This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Physician Associates in doctor's roles'.



 
 
NHS GRAMPIAN  
PHYSICIAN ASSOCIATE INTERN 
PACK  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
August 2023 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

CONTENTS  
1)  Introduction  
2)  Registration  
3)  Governance Structure 
a.  Supervision  
b.  Responsibilities and Duties of Physician Associates  
c.  Professional Indemnity Cover  
4)  Portfolio and Appraisal  
a.  General Guidance  
b.  Physician Associate Portfolio Guidelines  
c.  TURAS Portfolio 
d.  TURAS Appraisal  
5)  Professional Development  
a.  Continuous Professional Development  
b.  Study Budget and Study Leave  
c.  Recertification  
d.  TURAS Learn 
6)  Appendices  
a.  Job Plan & Personal Development Plan Example 
b.  Multisource Feedback Form Example  
c.  Patient Feedback Form Example 
d.  CPD Categories and Requirements  
e.  Procedural/ Surgical Logbook   
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Introduction 
Firstly,  welcome  to  NHS  Grampian  and  congratulations  on  passing  your  National 
Exams.  
To  gain  the  most  benefit  from  your  Intern  Year  you  should  be  provided  with  a 
supportive  learning  environment  to  allow  you  develop  and  expand  your  skills  and 
competencies  in  your  clinical  areas.  Your  first  year  of  employment  should  be  more 
supported and allow you develop with on-the-job-training. It is hoped that this will allow 
you to consolidate your core knowledge and skills and demonstrate your competence 
to practice.  
As with all new employment, it can be daunting as a newly qualified PA moving to a 
new  specialty.  This  document  intends  to  provide  advice  and  guidance  to  Physician 
Associate (PA) Interns within NHS Grampian for their first year post qualification.  
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Registration  
Physician  Associates  (PAs)  do  not  currently  have  a  recognised  regulatory  body, 
although active efforts are underway to establish statutory regulation for PAs.  
The  Faculty  of  Physician  Associates  (FPA)  was  established  in  2015  by  the  Royal 
College of Physicians along with other health education bodies. As a qualified PA you 
can join the FPA and become a member of a professional body that campaigns for 
progress in the profession, advises government and takes part in national debates on 
medical, clinical and public health issues.  
Currently,  the  annual  fee  to  become  an  FPA  member  is  £211  per  annum.  This 
membership will include being added on the Physician Associate Managed Voluntary 
Register (PAMVR) and free access to the CPD diary. You can find more information 
at: https://www.fparcp.co.uk/fpa-membership/qualified-pa  
The FPA maintains a Managed Voluntary Register (MVR). NHS Scotland, and NHS 
Grampian,  stipulate  that  as  part  of  the  condition  of  employment,  all  PAs  must  be 
registered on the MVR. The MVR allows supervisors, employers and members of the 
public to check whether a PA is qualified and safe to work. In order to join the MVR a 
PA must have:  
-  Completed an approved qualifying PA programme  
-  Completed the FPA National Exam  
All UK-based PAs are strongly encouraged to join the MVR as it will form the initial list 
of PAs to enter statutory register when established. As soon as a statutory register is 
in place, those on the MVR are expected to be transferred onto the statutory register, 
the  title  physician  associate  will  become  protected  and  only  those  on  the  statutory 
register  will  legally  be  allowed  to  practice  as  a  PA  in  the  UK.  You  can  find  more 
information at: https://www.fparcp.co.uk/pamvr/overview/  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Supervision  
A PA is described as a dependent practitioner and should therefore always work under 
the supervision of a designated doctor. Supervision can be in different forms such as; 
direct  (with  the  supervising  doctor  physically  present)  or  indirect  (where  the 
supervising doctor is not physically present). However, the supervising doctor should 
always be readily available for consultation.  
Similar  to  other  healthcare  professions,  a  PA  is  responsible  for  their  own  practice, 
although  the  supervising  doctor  always  maintains  ultimate  responsibility  for  the 
patient’s care.  
Upon  starting  your  intern  year,  please  make  sure  you  are  aware  of  who  your 
Clinical/Educational Supervisor is. They should carry out your induction meeting at the 
beginning of your placement and your Appraisal at the end of your placement.  
Should your supervisor have any questions regarding this please get in touch with the 
NHS  Grampian  PA  Committee  (xxxx.xx@xxx.xxxx), 
 
 
  (PA 
Supervisor contact) or 
 (NHS Grampian PA Intern Lead). They 
can also find forms and documents to guide them on the FPA website.  
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Responsibilities and Duties of a Physician 
Associate  
Summary of Duties  
PAs  provide  assistance  to  doctors  and  trainees  in  the  provision  of  a  high  quality, 
patient  centred  service.  PAs  can  participate  in  all  appropriate  aspects  of  the  care 
pathway and will be expected to perform delegated duties with a high degree of clinical 
skill and knowledge.  
PAs  work  alongside  the  medical  team.  They  assess  and  examine  patients,  present 
them, initiate and interpret investigations and recommend treatment. They liaise with 
other  professionals  and  specialities  as  required  and  complete  necessary 
documentation relating to their patients.  
They  will  be  supervised  by  a  designated  consultant  and  will  also  have  individual 
mentors to overview their career development.  
PAs  are  involved  in  the  activities  of  the  Department  they  work  in,  including  co-
ordinating patients on ambulatory pathways related to their specialty, review patients 
admitted  to  their  ward(s)  and  provide  subsequent  management  of  their  case  in 
conjunction with the medical team. The role is generally developed flexibly over time 
in accordance with the PAs clinical interests and in line with the needs of the service.  
Responsibilities of a PA  
-  To have, develop and maintain specialist medical knowledge  
-  To keep up to date with current guidelines and maintain best practice  
-  To be accountable for the care given and to comply with the Fitness to Practice 
and Code of Conduct standard as established by the MVR and subsequently 
the appropriate statutory regulating body when in place.  
-  To work within the framework of the scope of professional practice  
-  To work  within the multidisciplinary team to ensure effective team  working in 
the provision of acute medical care to patients on a day-to-day basis.  
-  To  support  and  contribute  to  timely  discharge  planning  including  completing 
discharge summaries and support optimising bed capacity  
-  To abide by the Clinical and Corporate Governance policies of NHS Grampian.  
-  To take part in the administration of the department and the involvement in the 
management of resources  
-  To  fully  document  all  aspects  of  patient  care,  and  complete  all  required 
paperwork. 
Limitations 
Due to lack of statutory regulation at present, Physician associates cannot currently 
prescribe/ transcribe medications or request ionising radiation.  
In  addition,  please  note  that  Physician  associates  cannot  sign  legal  documentation 
such  as  Adults  with  Incapacity  forms  (AWIs),  Medical  Detention  certificates,  Sick 
Notes etc.  
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Professional Indemnity Cover   
Physician Associates require professional indemnity cover to practice in the UK.  
The Medical Defence Union (MDU) (www.themdu.com) and Medical and Dental 
Defence Union of Scotland (MDDUS) (www.mddus.com) both provide professional 
indemnity for qualified Physician Associates.  
Within trusts the practice of physician associates is covered by the Department of 
Health 2012 Clinical Negligence Scheme for Trusts (CNST). However, qualified PAs 
are strongly encouraged to have their own personal professional negligence 
insurance from one of the medical defence organisations listed.  
In primary care, it is imperative that a PA have their own indemnity. The annual PA 
census by the FPA shows in the majority of cases the cost of PA indemnity in 
primary care is covered by the employer and it is recommended GP employers 
contact their own indemnity provider for guidance on this.  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

General Guidance  
 
It is recommended, at the initial supervisor meeting, a structured programme of 
specific educational goals are developed to support the PA Intern through their first 
year of employment.  
At this meeting, you should attempt to discuss the following;  
-  Identify times for dedicated supervision  
-  Identify opportunities that currently exist in the organisation for both learning 
in the clinical environment such as clinics, ward rounds, and opportunities to 
clerk patients for PAs in secondary care or long term condition clinics, 
procedural clinics or home visits for GP based PAs.  
-  Identify areas for Audit or service improvement project which could be 
undertaken within your first year.  
-  Establish what current competencies and skills you have experience and 
confidence in and how these could be developed and utilised by the team.  
-  Identify skills and competencies where you feel you need more guidance and 
development and how this can be best achieved over the first 12 months.  
-  Discuss goals to be achieved within your first year of practice and set dates 
for meetings to review progress at these time points.  
-  Agree any additional procedural skills to be taught and assessed and number 
of DOPS for each  
-  Identify potential courses and learning opportunities  
-  Establishing review dates  
There are competencies which you are expected to achieve throughout your Intern 
year within NHS Grampian. These can be found in the table below;  
 
On Qualification  
On Completion of 
Internship 

History and Consultation 
Will be able to carry out 
Able to carry out a thorough 
focused history and produce  focused history, and be able 
an appropriate list of 
to identify appropriate co-
differentials 
morbidities, predisposing/ 
risk factors in order to 
interpret most likely 
differential and reasons 
Examination General  
Starting to be able to 
Supervising doctor has 
abbreviate their examination  confidence in PA findings 
to become more focused.  
and in the PA using their 
Becoming confident in ability  clinical findings to justify the 
to distinguish normal from 
differential diagnosis.  
abnormal during clinical 
examination  
Interpreting evidence and 
Understand diagnostic tests 
Confidently articulate 
Investigation  
to rule out key negatives.  
findings and investigation 
Become aware of the 
results.  
limitations of investigations 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Clinical Judgement and risk 
Able to narrow list of 
Identify main diagnosis and 
management  
important differential 
justify reasoning.  
diagnoses.  
Aware of best venue to 
Consistently identify high 
nurse patients e.g. ITU vs 
risk conditions requiring 
medical ward  
immediate attention.  
Therapeutics and 
Broader understanding of 
Start to justify choice of 
prescribing  
medication choice for 
medication. Able to 
presentations of common 
understand the impact of co-
and important conditions.  
morbidities and other 
Aware of contra-indications, 
medications (poly-
interactions and monitoring.   pharmacy) on agent choice 
 
and prognosis.  
Learn to develop and 
 
explain to patients their 
Confident in explaining to 
clinical management plan 
patients their clinical 
and be able to modify plan 
management plan and able 
according to age and co-
to modify plan according to 
morbidity.  
age and co-morbidity. 
Developing consultation 
skills to enable shared 
patient practitioner decision 
making.  
Clinical Planning and 
Aware of risks and benefits 
Able to implement 
procedures  
of common procedures, 
management plan including 
have basic competence in 
proficient basic procedures 
simpler procedures and 
and develop more advanced 
some experience of seeing 
procedures.  
this in action.  
 
Beginning to be able to 
manage complications and 
review patient  
 
Professionalism  
Consistently behave with 
Have completed 10 TABS 
integrity and sensitivity, be a  within the 1 year and 
good role model and 
beginning to deal with 
ambassador, maintain 
‘difficult patients’.  
effective relationships with 
 
the MDT and contribute to 
Be part of training for other 
the clinical learning 
Intern PAs and/ or teaching 
environment.  
PA and other healthcare 
students.  
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Physician Associate Intern Portfolio Guidelines 
This document contains material that you are required to complete on commencing 
your Physician Associate Intern post within NHS Grampian.  
These documents are mandatory to complete as part of your Continuous Professional 
Development  (CPD).  By  completing  these  recommended  development  documents 
there  will  be  a  record  within  the  Service  as  part  of  supporting  evidence  that  the 
Physician associate is competent within their role. The documents will form part of the 
Physician associate’s CPD and Appraisal.  
The NHS Grampian Appraisal system for Agenda for Change is via TURAS Appraisal. 
Each Physician Associate is required to populate their portfolio annually prior to their 
appraisal. As a Physician Associate Intern you should have a brief appraisal meeting 
at the end of each of your rotations.  
The Faculty of Physician Associates suggest that a Physician Associate in their first 
12  months  following  qualification  should  complete  the  following  as  part  of  their 
portfolio.  
Assessment  
Recommendation of minimum 
numbers per year 

Case Based Discussion 

Mini Clinical Evaluation Exercise 

Direct Observation of Procedural Skills 
At least one per procedure below 
Reflections 

Multisource Feedback (MSF) (Appendix 
10 TABS per year 
B)  
Patient Feedback (Appendix C)  

Mandatory and Statutory Training (as 
As per health board requirements 
per health board)  
Your DOPS within your first 12 months should include:  
-  Venepuncture  
 
 
 
 
- IV cannulation  
-  Arterial Blood Gas in an Adult  
 
 
- Blood culture 
-  Subcutaneous Injection  
 
 
 
- Intramuscular Injection  
-  Perform and Interpret ECG  
 
 
- Suturing  
-  Urethral Catheterisation Female    
 
- Urethral Catheterisation Male  
-  Airway care including simple adjuncts    
- Using a Nebuliser  
Other practical procedures can be carried out as part of a mutual agreement between 
a PA and clinical supervisor. These should also be recorded as a DOPS,  
In addition to the above paperwork every Physician Associate should complete;  
1)  A Job Plan (Appendix A)  
2)  A Personal Development Plan (Appendix A)  
3)  A procedural logbook (if relevant to your department) (Appendix E)  
 
These should be reviewed and updated at your appraisal meeting.  
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 











4)  Each of your Personal development points will be recorded as a ‘Learning 
Need’. For each point you must record which KSF Dimension it corresponds 
to.  
 
 
5)  For  each  PDP  point/  ‘Learning  Need’  you  will  require  to  add  a  ‘Learning 
Activity’. This is a description of how you will achieve your ‘Learning Need’ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 




 
 
 
6)  Each of your ‘Learning Needs’ or ‘Learning Activities’ can be supported with 
PDP documents which can be uploaded at the bottom of the Tab.  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 



7)  Under the Objectives Tab you should record clear statements that set out 
what  you  want  to  achieve  at  work.  Objectives  help  you  to  be  clear  about 
what is expected of you and what matters to you in your job. You should 
have no more than 6 objectives. 
 
 
8)  The KSF tab allows you to record your progress against your KSF post outline. 
You can set the levels for each dimension  – these should be agreed with 
your reviewed in your Appraisal meeting.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 



Continuous Professional Development (CPD) 
 
‘Continuous  Professional  Development’  is  a  process  that  enables  individual  PAs  to 
maintain  and  improve  standards  of  medical  practice  through  the  development  of 
knowledge, skills, attitudes and behaviours.  
All  PAs  are  responsible  for  maintaining  their  own  CPD.  This  is  a  mandatory 
requirement by the FPA and shortly by the GMC.  
The FPA has produced a CPD diary for PAs to record and evidence your learning and 
reflections. All FPA members have free access to this.  
Credits given by the FPA for CPD should be based on one credit equating to one hour 
of  educational  activity.  There  is  a  requirement  of  50  credits/  hours  of  CPD  to  be 
undertaken per year to remain on the MVR. At least 25 of these credits/ hours must 
be ‘External’.  
CPD should include activities both within and out-with NHS Grampian.  
On the CPD diary a PA can enter their activity under a number of headings (further 
information on these in Appendix D);  
-  External  
-  Internal  
-  Clinical  
-  Non-Clinical 
-  Personal  
On addition of the activity, you will be required to complete a reflection (private) and a 
simple feedback for external activities (this will be shared with the provider) to receive 
the relevant number of credits.  
At the end of the each year a certificate is available summarising the categories and 
number of credits achieved. There also a rolling five year summary and certificate.  
To  allow  for  unexpected  or  special  circumstances,  the  FPA  run  a  5  year  rolling 
programme for CPD requirements. The total number of credits that are required over 
5 years is 250 CPD credits. Of these 250 credits, 125 should be Clinical External and 
at least 25 should be Non-Clinical External.  
Every  year  the  FPA  carry  out  a  validation  on  5%  of  all  CPD  Diaries  to  review  that 
participants  are  meeting  the  required  credits  and  have  kept  a  true  record  of  their 
activities.  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Study Budget and Study Leave  
Due to the CPD requirements that are essential for a PAs progression, NHS Grampian 
supervisors must provide support in access to your Study Budget and Study Leave.  
Each PA in NHS Grampian is entitled to  
-  10 Days of study leave each year (this will be split between your 2x 6 month 
blocks – 5 per block)  
-  £500 Study budget each year (this will be split between your 2x 6 month blocks 
- £250 per block).  
Your Study budget will be claimed retrospectively from your department for any funds 
required  to  your  study  leave.  This  includes;  conference  fees,  travel  expenses  and 
accommodation required to attend an event.  
 
Recertification  
Recertification is the process that will ensure that a registered PA remains up to date 
and fit to practice. PAs are no longer required to take a Recertification Exam every six 
years. This will now be based upon your CPD and Appraisal. This is currently being 
further developed by the GMC and FPA.  
 
TURAS Learn  
The NHS Grampian PA Committee has created a PA TURAS page – go to TURAS 
Learn  and  search  ‘Physician  Associate  TURAS  Learn’.  This  can  be  used  to  find 
educational resources and useful information for PAs in North East Scotland including 
CPD events/dates and useful resources.  
There  is also a PA section on the ‘NHS  Grampian:  corporate  induction’ page. This 
page  also  contains  all  the  mandatory  training  modules  that  are  required  by  NHS 
Grampian  to  keep  up  to  date.  These  modules  should  be  completed  by  all  PAs 
(including GP PAs employed by NHS Grampian).  
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Appendices  
 
Appendix A 
Job Plan  
You should include a Job Plan in your portfolio. There will be opportunities at review 
meetings and appraisal to discuss areas that require work or need additional help to 
ensure that the PA is working to their full potential.  
Your Job Plan should include;  
-  Your name  
-  Department and Hours of Work  
-  Supervising Consultants name 
-  Operational Line managers name 
-  Date of Review   
-  Summary of duties and responsibilities (both core and departmental specific)  
-  Timetable of Weekly Practice  
-  Development – including your personal development plan  
-  Appraisal Aims  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Example of Job Plan for a Surgical PA  
Name: Mickey Mouse   
Department: Urology  
Place of Work: Aberdeen Royal Infirmary  
Hours of work: 37.5 hours/week  
Band of Pay: Band 7  
Contract: Permanent  
Supervising Consultant:  
In  the  absence  of  supervising  consultant,  supervision  will  be  provided  by  duty 
consultant as per on call rota  
Operational Line Manager:  
Date of review of document:  
Summary of Duties  

To provide assistance to the consultants, speciality doctors and senor trainees in the 
provision of high quality, patient centred care. 

To participate in all appropriate aspects of the care pathway 

To perform delegated duties with a high degree of clinical skills and knowledge  

To assess and examine patients, present them, initiate and interpret investigations and 
recommend treatments.  

To liaise with other professionals and specialities as required  

To complete all documentation related to a patient’s care to a high quality  

To  assess  and  admit  patients  to  the  care  of  urology  and  providing  subsequent 
management of their care alongside others in the medical team.  
Description of Duties 

Participate in daily ward rounds 

Participate in ward work  

Attend MDT every second Tuesday  

To go to theatre 3 times a week 

To attend outpatient clinics at least twice a month  

To attend on ward teaching weekly   
Core Procedures 

Venepuncture  

IV cannulation  

Arterial blood gasses 

Blood Cultures 

Subcutaneous Injections 

Intramuscular injections  

Perform and Interpret ECG 

Urethral Catheterisation in males and females 

Airway care including simple adjuncts 

Using a nebuliser  

Suturing  
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Department specific 

Bladder Ultrasounds  

Flexible Cystoscopy  

Complex catheterisation including Suprapubic catheter insertion 

Drainage of abscess 
 
Responsibilities of a PA:  

To have, develop and maintain specialist medical knowledge  

To keep up to date with current guidelines and maintain best practice.  

To be accountable for the care given and to comply with the Fitness to Practice and 
Code of Conduct standard as established by the UK Physician Associate Register 
(the PA Managed Voluntary Register) and subsequently the appropriate statutory 
regulating body when in place.  

To work within the framework of the scope of professional practice.  

To work within the multidisciplinary team to ensure effective team working in 
provision of acute medical care to patients on a day to day basis 

To support and contribute to timely discharge planning including completing 
discharge summaries and support optimising bed capacity.  

To abide by the Clinical and Corporate Governance policies of NHS Grampian.  

To take part in the administration of the department and the involvement in the 
management of resources  

To fully document all aspects of patient care and complete all the required 
paperwork.  
 
PA Timetable for Urology Department  
 
Monday 
Tuesday 
Wednesday 
Thursday 
Friday 
08:00-12:30 
Theatre 
Theatre 
Ward  
Theatre  
Ward  
12:30-13:00 
Lunch 
Lunch 
Lunch  
Lunch  
Lunch  
13:00-14:00 
Admin/ CPD 
MDT 
Ward 
Admin/ CPD 
Teaching 
Teaching 
14:00-16:00 
Admin/CPD 
Theatre 
Ward  
OP Clinic  
Ward  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

 
 
Development  
Personal Development Plan  
 

Participate in Audit and Quality Improvement work throughout the year  

Improve Surgical Skills  
o  To assist in theatre  
o  To  attend  all  common  urological  procedures  at  least  once  to  gain 
knowledge of how these are carried out  

To participate/ Observe in outpatient clinics 

Improve knowledge and clinical skills 
o  Attend Medical Conferences  
o  To  expand  my  knowledge  and  skills  by  reading  up-to-date  research 
papers 
o  Attend ILS/ ALS course  
o  Participate in e-learning courses  
o  To be competent in difficult catheterisation (female and male)  
o  To observe, participate in and be competent in flexible cystoscopy  

Safety and Quality  
o  Have twice yearly meetings with supervisor to discuss progress 
o  Attend regular morbidity and mortality meetings  
o  Complete  all  Portfolio  paperwork  to  ensure  clinical  standards  are 
maintained.  

Communication, partnership and teamwork 
o  Ensure that MSF and patient feedback forms are completed by end of 
year  
o  Endeavour to contribute to teaching and training of both colleagues and 
students 
Appraisal  
My yearly appraisal will cover all areas of work, including;  

Knowledge and skills 

Workload 

Teamworking as part of the multidisciplinary team  

Safety and Quality  

Feedback and complaints  

Health and Probity statements 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Appendix B 
Multi Source Feedback (MSF) – Colleague Extended Questionnaire  

Physician Associate Name 
 
PAMVR Number 
 
Date  
 
Grade of Assessor 
 
 
 
I have 
Below 
Good 
Outstanding  Unable to 
concerns 
expectations 
comment  
Diagnostic Skill  
 
 
 
 
 
Performance of 
 
 
 
 
 
practical/ technical 
procedures 
Management of 

 
 
 
 
 
complex clinical 
problems 
Appropriate use of  
 
 
 
 
 
resources  
Technical Ability  

 
 
 
 
 
Conscientious and   
 
 
 
 
reliable  
Availability for 

 
 
 
 
 
advice and help 
when needed  
Time management 

 
 
 
 
 
Committed to 
 
 
 
 
 
improving quality 
of service  
Keeps up to date 

 
 
 
 
 
with knowledge 
and skills 
 
 
Contribution to the  
 
 
 
 
 
education and 
supervision of 

 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

student and 
colleagues  
Spoken English  

 
 
 
 
 
Communication 
 
 
 
 
 
with colleagues 
Communication 

 
 
 
 
 
with patients, 
families and carers 
Is polite, 

 
 
 
 
 
considerate and 
respectful to 
colleagues of all 
levels 
Shows 

 
 
 
 
 
compassion and 
empathy towards 
patients and their 
relatives 
Values the skills 

 
 
 
 
 
and contributions 
of 
multidisciplinary 
team members 
Takes leadership 

 
 
 
 
 
role when 
circumstances 
require 
Delegates 

 
 
 
 
 
appropriately  
Do you have any concerns about the probity or 

Yes  
health (physical or mental) of this physician 
associate that may impact patient care 

No  
 
Any further comments? 
 
 
 
 
 
 

 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Appendix C 
Patient/ Carer / Public Feedback Questionnaire  
Physician Associate Name 
 
PAMVR Number 
 
Date  
 
 
Please tick the column that applies.  
 
Yes, 
Yes, to 
Not really 
Definitely 
Does not 
definitely 
some extent 
not 
apply 
Was the 
 
 
 
 
 
physician 
associate polite 
and considerate? 
Did the physician  
 
 
 
 
 
associate listen 
to what you had 
to say? 
Did the physician  
 
 
 
 
 
associate give 
you enough 
opportunity to 
ask questions?  
Are you involved 

 
 
 
 
 
as much as you 
want to be in the 
decisions about 
your care and 
treatment? 
Did you have 

 
 
 
 
 
confidence in the 
physician 
associate? 
Did the physician  
 
 
 
 
 
associate respect 
your views? 
If the physician 

 
 
 
 
 
associate 
examined you, 

 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

did he or she ask 
your permission?  
If the physician 

 
 
 
 
 
associate 
examined you, 
did he or she 
respect your 
privacy? 
By the end of the 

 
 
 
 
 
consultation di 
you feel better 
able to 
understand and/ 
or manage your 
condition and 
your care? 
Overall, how satisfied were you 

Very 
Fairly 
Not really 
Not at all 
with the physician associate 
Satisfied 
Satisfied 
Satisfied 
satisfied  
that you saw? 
 
 
 
Please make any additional comments about the physician associate in the 
space below:  
 
 
 
 
 
 
 

 
Thank you for your feedback 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Appendix D 
CPD Categories  
These categories ensure that there is a balance of activities undertaken throughout 
the year.  
Category Definition  
-  Clinical  
o  Any event which the educational content directly relates to clinical topics  
-  Non-Clinical  
o  Educational event that is not directly related to clinical issues  
o  E.g. Management courses, ethical and legal issues, appraisal training  
-  External 
o  Events  outside  NHS  Grampian.  These  can  be  regional,  national  or 
international meetings.  
o  E.g. attending conferences or study days   
o  Any  external  meeting  not  found  by  searching  the  CPD  diary  can  be 
entered under ‘Unlisted External Meeting’ 
-  Internal  
o  Events within NHS Grampian (hospital/ trust/ GP) 
o  E.g. hospital grand rounds, journal clubs, local evening meetings etc.  
-  Personal  
o  Credits relate to study  
o  E.g. private reading, lecturing, researching  
-  Exemption  
o  Exemption  credits  can  only  be  claimed  in  exceptional  circumstances 
when a PA is unable to meet the annual minimum requirements due to 
illness, maternity leave or long absence from work.  
o  Advice regarding this should be sought  directly through the Faculty of 
Physician Associates  
Credit Requirement per Year 
-  External  
o  Minimum requirement 25 credits  
-  Internal  
o  No restrictions or requirements  
-  Personal  
o  Only  10  personal  credits  can  be  claimed  towards  your  yearly  total. 
However, you may record as many as you wish.  
-  Distance Learning  
o  Only the first 10 RCP approved Distance Learning credits will be claimed 
towards your yearly total as ‘External’. The remainder can be claimed as 
‘Personal’  
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

-  MSc 
o  Only  12  ‘External’  credits  can  be  claimed  for  an  MSc  or  equivalent 
activity each year. The remainder can be claimed as ‘Personal’ 
-  Examining  
o  Only 12 ‘External’ credits can be claimed for FPA examining activities 
each year. The remainder can be claimed as ‘Personal’ 
o   
Examples of Educational Activities that qualify for CPD  
-  Work related MSc or equivalent (External)  
-  Unlisted External meetings (External)  
-  Internal CPD meetings (Internal)  
-  Participating in audit meetings or Morbidity and mortality meetings (Internal)  
-  Participating in Grand rounds or Specialy clinical meetings (Internal)  
-  Participating in Seminars/ Workshops (Internal)  
-  Internal trust or employer mandatory training (Internal) 
-  Carrying out information searches (Personal) 
-  Making new presentations at conferences (Personal) 
-  Reading Journals and texts (Personal)  
-  Refereeing articles and texts (Personal)  
-  Undertaking a research project (Personal)  
-  Undertaking QA/ Enhancement/ peer reviews (Personal)  
-  Writing examination questions or examining (Personal)  
-  Writing review articles and texts (Personal)  
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 

Appendix E 
Surgical Logbook Example 
Physician Associate Name 
 
PAMVR Number 
 
 
 
Date 
Procedure/ Operation 
Outline procedure/ Theatre 
PA Signature 
Supervisor’s Signature 
Performed 
Involvement 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
10 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead) 



References  
1)  Faculty  of  Physician  Associates  (2023).  Available  at:  https://www.fparcp.co.uk/ 
(Accessed: 25 August 2023).  
2)  McCorgray,  C.  (2020)  ‘NHS  Grampian  Surgical  Physician  Associate  Portfolio 
Guidelines’. Aberdeen: NHS Grampian 
3)  Seery,  A.  and  Kulkarni,  U.  (2017)  ‘NHS  Grampian  Physician  Associate  Intern  Year  – 
Suite of Developmental Support Documents’. Aberdeen: NHS Grampian  
4)  Professional  medical  indemnity  for  clinical  negligence  claims  -  The  MDU.  [online] 
Available at: https://www.themdu.com. 
5)   Medical 

Dental 
Indemnity 
Protection 
UK
[online] 
Available 
at: 
https://www.mddus.com. 
 
 
Compiled by 
  
 
 
(NHS Grampian Intern Lead)