This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information about trans staff in universities'.


 
 
 
 
 
21 December 2018 
 
By email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
 
 
Dear Jens Bakewell and LJ Potter, 
 
I refer to your Freedom of Information request received on 8 December 2018 about 
transgender staff members. 
 
Details  of  any  exemptions  applied  are  below.    Where  any  information  is  “not  held”,  this  is 
explained below.  Those parts of the University’s response (together with the details of how 
to  ask  the  University  to  review  the  management  of  your  request,  or  thereafter  to  seek  a 
review  by  the  Scottish  Information  Commissioner,  should  you  wish  to  do  so  –  please  see 
below)  constitutes  the  notice  in  writing  that  the  information  specified  is  not  held  by  the 
University  which is required under section 17 of the Freedom of Information (Scotland) Act 
2002 (“FOISA”). 
 
Your enquiry and the University’s response. 
 
1.  How  many  members  of  staff  were  employed  at  your  institution  (as  of  1st  November 
2018)? 
 
726, including hourly-paid staff. 
 
2. During your recruitment process, how do you ask candidates about their title? Does your 
online  application  system  have  default  title  choices,  e.g  Mr/Mrs/Ms?  If  yes,  what  is  the  list 
available? Do you offer a free-form box to enter title? Is title a required field on your online 
application form? 
 
Our  online  application  form  provides  a  drop-down  field  for  ‘title’,  and  is  a  mandatory  field. 
The available options for selection are: Dr, Miss, Mr, Ms, Mx, Professor, Rev. 
 
3.1. During your recruitment process, how do you ask candidates about their gender identity 
outside  of  your  Equal  Opportunity  Monitoring  form?  If  so,  does  your  online  application 
system have default gender options, e.g Female/Male? If yes, what is the list available? Do 
you  offer  a  free  form  box  to  enter  gender?  Is  gender  a  required  field  on  your  online 
application form? 
 
Under  the  Equality  &  Diversity  section  of the  application form,  we  ask  candidates  to  select 
from a drop-down field for genders. The options are: male, female, do not specify. This is a 
required field, and we are looking to expand the options given in the New Year (to include, 
for example, non-binary etc). 
 
3.2 On your equal opportunities monitoring form for recruitment do you ask for candidates to 
state  their  gender?  If  yes,  what  questions  are  asked  and  what  options  are  provided?  Are 
candidates able to select an option which is not provided? 
 

 
Please  see  response  to  Q  3.1,  above.  No  further  equal  opportunities  monitoring  forms  are 
provided  for  new  staff  recruited  through  our  online  application  form,  as  all  information  is 
captured there as above. For temporary staff with a contract of 12 weeks or less, a new start 
information form
, which includes an equalities monitoring section, is provided, with the same 
questions  and  fields  as  in  Q  3.1  above.  From  31  January  2019  temporary  staff  will  be 
required to apply online as above. 
 
3.3 Do you ask candidates about the sex/gender they were assigned at birth? Do you ask if 
candidates if they are transgender? If so, what are the questions you ask and what are the 
options provided? 
 
The online application form includes the question “Does your gender identity match your sex 
as  registered  at  birth?”  and  the  options  available  for  selection  are:  no,  yes,  prefer  not  to 
specify. 
 
3.4 Do you ask candidates any other questions about their gender identity? If yes, what are 
they and what options do you provide? 
 
No. 
 
4.  If  such  information  is  available,  what  is  the  breakdown  (in  percentages)  of  sex  or 
gender/gender  identity  of  employed  staff  at  your  institution?  What  is  the  percentage  of 
employed  staff  at  your  institution  who  do  not  identify  as  the  sex  assigned  at  birth?  Please 
provide this information as 1st November 2018 
 
Information  on  Abertay  University’s  staff  profile,  including  gender,  is  available  to  you  from 
our most recent Equality Mainstreaming Report, which can be found online here (particularly 
page 29): 
 
https://www.abertay.ac.uk/media/2450/equality_mainstreaming_report_2017_with_cover_2.p
df  
 
We  have  not  provided  information  about  the  percentage  of  employed  staff  who  do  not 
identify  as  the  sex  assigned  at  birth  as  the  numbers  are  so  small,  and  individuals  could 
potentially be identified.  
 
The  University  is  required  to  consider  legislative  tests  applying  to  personal  data  when  a 
request is received. This includes where information, either on its own or in combination with 
other  information,  might  lead  to  the  identification  of  individuals  and/or  the  disclosure  of 
personal data about them, or their ‘special categories’ of personal data.   
 
The University considers that to release the information requested would not be fair or lawful 
to  the  data  subject(s)  or  would  otherwise  breach  the  Data  Protection  Principles  (Article  5, 
General Data Protection Regulation).  The University has therefore applied the exemption for 
personal data in section 38(1)(b) of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 and has 
withheld  the  requested  information.   Where  applicable  under  the  legislation,  the  University 
has also considered that the public interest test favours the withholding of the information. 
The  Higher  Education  Statistics  Agency  (“HESA”)  has  provided  more  information  on 
redacting/disguising low numbers and data protection.  HESA routinely does this, and is the 
UK higher education sector’s leading statistical reporting and research body.   
 
Their information on low numbers is available to you at: 
https://www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection/rounding-and-suppression-
anonymise-statistics  
 
 

 
For more information, please refer to the Information Commissioner’s Office guidance at:  
https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/ 
 
5.  Do  you  have  a  transgender  equality  policy?  If  so,  please  attach  and  return  with  your 
response. If not – is there a transgender section in your wider equality policy? If yes, please 
attach and return with your response. 
 
Yes;  this  is  available  on the  University’s  external  equality  &  diversity  page  and  on the  staff 
intranet (attached). 
 
6. What is the procedure to support staff who transition whilst in role at the university?  
- How would they change their name, title and gender marker? Please see attached policy. 
- What would you do if a member of staff at the university wanted to use a gender that was 
not currently listed on your system? Information not held: there is no recorded policy in place 
for this specific situation. 
-  Do  you  have  a  central  point  of  contact  for  administering  changes  across  all  IT  systems? 
No. 
- How is the policy made available to managers and staff? Do you provide specific training? 
The policy is published on the staff intranet; no specific training is provided. 
 
7. Do any of your policies and procedures specifically include non-binary people (those who 
do  not  identify  as  male  or  as  female),  and  if  so,  in  what  ways?  Please  attach  any  policies 
that specifically mention non-binary people. 
 
Information  not  held:  there  are  no  University  policies  that  specifically  refer  to  non-binary 
people. 
 
8. Across university systems (such as HR, name badges, IT accounts etc) what title choices 
are  available  for  members  of  staff  at  your  institution?  (e.g  Ms,  Mrs,  Mr  etc).  Are  titles 
compulsory for people to state? 
 
Most University systems (the staff directory, IT accounts) draw data from the HR system and 
would therefore match with the answers provided during the recruitment process, as detailed 
in  Q3  above.  The  University  has  no  specific  policy  on  the  use  of  titles  on  name  badges, 
email signatures etc. 
 
9. What provisions have you put in place for transgender (including non-binary) members of 
staff at your institution to ensure that these staff members feel comfortable and included at 
your organisation? 
 
The  University  has  established  a  Lead  Voices  scheme  made  up  of  staff  and  student 
volunteers in groups supporting each of the protected characteristics, including transgender 
staff and students. These groups have been set up to create networks where individuals can 
seek guidance and support in a safe and inclusive manner. 
 
This concludes the University’s response. 
 
Your right to seek a review of how your information request was managed 
  
If  you  are  not  satisfied  with  our  response  or  our  reasoning  set  out  above,  you  have  40 
working days in which to require a review of our decision. Any such request should be put in 
writing  and  should  be  sent  to  the  University  Secretary,  Abertay  University,  at  the  address 
provided below. The request should:  
  
(a) detail your request for a review of our decision to be undertaken 
 

 
(b) describe the nature of your original request 
(c) explain the reasons why you are dissatisfied with our response 
  
University Secretary 
Abertay University 
Bell Street 
Dundee 
DD1 1HD 
Tel (01382) 308016 
  
E-mail:  x.xxxxxxx@xxxxxxx.xx.xx 
  
If you remain dissatisfied with how your request for information has been dealt with, you also 
have the right, in terms of section 47 of FOISA, and within 6 months, to apply to the Scottish 
Information  Commissioner  for  a  decision  as  to  whether  we  have  handled  your  request 
properly. 
  
Information  relating  to  your  right  to  seek  review  is  available  from  the  Scottish  Information 
Commissioner's website: 
  
http://www.itspublicknowledge.info 
 
or by contacting the Scottish Information Commissioner's Office at the following address: 
  
Scottish Information Commissioner, 
Kinburn Castle, 
Doubledykes Road, St Andrews, 
Fife KY16 9DS 
 
Telephone: 01334 464610 
 
Fax: 01334 464611 
 
E-mail: mailto:xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
  
Website: http://www.itspublicknowledge.info 
 
Or via the SIC’s online appeals service:  
 
http://www.itspublicknowledge.info/YourRights/Unhappywiththeresponse/AppealingtoCommi
ssioner.aspx 
 
If  you  are  unhappy  with  the  Commissioner’s  decision,  you  also  have  the  right  to  appeal 
further to the Court of Session, on a point of law only, under section 56 of FOISA.  Please 
refer to the Commissioner’s website (details above) for further information about your right of 
appeal to the Court of Session. 
 
Yours sincerely, 
  
FOI Processing 
 
Academic Registry 
Abertay University 
 
 

 
Abertay University is a registered Scottish charity, no. SC016040