Ein cyf/Our ref  ATISN 15770 
 
  
  
   
Mr Peter Hall 
 
 
 
   
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
  
12 January 2022 
 Information requested 
  
Thank you for your request for information dated 10 December.  You have asked: 
 
1.  How many potholes on trunk roads have been reported to the Welsh Government 
for every financial since 2017/18. 
 
2.  How long, on average, does it take the Welsh Government to repair a pothole 
once it has been reported. 
 
3.  How much money has been paid to drivers in compensation for damage/defect to 
their car or tyres as a result of a pothole, broken down by financial year since 
2017/18. 
 
Our response 
 
From my preliminary assessment, I estimate that it will cost more than the 
appropriate limit set out in the Freedom of Information and Data Protection 
(Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004 to answer your request.  The 
appropriate limit specified for central government is £600. This represents the 
estimated cost of it taking over 24 hours of time to determine whether we hold the 
information and to thereafter locate, retrieve and extract it.   
 
In order to provide you with the information that you have requested, would require 
that we search for the information with our agents for both motorway and separately 
for the trunk road network, and additionally across our own files. Potholes are 
normally reported through an A&E (accident and emergency process), but 
additionally can be recorded from inspections (category defects) and other pavement 
surveys carried out throughout the year on pavement condition. Although we have 
electronic records of some of these various systems and reports, the nature of the 
manner in which the potholes are reported in these different locations is such that 
the individual reports must be interrogated in a manual process. That is to say, all 
A&E reports, inspection reports and pavement surveys would need to be reviewed in 
order to extract the information required. 
 
For one of our agent areas, we have identified over the 5 year period requested, 
there are over 6,000 defects on the system recorded that would need to be reviewed 
for the first question alone, and additional work orders that must be reviewed to 
answer the second of your questions. In a sampling exercise we discovered it takes 
at least 5 and up to 10 minutes to review a record. Based on an average review time 
of 7.5 minutes, we believe that answering this request would exceed 750 hours work 

---

for the first and second questions alone. This substantially exceeds the appropriate 
limit and only covers one of our agent areas.  
 
Consequently, I have decided not to provide you with the information you have 
requested.   
 
You may wish to refine your request by narrowing its scope by being more specific 
about what information you particularly wish to obtain, including any dates or period 
of time relevant to the information required.  If you do refine your request in this way, 
this will be treated as a new request. 
 
Next steps 
 
If you are dissatisfied with the Welsh Government’s handling of your request, you 
can ask for an internal review within 40 working days of the date of this response.  
Requests for an internal review should be addressed to the Welsh Government’s 
Freedom of Information Officer at: 
 
Information Rights Unit,  
Welsh Government,  
Cathays Park,  
Cardiff,  
CF10 3NQ  
 
or Email: Freedom.ofinformation@gov.wales 
 
Please remember to quote the ATISN reference number above.     
 
You also have the right to complain to the Information Commissioner.  The 
Information Commissioner can be contacted at:   
 
Information Commissioner’s Office,  
Wycliffe House,  
Water Lane,  
Wilmslow,  
Cheshire,  
SK9 5AF. 
 
However, please note that the Commissioner will not normally investigate a 
complaint until it has been through our own internal review process. 
 
 
 
 
Gareth Day 
Head of Contract Delivery 
 
 
 
 

---