This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Joint protocol with the PHSO'.






From: FOX, Liz <S.40(2)
>  
Sent: 26 November 2020 12:59 
To: Amroliwala Amanda <S.40(2)
>; Kilpatrick Gill 
<S.40(2)

Cc: S.40(2)
 
Subject: RE: Today's ARAC - NAO comments 
 
Hi Amanda, 
 
Thanks very much, that context and the discussion at the ARAC was useful. 
 
I’l  ask S.40(2)  on our side to set up a suitable time for a proper introduction with both 
yourself and Rob in the near future. Apologies that the timing of the transition between Damian 
and I and the ARAC did not make that possible before today. 
 
Best wishes, 
Liz 
 
Liz Fox | Director 
Parliament, Sovereign and Justice 
S.40(2)
  
 
 
 
Executive assistant: S.40(2)
 
 
 
 
From: Amroliwala Amanda <S.40(2)
>  
Sent: 26 November 2020 11:57 
To: FOX, Liz <S.40(2)
>; Kilpatrick Gill <S.40(2)

Cc: S.40(2)
 
Subject: RE: Today's ARAC - NAO comments 
 
EXTERNAL: This email originated from outside the NAO. 
 
Hi Liz 
 
Great to meet you virtually too. I hope that we have time scheduled to have a 
proper introduction in the near future. 
 
Thank you for the heads-up on the two issues. On the issue of correspondence, I 
am happy to deal with this if you raise it in the NAO section. A very short 
summary, as alluded to in the Information Assurance item, is that there are a small 
number of individuals who actively campaign against PHSO. These are all people 
who have previously brought complaints to us and have not got the outcome that 

they want. The individuals write, often in a coordinated way, to yourselves, 
Parliament, the ICO, Trustpilot, MPs etc. Our scrutiny hearing on Monday examined 
a number of the same issues sent to you. We also have accountability to our Board, 
to whom we have recently written a detailed response concerning the latest 
challenges to our performance figures. 
 
Given the nature of these individuals and the personal agendas that drive their 
questioning, we must be careful not to allow them to consume even more time and 
resource than they currently do, whilst at the same time remaining accountable 
for any genuine concerns that they raise.  I am confident that mechanisms exist, 
including through our Board and Parliament, to enable us to manage this. 
 
Regards 
 
Amanda 
 
Amanda Amroliwala CBE 
Chief Executive Officer 
Parliamentary & Health Service Ombudsman 
 
 
 
From: FOX, Liz <S.40(2)
>  
Sent: 26 November 2020 11:41 
To: Amroliwala Amanda <S.40(2)
>; Kilpatrick Gill 
<S.40(2)

Subject: [EXTERNAL] Today's ARAC - NAO comments 
 
Amanda, Gill, 
 
It is great to ‘virtually’ see you both on today’s Audit Committee. 
 S.40(2)  mentioned at the start of the meeting that there were a couple of points raised by 
auditors in the our pre-meet whichS.40(2)wanted tabled in the main meeting. I hope this has not 
caused concern. Essentially the two points we noted were explaining why we had included the 
changes to the finance team as a routine area to monitor - (already discussed that no specific 
concerns) -, and then a point on the volume of correspondence the NAO receives, which I believe 
Damian has raised previously. 
 S.40(2) has asked me to raise the correspondence point within our section on external audit. The 
observation we made was that the NAO continues to receive a large volume of correspondence 
from members of the public on the data on the outcome of enquiries and complaints the PHSO 
reports within the front half of the annual report and accounts. This is not data that is covered by 
the C&AG’s audit opinion, we only audit the sections marked as subject to audit and review 
consistency with the financial statements, and of course the C&AG does not have the VFM access 
rights. In most cases our response to the correspondents is thus to say it fal s outside of the remit 
of the NAO.  We reflected that it would be useful to understand how management and the ARAC 
assures itself over the mechanisms in place to verify what is reported and how these mechanisms 
are kept under review and robustly tested. 
 






I recognise the ARAC may not be the place for a wide discussion on this, particularly if previously 
covered. I would be happy to pick up in a separate call or perhaps alongside an introductions 
meeting Out of scope

 
Best wishes, 
Liz 
 
Liz Fox | Director 
Parliament, Sovereign and Justice 
S.40(2)
  
 
 
Executive assistant: S.40(2)