This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sight of Officers Report for Amended West Cumbria Mining Planning Application'.


Information Governance Team ● The Parkhouse Building ● Kingmoor Business Park ● Carlisle ● Cumbria ● CA6 4SJ
T: 01228 221234 ● E: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx
PRIVATE AND CONFIDENTIAL
Marianne Birkby (Bennett)
11 September 2020
Dear Marianne Birkby (Bennett)
Freedom of Information Act 2000, Reference: FOI-6390-2020
The council has completed its search relating to your request about West Cumbria Mining
(4/17/9007) received on Thu, 13 Aug 2020.
Request
I would like to make a Freedom of Information request under the Environmental Information Regulations
2004.
West Cumbria Mining - Amended Planning Application Reference No. 4/17/9007
I would like sight of the latest Officers Report for the Development Control & Regulation Committee which was
to be presented at the now cancel ed 20th August meeting
Response
Information withheld under EIR regulation 12(4)(d).
Regulation 12(4)(d) is engaged when the request relates to material that is stil  in the course of completion,
unfinished documents or incomplete data.
 
I can confirm that the report referred to in your request is currently in the course of completion and as such is
an unfinished document.
As this exception is not absolute, we must stil  carry out the public interest test to establish whether the public
interest in maintaining the exception outweighs the public interest in disclosure.
 
The issues pertinent to this request are as fol ows:
 
Whether Cumbria County Council “safe space” wil  be affected;
Whether the disclosure of potential y incomplete or misleading data would affect proceedings;
And the timing of the request.
In Favour of Disclosure
/

Openness, transparency and accountability of CCC actions.
To promote public understanding of the matters relating to West Cumbria Mining and planning Application
Reference No. 4/17/9007
Informing public debate to support good decision-making by public bodies.
In Favour of Maintaining Exception
Although a presumption of public interest is applied, this is not necessarily the same as what interests the
public. Whilst CCC agree that sharing information and involving the public can often help to  good
decision making by public bodies, we also consider our services need a safe space in which to ful y
consider options available, to enable a fair, just and appropriate decision, away from public interference. It
is considered that releasing this unfinished document would likely be harmful to this safe space as it
would impact on the ability to frankly and candidly review and revise information as necessary before
presenting a final version. 
Timing of the request is a consideration that must be made when trying to protect the integrity of a
process. As the matters relating to West Cumbria Mine are stil  ongoing, disclosure of drafts and
unfinished documents could cause difficulties later in the process in trying to draw a proper conclusion.
Whilst the argument that unfinished documents could give a misleading or inaccurate position does not
carry significant weight, it is considered that in this instance the potential effort involved in correcting a
misleading impression for example, answering a large volume of queries the information could create,
would be great enough to hinder the day to day workings of the service.
Upon final review, it is deemed that the exception be maintained and therefore the information is witheld.
If you have any issues relating to this letter you should attempt to resolve them, in the first instance, with the
council, by requesting an Internal Review.  If you would like to request a Review please contact the
Information Governance Team using the details at the top of this letter. 
Further information can be found on the council’s website: http://www.cumbria.gov.uk/council-
democracy/accesstoinformation/internalreviewscomplaints.asp
Yours sincerely
Information Governance Team
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