This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'TV Licence Enforcement in Student Halls'.

 
British Broadcasting Corporation Room BC2 A4 Broadcast Centre White City Wood Lane London W12 7TP  

Telephone 020 8008 2882 Email xxx@xxx.xx.xx 
 
 
  
 
Information Rights 
bbc.co.uk/foi 
bbc.co.uk/privacy 
 
Nick Waldron 
Via email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
17 October 2019 
 
Dear Mr Waldron 
 
Request for Information – RFI20191499 
 
Thank you for your request to the BBC of 19th September 2019 under the Freedom of 
Information Act 2000 (‘the Act’) seeking the following information: 
 
“Please could you provide the following information: 
 
1. The number of enforcement officer visits made to student halls of residence in the past 12 
months.  
 
2. The number of successful prosecutions in the past year against students living in halls of 
residence.  
 
Furthermore, in the letter to students living in halls, it is stated (with reference to students not 
requiring a licence) that they ‘should still tell us’.  I am intrigued as to why the word ‘should’ is used 
as this implies a duty or obligation. Can you please confirm that there is no duty for a student, or 
anyone else, to inform TV Licensing that they do not require a licence?”  

 
Please note that “TV Licensing” is a trade mark used by companies contracted by the BBC to 
administer the collection of television licence fees and enforcement of the television licensing 
system. The majority of the administration of TV Licensing is contracted to Capita Business 
Services Ltd (‘Capita’). Over-the-counter services are provided by PayPoint plc (‘PayPoint’) in the 
UK, and by the Post Office in the Isle of Man and Channel Islands. Target Group (‘Target’) is the 
supplier for the Simple Payment Plan trial. Marketing and printing services are contracted to 
Proximity London Ltd. Media services are contracted to Havas Media Limited. The BBC is a public 
authority in respect of its television licensing functions and retains overall responsibility. 
 
Please be advised the Act gives a general right of access to all types of recorded information held 
by public authorities; and that we are not required to create new information to respond to a 
request, or give a judgement or opinion that is not already recorded.   

link to page 2  
I shal  address your requests in turn below. 
 
Part 1 
I can confirm under section 1(1) of the Act that we hold recorded information relevant to this 
part of your request. However, we consider that this information is exempt from disclosure under 
section 31(1)(a), (b), (d) and (g) and (2)(a) of  the Act which relates to law enforcement; i.e. that 
disclosure would, or would be likely to, prejudice the prevention or detection of crime, the 
collection of the licence fee and the BBC’s ability to discharge its public functions in respect of 
such matters. This is because such information would be of use to those considering evading 
paying the licence fee and/or assist others in evading paying the licence fee. 
 
I am satisfied in terms of section 2(2) of the Act that in al  the circumstances of the case, the public 
interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information.  I 
have considered the public interest test in the section on ‘why information has been withheld’ 
below. 
 
Part 2 
The BBC does not hold official statistics on the precise numbers of people actually prosecuted (or 
convicted) for evasion of the Television Licence Fee. For England and Wales this information is 
retained both by the Ministry of Justice and individual magistrates’ courts; and can be requested 
using the fol owing address - Data Access and Compliance Unit, Postal Point 6.25, Floor 6, 102 
Petty France, London, SW1H 9AJ. For your information, prosecutions and convictions data for the 
period 2013 to 2018 (the most recent data available) can be found at the below link to the 
Criminal Justice System statistics publication:  
 
https://www.gov.uk/government/statistics/criminal-justice-system-statistics-quarterly-december-
20181
  
 
For Northern Ireland, prosecutions and convictions information is retained by the Northern 
Ireland Department of Justice. This can be requested using the fol owing address - Freedom of 
Information Team, Information Services Division, Block 2, Knockview Buildings, Ballymiscaw,  
Stormont, Belfast BT4 3SL. 
 
For Scotland, figures are available from the Crown Office & Procurator Fiscal Office Scotland and 
can be requested from the fol owing address - Criminal Justice and Disclosure Team, Crown 
Office, 25 Chambers Street, Edinburgh, EH1 1LA. 
 
While the BBC does retain informal statistics on prosecution and conviction figures, this 
information is indicative only and has not been verified against the official figures. In any event, we 
consider the BBC’s statistics which fall within the scope of this part of your request is exempt 
from disclosure for the same reasons given in my response to part 1 of your request. 
 
                                                 
1 Select “Outcomes by Offence data tool” and from the “offence” drop down box select ‘191A Television licence 
evasion’. 
  2 

Part 3 
Whilst this is not a request for recorded information, I can tel  you outside the scope of the Act 
that TV Licensing has a statutory duty to ensure that every address where television receiving 
equipment is installed or used to watch or record television programmes as they are being shown 
on TV is properly licensed. Therefore, TV Licensing writes to all addresses where there is no 
record of a licence or the current licensing requirements (if any) are unknown. Our address 
database is continual y updated to ensure it is as accurate as possible at any point in time. TV 
Licensing relies on individuals to inform us if their details are not accurate or if their circumstances 
have changed.   
  
I can tel  you under our duty to advise and assist you, there is no legal obligation for people to 
inform TV Licensing whether or not they are watching or recording TV as it is being shown. 
However, in order to ascertain whether a licence is needed, we will continue to write to and visit 
unlicensed addresses which have not responded to our communications. 
 
Why information has been withheld  
 
I am required under section 2(2) of the Act to assess whether the public interest in maintaining 
the exemptions outweighs the public interest in disclosing the information.  At the outset, we 
would like to note that it is likely to be only in the most exceptional circumstances that it will be 
appropriate to prejudice the discharge of a legal duty. 
 
The BBC accepts that there is always a public interest in transparency, accountability and public 
understanding in respect of TV Licensing’s operations.   In this particular case the following factors 
are in favour of disclosure:  
 
1.  ensuring that the licensing authority is exercising its functions appropriately and 
proportionately;  
2.  that public funds are being appropriately applied, and specifically that:  
a. 
the TV Licensing system is being efficiently run; and 
b. 
 value for money is being obtained.  
However, I consider that the above public interest factors in favour of disclosure are adequately 
addressed by the fol owing:  
 
1.  The substantial amount of information which the BBC publishes about TV Licensing’s 
operations in its Annual Report and Accounts; on TV Licensing’s website 
(www.tvlicensing.co.uk); in TV Licensing’s Annual Review publications ( 
www.tvlicensing.co.uk/about/our-performance-AB6); and in the National Audit Office’s 
annual Licence Fee Settlement Statement released at the end of each financial year. 
 
  3 

link to page 4 2.  The BBC Board is specifical y tasked under Article 20(7) of the BBC Charter with ensuring 
that the arrangements for the collection of the Licence Fee are efficient, appropriate and 
proportionate. 
3.  TV Licensing’s functions are subject to external review through reports of the Comptroller 
and Auditor General to the House of Commons and directions given by the Treasury. 
4.  The BBC/TV Licensing does not prosecute unless we have sufficient evidence to proceed 
and it is in the public interest to do so. If there are public interest factors against 
prosecution that outweigh those in favour of prosecution, then a prosecution wil  not take 
place. Culpability, age and ill health are amongst the factors considered. The importance of 
each factor and the individual circumstances of each case are taken into consideration. 
These are key principles of the Crown Prosecution Guidelines which we publicly state that 
we adhere to. A further safeguard in place is that each case is determined by a magistrate 
whose role is to assess sufficiency of evidence and uphold the public interest in the judicial 
system.  
5.  The BBC is required to satisfy the NAO as to the value for money of the collection and 
enforcement arrangements and is accountable for the economy, efficiency and effectiveness 
of such arrangements. NAO's most recent audit is published at www.nao.org.uk.  
6.  The BBC has reduced the cost of collection from 6.2% of the total licence fee collected in 
1991/2, when it took over this responsibility from the Home Office, to below 3% for the 
financial year 2018/19.  This demonstrates that the TV Licensing system is being efficiently 
run.   
In addition, the fol owing factors are in favour of withholding the information:  
 
1.  The BBC has a duty to enforce the television licensing system and it is essential that 
opportunities are not provided to potential or actual evaders to escape detection or 
prosecution. There is a strong public interest in ensuring that information which prejudices 
law enforcement is not disclosed. 
2.  There is a strong public interest in the BBC being able to collect all the licence fee money 
to which it is entitled to enable the BBC to provide the public with services that 
encompass its public mission to inform, educate and entertain.  
3.  Part of keeping evasion to a minimum is maintaining uncertainty as to TV Licensing’s 
enforcement practices.  This uncertainty contributes to the deterrent effect which is an 
important part of TV Licensing’s enforcement strategy2. 
                                                 
2 The Information Commissioner has acknowledged in his Decision Notice FS50476136 that there is a very strong 
public interest in the BBC being able to enforce the television licensing system and in not disclosing information which 
could impede the deterrent effect.  
 
  4 

4.  There is a strong public interest in ensuring the voluntary compliance with the licence fee 
regime. Without an effective deterrent to licence fee evasion, evasion would invariably 
increase. This would be to the detriment of the honest majority of people who are 
properly licensed, and who should not have to pay any more than is strictly necessary to 
ensure the compliance of those who deliberately evade paying the licence fee.  
5.  An increase in the rate of licence fee evasion would lead to an increase in enforcement 
costs and may lead to more prosecutions. There is a strong public interest in ensuring that 
the BBC can keep enforcement costs to a minimum, because any increase in enforcement 
costs will lead to a decrease in the funds available for producing the BBC’s content. 
If you are not satisfied that we have complied with the Act in responding to your request, you 
have the right to an internal review by a BBC senior manager or legal adviser. Please contact us at 
the address above, explaining what you would like us to review and including your reference 
number. A request for an internal review must be made within 40 working days of receiving the 
BBC’s response to your original request. 
 
If you are not satisfied with the internal review, you can appeal to the Information Commissioner. 
The contact details are: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, Tel: 0303 123 1113 or see https://ico.org.uk/.   
 
Yours sincerely 
 
Rupinder Panesar 
Freedom of Information Advisor, TV Licensing Management Team 
 
  5