This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Licence fee - revenue and costs'.

 
British Broadcasting Corporation Room BC2 A4 Broadcast Centre White City Wood Lane London W12 7TP  

Telephone 020 8008 2882 Email xxx@xxx.xx.xx 
 
 
  
 
Information Rights 
bbc.co.uk/foi 
bbc.co.uk/privacy 
 
Fern Ritter 
Via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
 
08 January 2019 
 
Dear Fern, 
 
Request for Information – RFI20182290 
 
Thank you for your request of 9th December 2018 under the Freedom of Information Act 2000 (‘the Act’) 
seeking the following information: 
 
“I would like information for each of the past 5 year-long accounting periods for which data is 
available on: 
 
- the amount of money raised from TV licensing overall 
 
- the amount of money paid to your contractors (including Capita) in relation to 
running/administering the TV licensing system 
 
- the total cost of running/administering the TV licensing system in that year (including any internal 
costs for the BBC Licensing Unit and your contractor costs).”
 
 
Please note that “TV Licensing” is a trade mark used by companies contracted by the BBC to administer 
the collection of television licence fees and enforcement of the television licensing system. The majority of 
the administration of TV Licensing is contracted to Capita Business Services Ltd (‘Capita’). Over-the-counter 
services are provided by PayPoint plc (‘PayPoint’) in the UK, and by the Post Office in the Isle of Man and 
Channel Islands. Target Group (‘Target’) is the supplier for the Simple Payment Plan trial. Marketing and 
printing services are contracted to Proximity London Ltd. Media services are contracted to Media Planning 
Limited trading as Havas Media UK. The BBC is a public authority in respect of its television licensing 
functions and retains overall responsibility. 
 
Firstly, I should explain the Act gives a general right of access to all types of recorded information held by 
public authorities; and we are not required to create new information to respond to a request, or give a 
judgement or opinion that is not already recorded.   
 
I shall address your requests in turn overleaf. 
 

Requests 1 and 3 
Information on how much licence fee revenue was collected in the last full five financial years – together 
with the associated costs of collecting the fee - is readily available on the TV Licensing website at the 
following web-links: 
 
  TV Licensing costs of collection and revenue collected 
https://www.tvlicensing.co.uk/about/foi-financial-information-AB19   
 
  TV Licensing Annual Reviews 
https://www.tvlicensing.co.uk/about/our-performance-AB6   
 
As outlined above, TV Licensing is a trademark used by companies contracted by the BBC to manage the 
collection of TV Licence fees and the enforcement of the licensing system. The BBC’s contracts with these 
companies are managed by the BBC’s TV Licensing Management Team. This team’s budget for the period 
you have specified can be found at the first web-link signposted above, under the heading “What was TV 
Licensing’s budget for 2017/18? How does it compare to expenditure over the previous ten years?”. 
 
Request 2  
I can confirm that under section 1(1) of the Act that we hold information pertaining to BBC contractors’ 
remuneration in respect of TV Licensing.  However, we consider that this information is exempt from 
disclosure under section 43(2) of the Act, which states that information will be exempt under the Act if its 
disclosure would, or would be likely to, prejudice the commercial interests of any person (including the 
public authority holding it). The BBC is of the view that the release of the information would be prejudicial 
to either its own commercial interests, or those of its contractors, or both; because to do so would reveal 
details of commercial reimbursement arrangements which were the subject of significant negotiation.  
 
The release of the information would reveal valuable information about our contractors’ pricing to their 
competitors, while they would not be in possession of the same information regarding their competitors. 
Disclosing this would reveal market sensitive information that would therefore be likely to assist such 
competitors in future negotiations in the area of business process outsourcing. 
 
I am satisfied in terms of section 2(2) of the Act that in all the circumstances of the case, the public interest 
in maintaining this exemption outweighs the public interest in disclosing the information.  I have provided 
further explanation of my consideration of the public interest test in the section ‘Why information has been 
withheld’ below. 
 
However, in line with our duty to advise and assist you under section 16 of the Act, I can provide you with 
some information relating to the 2015/16 financial year because it was published in the National Audit 
Office’s report on TV Licensing in January 20171 and is therefore already in the public domain. In the 
2015/16 financial year, the BBC paid Capita £58.6 million and Proximity’s contract costs formed the 
majority of the £15.8 million that the BBC spent on TV licence communications and letter campaigns in that 
financial year.   
 
                                                 
1 http://downloads.bbc.co.uk/bbctrust/assets/files/pdf/review_report_research/tvl/2017/licence_fee_collection.pdf  
  2 

Why information has been withheld 
 
As section 43 is a qualified exemption, I am required by section 2(2) of the Act to assess whether the public 
interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information. 
 
The following factors are in favour of disclosure: 
 
1.  that the BBC is using public money effectively; and  
 
2.  that public funds are being appropriately applied, and specifically that: 
 
a. the TV Licensing system is being efficiently run; and 
 
b. value for money is being obtained. 
 
It is the BBC’s contention that given its commercial sensitivity, these objectives will be threatened if the 
information requested is disclosed. I consider that the above public interest factors in favour of disclosure 
are served by the following:  
 
1.  The fact that the BBC is subject to a broad range of internal mechanisms, including oversight by the 
BBC Trust (responsible for commissioning value for money investigations into specific areas of BBC 
activity (Article 24(2) (i) of the Charter) and the Executive Board (responsible for conducting the 
BBC’s operational affairs in a manner best designed to ensure value for money (Article 38(1) (h) of 
the Charter).  
 
2.  The BBC is required to comply with Ofcom regulations, the fair trading regime and competition law 
in general. 
 
3.  In the interests of transparency and accountability, certain limited information on expenditure is 
already provided in the BBC’s Annual Report and Accounts and the TV Licensing Annual Review. 
  
In addition, the following factors are in favour of withholding the information: 
 
1.  That BBC contractors’ pricing structures constitute commercially sensitive information which is not 
generally known and is the source of a trading advantage.   
 
2.  That the BBC maintains a strong bargaining position vis-à-vis suppliers during contractual 
negotiations in order to ensure that the licence fee is spent effectively. 
 
3.  That the competitive position of companies in their particular market is not disadvantaged by doing 
business with the BBC. It would not be in the public interest to disclose sensitive information about 
a particular company if that information would be likely to be used by competitors to gain a 
competitive advantage. 
 
  3 

4.  That releasing reimbursement arrangements for commercial transactions would be likely to 
adversely affect the BBC’s negotiating position in future contractual negotiations with suppliers of 
this type of service. This would compromise the BBC’s ability to achieve value for money for licence 
fee payers. 
 
In this instance, I consider that the public interest is served by ensuring that such commercially sensitive 
information is protected. I am therefore satisfied, in terms of section2(2) of the Act, that in all the 
circumstances of the case, the public interest in withholding the information outweighs the public interest 
(outlined above) in disclosing the information.  
Appeal Rights 
 
If you are not satisfied that the BBC has complied with the Act in responding to your request you have the 
right to an internal review by a BBC senior manager or legal adviser. Please contact us at the address above, 
explaining what you would like us to review under the Act and including your reference number. If you are 
not satisfied with the internal review, you can appeal to the Information Commissioner. The contact details 
are: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow SK9 5AF.  Tel: 0303 123 
1113 (local rate) or 01625 545 745 (national rate) or see https://ico.org.uk/. 
 
Kind regards 
 
Rupinder Panesar 
Freedom of Information Advisor, TV Licensing Management Team
  4