This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Onsite medical records'.


 
Information Governance 
 
 
Medical Directorate 
NHS Grampian 
Rosehill House 
Foresterhill Site 
Cornhill Road 
Aberdeen 
AB25 2ZG 
 
 
BY EMAIL 
Date             4 August 2023 
Charlotte McKnight 
Our Ref 
FOI/2023/640 
request-1002370-
Enquiries to  Information Governance Team 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
Extension 
51319 
 
Direct Line  01224 551319 
 
Email 
xxxx.xxx@xxx.xxxx  
  
 
 
  
Dear Ms McKnight 
 
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
 
I refer to your e-mail dated 11 July 2023, requesting: 
 
“- Do you still store hard-copy medical records onsite? 
- If so, how many do you store (i.e. number of patients’ records)? 
- How many locations do you store them in? 
- Are locations owned by the Board or leased? Please specify the status per location. 
- Do you store any records offsite with a third-party provider? 
If yes, when does the contract expire? 
If yes, what proportion of your records do you store with them? 
- How many FTEs are employed to manage the records? 
- Is there an annual budget for the records management function? If so, what is it? 
- Who within the organisation is the executive sponsor for records management / who has 
ultimate responsibility for the function?” 
   
 
I can now respond as follows: 
 
- Do you still store hard-copy medical records onsite? 
Yes. 
 
- If so, how many do you store (i.e. number of patients’ records)? 
We are unable to provide an accurate figure; s.17 of the Act refers – Information not held, 
but it would be into the hundreds of thousands. 
 
- How many locations do you store them in? 
Various location on sites.  
 
- Are locations owned by the Board or leased? Please specify the status per 
location. 

 


Onsite locations are Board owned at Aberdeen Royal Infirmary, Royal Cornhill Hospital 
and Dr Gray’s, Elgin. 
 
- Do you store any records offsite with a third-party provider? 
Yes. 
 
If yes, when does the contract expire? 
Rolling monthly contract which stops when we stop storing records with them. 
 
If yes, what proportion of your records do you store with them? 
We store 331,073 number of files offsite including Long term deaths, and due to the 
various enquiries (Blood, Child Abuse and Covid) has resulted in no destructions as per 
Scottish Government orders. 
 
- How many FTEs are employed to manage the records? 
FTEs employed by Health Records is 75 over a range of bandings. 
 
- Is there an annual budget for the records management function? If so, what is it? 
Annual budget for Health Records £2,538,945. 
 
- Who within the organisation is the executive sponsor for records management / 
who has ultimate responsibility for the function?  

Adam Coldwells, Director of Strategy / Deputy Chief Executive. 
 
 
 
 
Under section  20 (1) of the Act, if you are dissatisfied with the way NHS Grampian has 
dealt with your request, you have a right to request a review of our actions and decisions 
in relation to your request. Should you be unhappy with the outcome of that review you 
have a right to appeal to the Scottish Information Commissioner. 
 
A request for review must be made within 40 working days and should, in the first 
instance, be in writing to: Directorate of Corporate Communications, Foresterhill House, 
Foresterhill, Aberdeen, AB25 2ZB or by email to xxxx.xxx@xxx.xxxx 
 
Requests for appeal can be made by using the Scottish Information Commissioner’s online 
service at www.itspublicknowledge.info/Appeal  or should be made in writing to: Scottish 
Information Commissioner, Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, Fife, KY16 
9DS Telephone: 01334 464610, Fax: 01334 464611.  
 
If you remain dissatisfied following an appeal to the Scottish  Information Commissioner 
your recourse is to the Court of Session on a point of law. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Roohi Bains 
Information Governance Manager & Deputy DPO 

 

NHS Grampian