This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Letter from DTI Secretary of State to the Post Office Chair, May 1999'.

link to page 1
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
033 3665 3951  
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/01010 
 
 
Ms Eleanor Shaikh 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
9 December 2021 
 
Dear Ms Shaikh, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/01010 
 
I am writing in response to your recent request received by Post Office Limited (“Post 
Office”) for information under the Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”), as set 
out below:  
 
"According to the July 1999 document ‘Accounting, Funding and Tax Implications of 
the 24 May 1999 Horizon Agreement’ archived at the Postal Museum, a letter was sent 
from DTI Secretary of State, Stephen Byers, to the Post Office Chair on 23 May 1999 
with details of funding arrangements for the Horizon project.   
 
I would be most grateful if you would disclose this letter." 
 
Post Office has carried out reasonable and proportionate searches for the letter 
referred to in your request. However, POL has been unable to locate the requested 
letter. In line with the Section 45 FOIA Code of Practice (see for example paragraph 
1.12) and other ICO guidance1, POL has concluded that on the balance of 
probabilities, the requested information is not held. 
 
Post Office notes that the letter responsive to your request dates from over twenty 
years ago. Post Office also notes that communications between Post Office and the 
Department for Trade and Industry ("DTI") might be held by the DTI's successor 
body, the Department of Business, Energy and Industrial Strategy ("BEIS"), albeit 
POL has not made any enquiries of BEIS in this regard and makes no assurances that 
BEIS holds any such communications. If you would still like to obtain a copy of any 
letter, then you may wish to consider submitting a FOIA request in similar terms to 
BEIS. You may also wish to make enquiries of the National Archives, but again, Post 
Office makes no assurances that the material is held by the National Archives. 
 
If you have any queries about this response, please contact me. Do remember to 
quote the reference number above in any future communications. 
 
I hope the information I have provided on this occasion is useful, however if you are 
dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to request an 
internal review. You can do this by writing to the address above or via email - 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx stating your reasons for your internal review 
request.  
 
 
 
 
1 See eg https://ico.org.uk/media/1169/determining_whether_information_is_held_foi_eir.pdf 
11/68989102_1 



 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
David Sinclair 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
@postofficenews  
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
11/68989102_1