ACTION LOG:  OH Review - Actions For Meeting 23/10/15 
Classification: 
Official / Secret / Top Secret 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date of 
Action  Action 
Update 
Date 
RAG 
Owner 
O  C 
minutes 
# 
due 
25/09/15 
3.1 
It  was  agreed  that  the  Pension  Authority  could  DJ advised the Pension Authority that when 
 
 
 
 
write  to  the  individuals  requesting  that  they  sending out letters to individuals who have 
 
Legal 
release their information and that failure to do so  withdrawn consent that a reduction in banding 
 
Services 
would  mean  that  a  full  review  has  not  been  able  given can only be implied as you cannot 
 
to  be  conducted  and  therefore  based  on  the  predetermine and outcome if release is not 
 
information available the award will be reduced to  made.  The Pension Authority should advise 
 
zero within a specified time limit.   
what information can and will be taken into 
 
 
account when making a determination.   
 
Legal  Services  to  provide  advice  to  Pension   
 
Authority on wording of such a letter. 
This template letter will be sent in the first 
 
 
instance to ,  and  who have al
l 
26/10/15 
withdrawn consent. 
 
Confirmation required from Legal Services 
as to what type of letter will be sent to 
. 
 
DJ confirmed that the template letters would be 
with the Pension Authority by end of week 
commencing 26/10/15 
 
 
25/09/15 
4.1 
The  Pension  Authority  in  consultation  with  Legal  Legal  Services  confirmed  that  it  is  unlikely  that   
 
Legal 
 
Services  will  now  write  a  letter  to  the  SMP  this  can  be  completed  until  the  issues  with  the  Closed 
Services 
requesting delivery of the report in relation to .
 
GMC are resolved.  Action can be closed at this 
 
time. 
 
25/09/15 
4.2 
The  Pension  Authority  needs  to  write  to   
This action can be closed to 3.1 above. 
Closed 
 
 
 
advising  her  that  the  report  to  which  she  is 
Legal 
referring is not seen by them, and that we will be 
Services 
requesting  the  SMP  report  as  it  is  already  in 
existence  and  under  Regulations  this  information 
can be requested and that any records that were 
recorded  by  either  the  SMP  or  the  organisation 
belongs  to  the  organisation  and  will  be  kept  in 
accordance with the DPA. 
 

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25/09/15 
4.3 
Pension Authority will need to write txxxx advising  The banding element will be picked up within 
 
 
 
 
of next steps and also to advise that the banding  the normal course of letters being written. 
Legal 
originally given was actually unlawful. 
 
Services 
 
The Pension Authority must identify an 
individual to undertake a review of why
review has taken so long to complete. 
25/09/15 
4.4 
Legal Services to resend all advice given txxxx . 
 
 
 
Legal 
 
 
Services 
 
 
 
 
 
 
 
 
23/10/15 
3 
DBu to review all individuals’ records identified 
 
 
 
 
 
through Op Hay to ascertain which Dr awarded 
their band or undertook a review of a band given. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
*Important note: The action log of this meeting has Open (O) and Closed (C) sections. Open actions are suitable for full disclosure to the public.  Closed 
actions contain information that is not considered suitable for disclosure to the public. Requests for disclosure should be referred to the FOI team in the first 
instance. 

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