This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Prisons Ombudsman line management'.


 
 
 
 
 
22 February 2021 
Dear Mr Leech, 
Reference: FOI 304 Freedom of Information Request 
 
Thank you for your email, which we received on 4 February 2021. Your request has been 
handled under the Freedom of Information Act 2000. 
 
You asked us: 
 
Can you please give me the contact details of the individual responsible for receiving and 
investigating complaints that relate to the failure of the Prison and Probation Ombudsman 
herself to properly discharge the duties of her Office. 
 
Our Response: 
 
If an individual is dissatisfied with how the PPO’s office have handled an investigation or 
the service provided by the office, and they have been unable to resolve the matter with 
the PPO’s office, they should write to the Parliamentary and Health Services Ombudsman 
(PHSO) who can investigate complaints by people who consider they have suffered 
injustice as a result of maladministration by the PPO’s office. The complaint must be 
referred to the PHSO by a Member of Parliament. The PHSO can be contacted on 0345 
015 4033. 
 
Complaints about the personal conduct of the Ombudsman will be considered by the 
relevant Minister (currently Lucy Frazer QC, MP, Minister of State at the Ministry of 
Justice, 102 Petty France, London SW1H 9AJ). If the responsible Minister decides that the 
complaint should be investigated, she will appoint an independent person to investigate 
the issues and make recommendations about resolution. 
 
I hope that this is helpful. 
 
You have the right to appeal against our response if you think it is incorrect. Details can be 
found in the ‘How to Appeal’ section attached at the end of this letter. 
 
How information about you will be used 
We may use or share your data/information only to the necessary extent when conducting our independent investigations in the exercise of our 
official authority. We will share your data with third parties (for example, the prison if you are in prison, with coroners, with the National Health 
Service) in order to make sure the information is accurate; to prevent or detect failings; and to identify lessons learnt. We may sometimes also need 
to share your data with other third parties if required to do so by law. We only keep your personal information for as long as it is needed, as set out 
in our data retention policy. 
 
If you need any further information on how your information is used, how we maintain the security of your information, your right to access the 
information we hold on you, your other rights in relation to your information or the PPO’s data protection officer, please contact us. 
 


Yours sincerely, 
 
Ella Forder 
Research Officer 
 
 
 


The Prisons and Probation Ombudsman (PPO) carries out independent investigations 
into complaints and deaths in custody. The detailed role and responsibilities of the PPO 
are set out in our office’s Terms of Reference. The PPO has three main duties: 
•   to investigate complaints made by prisoners, young people in detention (prisons 
and secure training centres), offenders under probation supervision and immigration 
detainees 
•   to investigate deaths of prisoners, young people in detention, approved premises’ 
residents and immigration detainees due to any cause, including any apparent 
suicides and natural causes 
•  to investigate deaths of recently released prisoners or detainees, using the 
PPO’s discretionary powers 
The purpose of these investigations is to understand what happenedto correct 
injustices
 and to identify learning for the organisations whose actions we oversee so 
that the PPO makes a significant contribution to safer, fairer custody and offender 
supervision. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


How to Appeal 
 
Internal Review 
 
If you are not satisfied with this response, you have the right to an internal review. The 
handling of your request will be looked at by someone who was not responsible for the 
original case, and they will make a decision as to whether we answered your request 
correctly. 
 
If you would like to request a review, please write or send an email to the Prison & 
Probation Ombudsman’s Office within two months of the date of this letter, at the 
following address: 
 
Prisons & Probation Ombudsman’s Office 
Third Floor, 10 South Colonnade, 
Canary Wharf,  
London,  
E144PU 
E-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
Information Commissioner’s Office (ICO) 
 
If you remain dissatisfied after an internal review decision, you have the right to apply to 
the Information Commissioner’s Office. The Commissioner is an independent regulator 
who has the power to direct us to respond to your request differently, if he considers that 
we have handled it incorrectly. 
 
You can contact the ICO at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Internet address: www.ico.gov.uk