link to page 1

Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/00634 
 
 
Eleanor Shaikh  
  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
- 
10 August 2021 
 
Dear Eleanor Shaikh, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/00634 
 
I am writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post Office”) on 
15 July, which has been dealt with under the terms of the Freedom of Information Act 
2000 (“FOIA”).  
 
In your email you have requested the following information: 
 
Minutes of the 20 July 1999 POCL Board meeting state: 
 
‘Ministers were meeting on 21 July to discuss Horizon and it would be important to ensure 
that the Post Office Minister, Ian McCartney was fully aware of the Board’s concerns. This 
would best be communicated through a letter from the Chief Executive [John Roberts]’. 
 
Please can you disclose the letter which was sent to Ian McCartney from POCL to which 
these minutes refer. Please can you also identify al  recipients of this communication. 
 
Post Office has carried out reasonable and proportionate searches of our records, 
however, we have been unable to locate a copy of the letter or any information relating to 
the recipients. In line with the Code of Practice issued under Section 45 FOIA and other 
ICO guidance1, POL has concluded that, on the balance of probabilities, the requested 
information is not held. 
 
Post Office notes that the requested letter dates from over twenty years ago. Post Office 
also notes that a letter between Post Office and the Postal Minister might be held by the 
Department for Trade and Industry’s successor body, the Department of Business, Energy 
and Industrial Strategy ("BEIS"), albeit POL has not made any enquiries of BEIS in this 
regard and makes no assurances that BEIS holds any such letter. If you would stil  like to 
obtain a copy of the letter, then you may wish to consider submitting a FOIA request in 
similar terms to BEIS. You may also wish to make enquiries of the National Archives, but 
again, Post Office makes no assurances that the material is held by the National Archives. 
 
 
1 https://ico.org.uk/media/for-
organisations/documents/1169/determining_whether_information_is_held_foi_eir.pdf 
 
 
Public 
 

---

 
If you have any queries about this response, please contact me. Do remember to quote 
the reference number above in any future communications. 
 
I am sorry I could not provide you with the information you requested on this occasion, 
however if you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address below stating your 
reasons for your internal review request. 
 
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London  
EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx   
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are stil  not satisfied with our 
response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
David Sinclair  
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
@postofficenews  
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about how 
we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 

---