This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Postmaster Complaints'.


 
Guy Forkes 
 
Date 
21 June 2024 
Via ‘What Do They Know’ 
 
Post Office 
100 Wood Street 
London EC2V 9ER 
 
Your Ref: 
 
Classification: 
Public 
 
 
 
Dear Guy Forkes, 
 
Freedom of Information Request 
 
We are writing in response to your fifteen emails received by Post Office Limited 
(“Post Office”) on 19 May, 20 May, 22 May, and 5 June, which have been dealt with 
under the terms of the Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
For ease, we are providing the reference numbers for each of your fifteen 
information requests below (further details of each request can be found in Annex 1 
at the end of this letter): 
 
FOI2024/00809; FOI2024/00810; FOI2024/00815; FOI2024/00816; 
FOI2024/00819; FOI2024/00820; FOI2024/00821; FOI2024/00822; 
FOI2024/00832; FOI2024/00833; FOI2024/00889; FOI2024/00890; 
FOI2024/00891; FOI2024/00892; FOI2024/00893. 
 
We can confirm that Post Office does hold some information relevant to your 
requests. However, considering all fifteen requests for information together, they fall 
under section 14(1) of the FOIA (vexatious requests), due to the unreasonable 
burden that complying with these would impose on Post Office. The reasons for this 
decision are set out below. 
 
Section 14(1) of the FOIA states: 
 
“(1) Section 1(1) does not oblige a public authority to comply with a request 
for information if the request is vexatious.” 

 
Page 1 of 7 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540.  
Registered Office 100 Wood Street, London WC2V 7ER 
postoffice.co.uk
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited. 
 
 

We have taken the Information Commissioner's Office (“ICO”) guidance on dealing 
with vexatious requests and the Freedom of Information Code of Practice into 
account when making this decision. These guides explain that a number of factors 
need to be considered before the threshold for section 14(1) is reached. Links to 
both guides can be found below: 
 
https://ico.org.uk/for-organisations/foi/freedom-of-information-and-environmental-
information-regulations/section-14-dealing-with-vexatious-requests/ 
 
https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attach
ment_data/file/744071/CoP_FOI_Code_of_Practice_-
_Minor_Amendments_20180926_.pdf 
 
We have, therefore, carefully considered the number, pattern, duration, breadth, and 
motive of your requests when determining the burden placed on Post Office. 
 
You submitted 15 requests to Post Office in a period of less than three weeks 
between 19 May and 5 June 2024. In total, you have submitted 25 requests since 1 
January 2024. Your recent requests are detailed in Annex 1 and are likely to require 
Post Office to spend a significant amount of time not only retrieving responsive 
material, but also in considering the extent to which exemptions under FOIA may 
apply to that material. In the circumstances, we consider that this would impose a 
disproportionate and unreasonable burden on our resources as wel  as an unjustified 
level of disruption.   
 
The ICO guide states: 
 
“Section 14(1) is designed to protect public authorities by allowing them to 
refuse any requests which have the potential to cause a disproportionate or 
unjustified level of disruption, irritation or distress.” 

 
Dealing with such requests can place a strain on the resources of a public authority 
and get in the way of delivering mainstream services or answering legitimate 
requests. The burden in responding to your requests for information would take 
away resource from handling legitimate requests, negatively impacting on our 
obligations to the people who submit them 
 
We note that the FOIA Code of Practice states that public authorities should: 
 
 
Page 2 of 7 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

 
“… note that the public interest in obtaining the material does not act as a 
‘trump card’, overriding the vexatious elements of the request requiring the 
public authority to respond to the request.”  

 
The FOIA Code of Practice also states: 
 
“Public authorities should also keep in mind the requirements of section 8, in 
particular, the requirement for applicants to provide their real name and not 
use a pseudonym. As set out in paragraphs 1.14 and 1.15 pseudonymous 
requests are not valid requests under the Act. However, the use of 
pseudonyms may also form part of broader considerations when considering 
whether or not a request, or a series of requests, should be considered 
vexatious.” 

 
Taking all these factors into account, Post Office is therefore not obliged to consider 
your requests further. Whilst in accordance with section 17(6) FOIA, Post Office is 
also not obliged to respond to further requests of a similar nature or on the same 
topic, we do understand that some of your requests may have a serious purpose. 
 
Where possible, when a public authority cites section 14(1), they should provide 
advice and assistance under the section 16 FOIA, which places a duty on public 
authorities to give advice and assistance to requestors. Post Office is committed to 
transparency, and we will consider any further requests for information on a case-
by-case basis. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address above within 40 
working days of receipt of this response stating your reasons for your internal review 
request or alternatively, by emailing xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx. 
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
 
 
Page 3 of 7 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

Cheshire SK9 5AF  
 
Telephone: 0303 123 1113 
www.ico.org.uk/foicomplaints 
 
Yours sincerely, 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-
information/ 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
 

 
 
 
Page 4 of 7 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

Annex 1 – Current FOIA requests (including verbatim wording) 
 
Case 
Received 
Reference 
Date 
Case Wording 
 
In a recent witness statement in the ongoing Inquiry, it was stated 
that IBM had won the contract to replace Fujitsu. 
 
What was the total cost of the contract? 
How long was the tenure of this contract? 
FOI2024/00809  19/05/2024  How much did POL and/or IBM (separately) spend on this contract? 
When was the contract terminated? 
Who made the decision of terminating the contract? 
Can you disclose all emails referring to the contract termination? 
What role did Gill Tait play in the contract termination? 
How many individuals were there in any type of Postmaster Working 
Group for the design, implementation or rol out of this replace-
ment? 
 
 
Please disclose any documentation relating to the speed of the re-
FOI2024/00810  19/05/2024  placement of Horizon  historically. 
What i am trying to establish is whether the current Horizon system 
is faster on transactions or slower than any or all of previous re-
placements initiated or implemented by POL. 
 
 
I understand this data is held central y by POL as the NFSP use this 
information to request business impact. 
 
How may branches by branch type are less than 1 mile (road dis-
FOI2024/00815  19/05/2024  tance) to the next nearest branch? 
How may branches by branch type are less than 0.75 mile (road dis-
tance) to the next nearest branch? 
How may branches by branch type are less than 0.50 mile (road dis-
tance) to the next nearest branch? 
How may branches by branch type are less than 0.25 mile (road dis-
tance) to the next nearest branch? 
 
 
FOI2024/00816  19/05/2024  How may employees within Post Office and/or Payzone are currently 
or have worked on Drop & Collect branch rollout? If you could also 
provide a total cost of employees please. 
 
 
Please advise which POL employees have face to face contact with 
FOI2024/00819  20/05/2024  Postmasters. 
Who is ultimately responsible for these employees? 
How many employees conduct this role? 
 
 
Page 5 of 7 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

How many visits are made to branches every year (for the last 5 
years)? 
Are these visits conducted for every type of branch? 
When did this commence? 
 
 
What is Martin Roberts key accountabilities in his role? 
FOI2024/00820  20/05/2024  When did Martin Roberts role commence? 
Who did Martin Roberts replace in the organisation? 
Since 2001 who are the people that represented a Martin Roberts 
role? 
 
 
For the last 20 years or as data is available by year, how many peo-
FOI2024/00821  20/05/2024  ple have taken voluntary redundancy in Post Office and how many 
have been made redundant through compulsory instruments? 
What was the total cost of any redundancy payments by year 
please? 
 
 
Does the Post Office log all requests for information? 
Similarly, are all responses logged? 
FOI2024/00832  22/05/2024  What system(s) are used to hold this information? 
Does the Post Office categorise each request/response? 
Can you disclose the categories and the number of requests/re-
sponses for each category historically? 
 
 
Please can you disclose the engagement survey results of any and all 
engagement surveys conducted before September 2019. 
FOI2024/00833  22/05/2024  Also can you disclose the engagement survey results of any and all 
engagement surveys conducted in 2024. 
Ideally i would like a report that shows comparison of engagement 
surveys but understand this may exceed the confines of the Act. 
 
 
Through your wish to become transparent with your decisions and 
so forth, how many Board meetings and minutes have been dis-
closed to public, employees and Postmasters since the commence-
ment of the Public Inquiry. 
Also can you advise if these have been disclosed through a portal, 
FOI2024/00889  05/06/2024  emails, cloud links or through other means? 
How often have these been disclosed? 
Is there a disclosure register maintained by Post Office? 
Is this now consistent policy to disclose such items? 
If none of these have been disclosed, can you state why given Post 
Offices' desire to become transparent and honest and one way to re-
build trust with the public, it's customers and Postmasters. 
 
 
FOI2024/00890  05/06/2024  After a policy has been agreed, it is sound business rationale, that is 
applied consistently and fairly. 
 
 
Page 6 of 7 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

Please advise where any policy decisions around distance to other 
branches may have been applied in an inconsistent or unfair manner 
to that of a standard postmaster, a multiple partner or any other 
type of postmaster. Can you also explain your rationale why this may 
have taken place and any decision making surrounding this either in-
ternally or with external stakeholders. 
To ensure this does not breach the confines of the Act, if this could 
be applied to any decisions made post 2020. 
 
 
What was the rationale to cease providing private medical insurance 
as a perk/benefit to employees? 
FOI2024/00891  05/06/2024  When was this decision made? 
How many employees are currently receiving this perk/benefit? 
Is it a taxable benefit? 
Were economies of scale part of the rationale to cease? 
 
 
How many branches indicated a loss or gain on their branch ac-
FOI2024/00892  05/06/2024  counts by week, month or year since records began? 
If this could be provided in tabular format please indicating the num-
ber of branches that reported a loss or gain by the datum you use. 
 
 
FOI2024/00893  05/06/2024  Please can you provide the number of senior managers that have re-
signed or through redundancy (compulsory or voluntary) every year 
since 2001 
 
 
How many internal postmaster complaints have been registered by 
FOI2024/00822  20/05/2024  the Post Office since 1st Jan 2024. 
Please group this by the compliant categories. 
If you are able to split the numbers by complaints about postmasters 
and complaints by postmasters, i would be grateful. 
 
 
 
 
Page 7 of 7 
postoffice.co.uk
Classification