SOUTH WALES POLICE
Freedom of Information Complaints Procedure
If, upon receiving a response to a Freedom of Information Request, you are unhappy with the outcome, you
may request an Internal Review.
Please note, any written reply from an applicant expressing dissatisfaction with an authority’s response to a
request for an information will be treated as a complaint and will automatically lead to an Internal Review.
Please send any requests for an Internal Review to: xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx
Alternatively, requests can be addressed to:
Freedom of Information
South Wales Police Data Management and Disclosure Unit
South Wales Police Headquarters
Cowbridge Road
Bridgend
CF31 3SU
In order to progress your Internal Review as quickly as possible, please clearly explain the reasons for your
dissatisfaction and quote your initial request reference number.
Please include full contact details including a phone number where possible, in case we need to contact you
during the Internal Review process.
Receipt of your Internal Review will be acknowledged in writing. A fair and thorough review will then take
place, enabling a fresh decision to be taken on a reconsideration of all the factors relevant to the issue. You
will then be provided with a report containing the findings of the review and any subsequent actions taken by
South Wales Police. It should take no longer than 20 working days to complete the Internal Review process.
If after the appeals procedure has concluded, you are still dissatisfied you have the right to direct your
comments to the Information Commissioner (www.ico.gov.uk) who will give it due consideration.
Please note, the Information Commissioner will expect an applicant to have requested an Internal Review
before they conduct an investigation into the matter.
If you have any queries in relation to this process please contact the Freedom of Information Office on
01656 303444 or via email at the email address provided above.
This complaints procedure will also be followed if a complaint is received in relation to the South Wales
Police Publication Scheme.
HEDDLU DE CYMRU
Gweithdrefn Cwyno am Rhyddid Gwybodaeth
Os byddwch, wrth dderbyn ymateb i Gynnig Rhyddid Gwybodaeth, yn anhapus â'r canlyniad, gallwch ofyn
am Adolygiad Mewnol.
Cofiwch, caiff unrhyw ymateb ysgrifenedig gan ymgeisydd yn mynegi anfodlonrwydd ynglŷn ag ymateb
awdurdod i gais am wybodaeth ei drin fel cwyn a bydd yn arwain at Adolygiad Mewnol yn awtomatig.
Anfonwch unrhyw geisiadau am Adolygiad Mewnol at : xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx
Neu, gall ceisiadau cael eu hanfon at:
Rhyddid Gwybodaeth
Uned Rheoli a Datblygu Data Heddlu De Cymru
Pencadlys Heddlu De Cymru
Heol y Bont-faen
Pen-y-bont ar Ogwr
CF31 3SU
Er mwyn prosesu eich Adolygiad Mewnol mor gyflym â phosib, esboniwch eich rhesymau dros eich
anfodlonrwydd yn glir os gwelwch yn dda a dyfynnwch rif cyfeirnod eich cais cychwynnol.
A wnewch chi gynnwys eich manylion cyswllt llawn os gwelwch yn dda gan gynnwys rhif ffôn lle y bo'n bosibl,
rhag ofn y bydd angen inni gysylltu â chi yn ystod y Broses Adolygu.
Byddwn yn cydnabod derbyn eich Adolygiad Mewnol yn ysgrifenedig. Caiff adolygiad teg a thrylwyr ei wneud,
gan alluogi penderfyniad ffres ar ôl ail-ystyried yr holl ffactorau sy'n berthnasol i'r broblem. Byddwch wedyn
yn derbyn adroddiad yn cynnwys canfyddiadau'r adolygiad ac unrhyw gamau dilynol a gymerwyd gan Heddlu
De Cymru. Ni ddylai gymryd mwy na 20 diwrnod gwaith i gwblhau'r broses Adolygiad Mewnol.
Os byddwch dal yn anfodlon ar ôl i'r broses apelio ddod i ben, mae gennych hawl i gyfeirio'ch sylwadau at y
Comisiynydd Gwybodaeth (www.ico.gov.uk) a fydd yn rhoi'r ystyriaeth ddyledus iddynt.
Noder, bydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn disgwyl i'r ymgeisydd fod wedi gwneud cais am Adolygiad
Mewnol cyn iddynt gynnal ymchwiliad i'r mater.
Os oes gennych unrhyw ymholiadau yn ymwneud â'r broses hon, yna cysylltwch â'r Swyddfa Rhyddid
Gwybodaeth ar 01656 303444 neu drwy'r cyfeiriad e-bost sydd wedi'i nodi uchod.
Bydd y weithdrefn gwyno hon yn cael ei ddilyn hefyd os bydd cwyn yn cael ei derbyn yn ymwneud â
Chynllun Cyhoeddiadau Heddlu De Cymru.
