This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Non-academic staff experience during pandemic'.

All Souls College             
Oxford OX1 4AL 
Tel. +44 (0)1865 279379   Fax. +44 (0)1865 279299 
 
 
08 February 2021 
Reply to request for information under the Freedom of Information Act  
Your ref 
Email dated 28 January 2021 from Gwendy Davenport 
How many non-academic members of staff have been furloughed since the beginning 
of the Covid-19 pandemic? 
How many non-academic members of staff are currently furloughed? 
Request 
What  provisions have  been  taken  by the  college  to  protect  the  health  and  safety  of 
non-academic members of staff during the Covid-19 pandemic? 
How  many  non-academic  members  of  staff  have  contracted  Covid-19  since  the 
beginning of 2020? 
 
Dear Ms Davenport,  
I write in reply to your email requesting the above information. 
The College response to the request is as follows: 
Q: How many non-academic members of staff have been furloughed since the beginning of the 
Covid-19 pandemic? 
A: 51 staff were initially furloughed at the start of the first lockdown. 
Q: How many non-academic members of staff are currently furloughed? 
A: 3 - Special Paid Leave. 
Q:  What  provisions  have  been  taken  by  the  College  to  protect  the  health  and  safety  of  non-
academic members of staff during the Covid-19 pandemic? 
A: Provisions to protect the health & safety of non-academic members of staff during the COVID-
19 pandemic include: 
a.  Personal employee risk assessments completed to identify vulnerable employees. 
b.  Vulnerable staff shielded at home under furlough arrangements. 
c.  Departmental formulisation and adoption of Safe Working Protocols. 
d.  Staff work from home if able to do so. 
e.  Staff UNABLE to work from home, work in small bubbles and attend on staggered days with 
minimal hours, to maintain a College COVID -19 operationally secure environment. 
f. 
Additional  on-site  car  parking  made  available  and  FFP2  Masks  made  available  if  public 
transport used. 
g.  Flexible start and finish time to prevent travelling at peak times. 
h.  Adherence to Government guidelines for COVID-19 reporting and self-isolation rules. 
i. 
Access to the University COVID-19 Test and Trace booking system. 
j. 
Social distancing measure implemented, hand sanitising stations provided, barrier screens 
installed, provision of face masks, face shields, (and additional PPE when required). 



 
k.  Right of Way movement control system within College and COVID-19 prevention signage 
displayed. 
l. 
Self-cleaning of occupied accommodation implemented. 
m.  Enhanced cleaning of shared spaces and extra laundry handling protocols implemented. 
n.  Introduction of takeaway mealtime slots to stagger arrival times. 
o.  College closed to Visitors. 
p.  Departmental team meetings held online to discuss COVID-19 issues and procedures. 
q.  Welfare Employee Assistance provision and University wellbeing resources provided. 
r.  Special paid leave granted to clinically vulnerable or furloughed. 
Q: How many non-academic members of staff have contracted Covid-19 since the beginning of 
2020: 
A: Over the course of last year, three members have separately contracted COVID-19 within their 
own domestic environments, with no infections being attributed to the College. 
INTERNAL REVIEW 
You may request an internal review of this response by e-mailing xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xx.xx. 
request for internal review should be submitted no later than 40 working days from the date of 
this letter. 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to 
the Information Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in 
accordance  with  the  FOIA.  You  can  do  this  online  using  the  Information  Commissioner’s 
complaints portal.
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Dr Rima Dapous 
Domestic Bursar and Fellow