This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'School Closures and hours taught'.


   
                          
                              
 
 
 
                           Rathgael House 
                           43 Balloo Road 
                           Rathgill 
                           BANGOR 
                           BT19 7PR 
 
Our ref:  FOI Ref: DE/2013-0126 
Your ref: Request 167173 
               30 July 2013 
 
 
Dear Mr McAree 
 
Freedom of Information Act 2000 
 
I wish to confirm that the Department has now completed its search for the information 
which you requested on 1 July 2013. 
 
I have established that some of the information you requested is not held by this 
Department.  An outline of the information held by the Department and details of how to 
access some of the information not held is provided at Annex A.  The available information 
is set out in a spreadsheet in a separate attachment to this response. 
 
If you are unhappy with the level of service you have received in relation to your request, 
you may ask for an internal review within two calendar months of the date of this letter.  
You may write to Garth Manderson, Departmental Information Manager, Rathgael House, 
Balloo Rd, Bangor, BT19 7PR, or send an email to xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx, if you 
wish to make a complaint. 
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a review of our original decision.  The 
Information Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner’s Office 
 
Wycliffe House 
 
Water Lane 
 
Wilmslow 
 
Cheshire 
 
SK9 5AF 
 
If you have any queries about this letter, please contact me.  Please remember to quote 
the reference number above in any future communications. 
 


Yours sincerely 
 
SHARON LAWLOR 
Head of Curriculum Support Team 
Telephone: 028 91279342 
E-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx  

ANNEX A 
1.  The number of schools who have applied for exceptional closure days during 
the period 2010-2013.  Please also detail the reasons given for the exceptional 
school closure. 

 
It would be misleading to answer this question as it has been raised, as particular 
schools may have had several requests for exceptional closure for differing reasons 
and all may not have been approved.  We have therefore provided a list of schools 
that were granted approval for closure and the reason for closure.  During the 
period 2010-2013 the Department received a total of 2,025 requests for exceptional 
closure from schools.  The information is provided by school reference number, all 
Belfast Board schools begin with 1.  A number of the 2,025 requests received were 
not approved and are therefore not included in the spreadsheet. 
 
During the period 2010-2013 an exceptional closure day was also approved for all 
schools on two occasions to mark the Royal Wedding and the Queen’s Diamond 
Jubilee.  Schools were not required to seek the Department’s approval therefore we 
do not hold information on the schools that availed of these exceptional closures. 
 
2.  The number of schools who have taken optional school closure days during 
the period 2010-2013.  Please detail the number of optional days which were 
taken per school. 

 
Schools are entitled to 5 optional days in the school year.  It is a matter for 
individual schools to decide when to take their optional days, for example, as an 
extension to the Easter, Christmas or summer holidays or to cover planned events 
such as building work or a move of premises.  Schools are not required to inform 
the Department of Education about the dates of their optional closure days and the 
Department therefore does not hold information on schools’ optional days. 
 
3.  The number of schools who have taken "School Development Days" during 
the period 2010-2013.  Please detail the number of these days which were 
taken per school. 

 
The Department does not hold details of the information you request in relation to 
School Development Days (SDDs).  Schools should include details in their Board of 
Governors’ Annual Report of the days on which the school was closed for SDDs.  
Schools are also required to submit written proposals each year for SDDs to the 
local Education and Library Board’s Curriculum Advisory Support Service (ELB 
CASS).  This information will include details of dates and proposed activities.  The 
local ELBs should therefore hold details of SDDs taken by schools.  The contact 
details for the 5 ELBs are provided at Annex B. 
 
4. Does the Department record the length of each school day to monitor how 
each school records and maintains the 'minimum hours under instruction' as 
detailed under circular 2013/09? 

 
The Department does not record information on the length of each school day.  
Schools have been informed of the need to complete attendance records in both 
AM and PM sessions for each child. 

ANNEX B 
 
The Chief Executive 
Belfast Education and Library Board 
40 Academy Street 
BELFAST 
BT1 2NQ 
 
 
The Chief Executive 
North Eastern Education and Library Board 
County Hall 
182 Galgorm Road 
BALLYMENA 
BT42 1HN 
 
 
The Chief Executive 
South Eastern Education and Library Board 
Grahamsbridge Road 
Dundonald 
BELFAST 
BT16 2HS 
 
 
The Chief Executive 
Southern Education and Library Board 
3 Charlemont Place 
The Mall 
ARMAGH 
BT61 9AX  
 
 
The Chief Executive 
Western Education and Library Board 
1 Hospital Road 
OMAGH 
BT79 0AW