BBC’s content. 
Appeal Rights 
 
If you are not satisfied that we have complied with the Act in responding to your request, you 
have the right to an internal review by a BBC senior manager or legal adviser. Please contact us at 
the address above, explaining what you would like us to review and including your reference 
number. A request for an internal review must be made within 40 working days of receiving the 
BBC’s response to your original request. 
 
If you are not satisfied with the internal review, you can appeal to the Information Commissioner. 
The contact details are: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, Tel: 0303 123 1113 or see https://ico.org.uk/.   
 
Yours sincerely 
 
Rupinder Panesar 
Freedom of Information Advisor, TV Licensing Management Team 
 
  4