Guidance for individuals requesting information under the 
Freedom of Information Act 
The Freedom of Information Act 2000 gives you the right to request any informa-
tion held by the College which it has not already made available through its 
publication scheme1.  To help the College respond to your request as quickly as 
possible, please use the following guidance. 
1.  Requests should be made in writing (by e-mail or post) wherever possible. 
2.  Enquirers should provide us with an address for correspondence. 
3.  To save time, please make your enquiry as specific as possible.  We are happy to 
offer guidance about the framing of enquiries. 
4.  The College recognises its obligation to answer your request within 20 working 
days, as specified by the Act. 
5.  If the costs of locating and collating the information would exceed the maximum 
limit set by the government of £450, then the College is not obliged to comply with 
your request.  We are happy to advise you on how to re-phrase and re-submit a 
request to come under the £450 limit. 
6.  The Freedom of Information Act gives you the right to access information, but not 
to obtain specific documents.  In answering an enquiry, we may provide you with 
copies of documents which contain the information you have asked for, or we may 
provide a summary of that information.  We are not obliged under the Act to 
provide specific documents. 
7.  If we intend to charge a fee, we will notify you as soon as possible after receiving 
your request.  We will proceed with your enquiry once we have received your fee 
and respond within 20 days, less the time that it has taken to issue you with the 
fees notice. 
8.  The College is not required to release information to which an exemption in the Act 
legitimately applies. However, we will explain to you why we have decided not to 
release information that we believe to be exempt. 
9.  If you are not satisfied with the way that the College has dealt with your request, 
please address your complaint to the Bursar, King’s College, Cambridge, CB2 1ST or 
xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx.xx. 
10. If the College is unable to resolve your complaint to your satisfaction, you have the 
right under Freedom of Information Act 2000, section 50, to apply to the 
Information Commissioner “for a decision whether, in any specified respect, a 
request for information made by the complainant [ie yourself] to a public authority 
[ie the College] has been dealt with in accordance with the requirements of Part I 
of the Freedom of Information Act 2000”. If you wish to exercise this right, you 
should contact the Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.   
Information about making a complaint can be found on the Commission’s website:   
https://ico.org.uk/make-a-complaint/ 
  
Freedom of Information Officer 
King’s College, Cambridge 
CB2 1ST 
xxx@xxxxx.xxx.xx.xx 
                                                 
1 The College’s publication scheme is available online:   
https://www.kings.cam.ac.uk/about/accounts-legal/kings-college-cambridge-publication-scheme  
 
The College's Privacy Policy can be read at 
https://www.kings.cam.ac.uk/about/accounts-legal/data-protection-policies 
Last updated 7 November 2019 

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