This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'HR Policy'.


 
 
 
 
 
 
 

Alcohol & Substance Misuse Policy 
 
 

Document Owner 
: Health and Safety 
Version 
 
: V 2.0 
 
 
 
 
Date   
 
: November 2012 
 
 
 
 
We will on request produce this document, or particular parts of it, in other 
languages and formats, in order that everyone can use and comment upon its 
content.  Click on this link for further information. 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 6 link to page 9 link to page 9  
 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
1. 
Introduction 
2. 
Aims of the Policy 
3. 
The Policy 
4. 
Roles & Responsibilities 
5. 
Health Education 
6. 
Off Duty Conduct 
7. 
Unacceptable Behaviour 
8. 
Employee Responsibilities 
9. 
Guidance to Managers 
10. 
Useful links 
 
1. Introduction 
Alcohol consumption and drug taking can affect behaviour, performance and 
relationships, both within work and outside. It is recognised that such issues are 
very sensitive and individuals may face difficulty in coping with this aspect of their 
lives.  The County Council has therefore approved this alcohol & substance 
misuse policy for all its employees, produced to advise you of the contents of the 
policy and your responsibilities. 
2. Aims of the Policy 
This policy aims to offer appropriate support and guidance where possible, 
resorting to sanctions only where necessary alongside the Council’s concern to 
provide a safe & healthy working environment. 
 
The specific aims are to: 
 
•  promote the health, safety & well being of employees and to minimize 
problems at work arising from alcohol and/or substance abuse 
•  make known to employees the harmful effects of excessive consumption 
of alcohol or the use of drugs 
•  encourage safe & sensible drinking habits 
•  identify employees with possible problems arising from alcohol 
consumption/substance misuse at an early stage 
•  offer guidance and actively encourage employees with possible problems 
to seek appropriate help 
•  offer employees known to have alcohol/substance misuse problems 
affecting their work referral to an appropriate agency for assistance. 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

 
3. The Policy 
 
3.1 
All employees are required to present themselves for work, free of any 
undue influence of alcohol and/or substance misuse. 
 
3.2 
It is important to note that the Council does not have an absolute ban on 
alcohol. There is therefore considerable responsibility on employees to 
behave with discretion and  judgement  as to what may be reasonable 
behaviour with regard to alcohol consumption. Employees should bear in 
mind that drinking even small amounts of alcohol or misusing drugs 
before, or while carrying out work that is ‘safety sensitive’ will increase the 
risk of an accident.  
 
3.3 
Government guidance on sensible drinking lists the following as examples 
of specific situations when the best advice is not to drink at all:- 
 
•  Before or during driving; 
•  Before using machinery, electrical equipment or ladders; 
•  Before working in the workplace when appropriate functioning would be 
adversely affected by alcohol. 
 
3.4 
For the purpose of this policy, alcohol and substance misuse are defined 
as follows:  
 

Alcohol Misuse  is defined as a level of drinking which either 
persistently affects an employee’s work or affects it on a “one off” or 
occasional basis. 

 

Substance Misuse  refers to the use of illegal drugs and the 
misuse, whether deliberate or unintentional, of prescribed drugs, 
and substances such as solvents. 

 
3.5 
Although the Council will seek to deal with such issues in a supportive 
way, without recourse to disciplinary action, there may be circumstances 
where this is not possible or appropriate. If any disciplinary action in 
relation to this policy is necessary this will be dealt with under the 
Council’s procedures relating to capability or disciplinary 
 
4. Roles & Responsibilities 
4.1 
Managers will seek advice from senior managers and HR  dealing with 
cases of Alcohol & Substance Misuse. At this stage, specialist advice may 
be sought from the occupational health provider or from the Suffolk Drug 
Action Team. 
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

 
4.2 
Individual employees have a responsibility under the Health & Safety at 
Work Act to seek to ensure the success of the policy and are encouraged 
to do so. 
5. Health Education 
5.1 
In order to adopt a positive stance on the problems  of alcohol/substance 
misuse, special consideration will be given to this issue within the 
Council’s health, safety and welfare promotions and within the overall 
health and safety at work policies. 
6. Off-Duty Conduct 
 
6.1 
It is recognised that employees’ off duty hours are their own concern.  
However, whilst this is the case their conduct at all times must not in any 
way bring the Council into disrepute. 
 
6.2 
It is also worth highlighting that an individual may be off duty when taking 
drugs/alcohol but still be affected by them when they are back on duty.  
 
6.3 
An employee attending a formal work social event may be off duty but any 
consideration of an incident in these circumstances needs to bear in mind 
that the event has been organised under the auspices of the Council, and 
as such are still representatives of the Council.   
7. Unacceptable behaviour 
 
7.1 
This policy does not apply to employees who, following excessive drinking 
and/or substance misuse behave in an unacceptable manner contrary to 
standards of safety & conduct required by the Council.  Such cases will be 
dealt with in accordance with the normal disciplinary procedures. 
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

link to page 9 link to page 9  
8. Employee Responsibilities 
 All employees are required to present themselves for work, free of any undue 
influence of alcohol and/or substance misuse (See Section 3.1).  
 
Employees therefore have responsibilities in relation to this:- 
 
8.1 
If you have a problem, talk to your manager or HR and/or seek assistance 
from  the employee assistance programme,  HM Assist, your GP, your 
trade union representative, a friend at work, or other counselling services. 
Getting help as soon as possible reduces the risk of harm to your health 
and to your career. 
 
 
8.2 
Remember that if you are charged with any criminal activity, including drug 
or alcohol related, you must tell your line manager 
 
8.3 
If you have any doubt about your fitness to carry out any of your work, 
including operating machinery, driving or meeting clients/members of the 
public, you must tell your line manager. 
 
8.4 
If you have any doubt about whether it is advisable for you to have a drink 
in particular circumstances, you should ask your manager. 
 
8.5 
Before you have a drink the night before work, think about getting to work 
and doing your job. 
 
8.6 
You should be aware that although the Council will in most cases be 
supportive, there will be situations when particular issues may have 
disciplinary and criminal implications, such as:- 
 
•  Certain misuse or conduct related to alcohol and substance misuse may 
amount to criminal conduct, such as possessing or supplying controlled drugs. 
In these circumstances, disciplinary action will be taken, and consideration 
given as to whether the Police need to be informed. 
 
•  Driving a vehicle while over the legal alcohol limit or under the influence of 
drugs prescribed or otherwise, either at work or in the course of work, is also a 
criminal offence and will be treated as a disciplinary matter, notwithstanding 
any support which may be provided. 
 
•  Whilst the Council will not randomly test employees it reserves the right, where 
there is evidence to suggest alcohol and substance misuse, to require an 
employee to have a medical examination which may include blood or urine 
test where the health and safety of the employee, co-workers or the general 
public is considered at risk. 
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

 
9.  Guidance to Managers 
 
9.1 

Identifying the Problem 
 
9.1.1 
Alcohol/substance misuse can result in problematic behaviour which 
affects work performance, including the ability to work safely. Some 
examples are illustrated below; these can also act as signs or symptoms 
of a problem: 
 
•  Patterns of absence – frequency/timing/“improbable” reasons. 
•  Poor timekeeping. 
•  Erratic/unacceptable behaviour. 
•  Deterioration in work performance. 
•  Mood swings. 
•  Unkempt appearance/other changes in physical appearance. 
•  Accident/injury. 
•  Deterioration of working relations. 
 
9.1.2 
Obviously these are only some of the signs of a potential problem; cases 
will vary significantly.  Similarly, these and other symptoms may occur 
but be wholly unconnected with alcohol or substance misuse.  
 
9.1.3 
It is a function and role of line management to be alert to possible 
changes in their employees, in terms of attendance at work; 
performance; changes in personality and behaviour. One reliable source 
of further information on these issues is the Health and Safety Executive 
website, where you will find leaflets and information on both alcohol and 
drug misuse at work (http://www.hse.gov.uk/pubns/hazards.htm ).  
 
9.1.4 
As a line manager you should also be aware that under the Health & 
Safety at Work Act 1974, if you knowingly allow an employee under the 
influence of excess alcohol or drugs to continue working and this places 
the employee or others at risk, you could be prosecuted. 
 
9.1.5 
Identifying potential problems ‘earlier’ rather than ‘later’ increases the 
chances of successfully resolving the matter, with less harm to an 
employee’s health and career. Wherever possible managers should 
encourage employees to acknowledge the situation/confide in their 
manager at the earliest opportunity. 
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

link to page 9  
9.2 
Dealing with Incidents of Alcohol/Substance Misuse 
 
9.2.1  Advice must be sought from the HR  Team  at the earliest opportunity.  
Each case will need to be judged on an individual basis, depending on the 
circumstances, including the balance between discipline and support. 
Where disciplinary action is appropriate this will be under the 
Council’s existing procedures for dealing with conduct and 
capability issues.
 
 
9.2.2  As soon as a line manager is of the opinion that an employee is under the 
influence of alcohol or drugs that might be affecting their performance, or 
whose behaviour may be the result of their misuse, (s)he should carefully 
monitor the situation and keep, confidential records of work performance, 
attendance times etc, and all signs and symptoms of misuse. Obviously 
there may be occasions when monitoring over a period of time is not 
appropriate and more immediate action is necessary, such as not allowing 
the employee to continue working, in particular, where there is a risk to the 
employee or to other people who might be affected by the actions of that 
employee. 
 
 
9.2.3  The incident could be an isolated one, or a pattern/routine which may 
indicate an addiction. 
 
9.2.4  As early as possible the line manager (or other manager as applicable) 
should discuss the matter with the employee in private, with another 
appropriate manager present as a witness.   Full notes of the meeting 
must be taken as it is imperative to ensure that, in each & every case, an 
audit trail is kept.  The employee has a right to be 
accompanied/represented by a Trade Union representative  or  work 
colleague  and must be notified as such beforehand, at the earliest 
opportunity (see appropriate disciplinary and capability procedures). 
 
9.2.5  If the employee is “under undue influence” of alcohol and/or substance 
use they should be instructed to leave the workplace until they are in a fit 
state to properly discuss the situation. Care should be taken to ensure that 
the individual does not drive and s(he) may need to be “escorted” by an 
appropriate manager. 
 
9.2.6  In some cases it will be necessary to refer the matter to the Council’s 
Occupational Health Service for advice. If so this should be done as soon 
as possible. However, viewing the matter as a health problem does not 
necessarily preclude disciplinary or other managerial action and the matter 
may need to be considered in the context of the Disciplinary,  Capability 
and/or Grievance Procedures, and the “Code of Conduct”.  
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

link to page 9  
9.2.7  If an occupational health  referral is made, it is possible that a decision 
about disciplinary proceedings may be deferred until the medical report 
has been received and considered, but this will not always be the case. 
 
9.2.8   It should be noted that most  addictions are specifically exempted under 
the Equality Act: that is, they do not constitute a disability, and therefore 
there is no protection from discrimination on the grounds of the addiction.  
This applies to addictions to alcohol, nicotine and all other substances, 
with the exception of addictions as a result of a medical intervention, for 
example to prescribed drugs.  Managers should bear in mind that, despite 
this,  there may be conditions either underlying or resulting from the 
addiction, such as mental health conditions, liver conditions, etc, which will 
constitute a disability.  Managers should take advice in order to ensure all 
necessary adjustments are made to support any protected condition. 
 
9.2.9  Apart from considering the details of the situation, factors that need to be 
taken into account when considering the above mentioned procedures 
include: 
 
• 
whether the employee is in charge of machinery, vehicles etc.  
 
• 
if the employee is responsible for clients, school pupils, persons in care 
or has direct contact with members of the public. 
 
• 
the impact on work performance, colleagues, use of Council resources 
including computer equipment. 
 
• 
whether the  individual confides to a manager / acknowledges that 
(s)he has a problem and needs help, which the Council would view as 
positive steps. Seeking help at an early stage may avoid the need for 
management to take disciplinary or related action.  (However, note 
point 2.13 below about denial.)  
 
9.2.10 These are only some examples as a particular situation will have many 
factors to consider –  for further advice, please refer to HR  at the 
earliest opportunity. 
 
9.2.11 The individual may well need support and counselling depending on 
the circumstances. A  counselling service is available and offers an 
independent confidential support and counselling service. The Council 
may provide the individual with other appropriate support, which may, 
for example include time off for specialist or other treatment and/or 
specialist counselling. In appropriate cases of specialist treatment, all 
parties would be expected to sign a “3 way contract” –  employer, 
employee and counselling service –  to ensure  that the treatment 
programme is operating as agreed. 
 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

link to page 9 link to page 9  
9.2.12 Absence for treatment/rehabilitation will normally be in accordance with 
the Council’s Sickness Absence Policy, but there may be occasions 
when this is not clear – for further advice, please refer to HR. 
9.2.13 For further advice and support an individual may wish to access the 
Trade Union if a member.  
 
9.2.14 There may be cases where the employee denies the existence of a 
problem and/or refuses medical referral. It should be noted that denial 
is often the norm and persuading the employee to move on from this 
can be extremely difficult.  Sensitive efforts should be made to 
persuade and counsel the employee that they would seem to have a 
genuine problem, which unless treated, is likely to get worse. 
 
9.2.15 If the employee still refuses to accept the existence of a problem, this 
in itself will not lead to disciplinary action, but obviously this may have 
repercussions regarding how the problem is dealt with in terms of the 
disciplinary or unsatisfactory work performance procedures; again a 
medical or specialist assessment report should be obtained. It is a 
condition of service that an employee shall, if required by the Council 
at any time, submit to an examination by a medical practitioner or 
specialist counselling service. 
 
9.2.16 In the event of relapse after treatment, each case will be considered on 
its merits, taking into account medical or specialist opinion. The 
opportunity for further treatment may be given but this can not be 
guaranteed. 
 
9.2.17 Ultimately, on the grounds of misconduct, or if the employee’s health is 
so impaired that s(he) is unable to achieve a satisfactory standard of 
work performance, there may be no alternative to dismissal. 
 
9.2.18 It may be necessary to consider urgently whether the employee has 
committed a criminal offence; appropriate advice in these instances is 
available from the HR Team.  
10. Useful Links 
 
Contact Human Resources on:  
08456 053000 
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx 
 
HM Assist – free confidential and anonymous service for those concerned about 
alcohol or substance misuse; Telephone:  0800 141 2784 or further information is 
available at the following link; 
http://colin.suffolkcc.gov.uk/HumanResources/HealthyOrganisation/EAP.htm  
 
Suffolk Helpline
 – a free, confidential & anonymous service for those concerned 
about alcohol or substance misuse  
 
 
Freephone 0808 800 1122 

 
Once printed, this is an uncontrolled document 

 
 
National Drugs Helpline
 
 
 
 
          0800 77 66 00 
 
National Alcohol Helpline 
 
 
 
           0345 320 202 
 
Iceni – Independent drug and alcohol service  
 
          01473 214006 
 
Focus 
– Independent counselling and support   
 
          01284 701702 
10 
 
Once printed, this is an uncontrolled document 

Document Outline