This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Safety and accountability'.


DWP Central Freedom of 
Information Team 
Caxton House 
6-12 Tothill Street 
 
London 
 
SW1H 9NA 
 
 
Amanda Hart  
freedom-of-information-
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
xxxxxxx@xxx.xxx.xx  
 
 
DWP Website 
 
Our Ref: FOI2023/64052 
 
15 September 2023 
 
Dear Amanda Hart, 
 
Thank you for your Freedom of Information (FoI) request received on 19 August. You wrote: 
 
“I am writing to submit a Freedom of Information (FOI) request under the UK Freedom of 
Information Act 2000, seeking documents detailing internal discussions, policies, and 
guidelines related to safeguarding disabled claimants and ensuring accountability for 
potential harm caused by policies. 
 
Specifically, I request access to the following information that was applicable for the 
period of January 1, 2017, to August 19, 2023: 
 
1 Copies of policies, guidelines, or protocols that outline the measures and procedures in 
place to ensure the safety and well-being of disabled claimants who interact with 
government agencies or benefit programs. 
 
2 Correspondence or documentation that discusses how the department monitors and 
addresses potential harm caused by policies, especially as it pertains to disabled 
individuals. 
 
If providing all of the requested information in its entirety presents challenges due to cost 
or other considerations, I am willing to accept summaries, key excerpts, or relevant 
portions that provide insights into the internal discussions and policies on safeguarding 
and accountability.” 
 
DWP Response 
 
We can confirm that we hold information falling within the description specified in your 
request. However, we have estimated that the cost of meeting your request would exceed the 
cost limit of £600 specified in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate 
Limit and Fees) Regulations 2004. This represents the estimated cost of one person 
spending at least 3½ working days (equivalent to 24 staff-hours) in determining whether the 
Department holds the information, and locating, retrieving and extracting it. 
 
Under Section 12(1) of the FoI Act the Department is not therefore obliged to comply with 
your request and we will not be processing it further. The reason being the time period you 
have chosen for correspondence and documentation is too wide to conduct a search within 

 

the appropriate cost limit and the topic you ask about is very broad and is likely to exist 
across different teams and systems relating multiple to benefits. 
 
Under Section 16 of the FoI Act we should help you narrow your request so that it may fall 
beneath the cost limit.  
 
We feel that you should consider narrowing your request to a shorter time period, limiting 
your request to claimants on specific benefits, or focusing the request on the policies and 
guidelines. Searching for the information you seek, contained across multiple systems will 
require a very high degree of manual processing and would exceed the cost limit. 
 
We will consider afresh any revised request however we cannot guarantee that any revised 
request will fall within the cost limit as each FoI request is judged on its own merits. 
 
If you have any queries about this letter, please contact us quoting the reference number 
above. 
 
Yours sincerely, 
 
DWP Central Freedom of Information Team 
Department for Work and Pensions 
 
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
 
Your right to complain under the Freedom of Information Act 
 
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx or by writing to: DWP Central FoI Team, Caxton 
House, 6-12 Tothill Street, London, SW1H 9NA.  
 
Any request for an internal review must be received by us within 40 working days of the date 
of this letter. Please note we are not obliged to provide a review if it is requested after more 
than 40 working days. 
 
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the 
Information Commissioner’s Office for a decision. Generally, the Commissioner cannot make 
a decision unless you have exhausted our own complaints procedure. The Information 
Commissioner can be contacted at: The Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, 
Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF. 
Website: ICO FOI and EIR complaints or telephone 0303 123 1113.