This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidelines in Adult Learning Disability Respite Units'.

COVID-19: GUIDANCE FOR NURSING AND RESIDENTIAL CARE HOMES 
IN NORTHERN IRELAND 
Contents 
Introduction ........................................................................................................... 6 
For Health and Social Care Trusts ...................................................................... 6 

Workforce ........................................................................................................... 6 
Personal Protective Equipment (PPE) ............................................................. 8 
Financial Support .............................................................................................. 9 
Discharge ........................................................................................................... 9 

For Care Homes .................................................................................................. 11 
Access to PPE .................................................................................................. 11 
Maintaining services ....................................................................................... 11 
Discharges from a hospital setting ................................................................ 12 
Reporting of COVID-19 cases ......................................................................... 14 
Support from GPs ............................................................................................ 15 
Caring for residents, depending on their COVID-19 status.......................... 15 

COVID-19 positive cases ............................................................................. 15 
Keeping asymptomatic residents safe and monitoring symptoms ......... 15 
Symptomatic residents ................................................................................ 17 

Managing an outbreak ..................................................................................... 18 
Supporting existing residents who may require hospital care .................... 19 
Medicines Management .................................................................................. 20 
Oxygen………………………………………………………………………………   20 
Providing care after death .............................................................................. 21 
Restrictions on Visitors .................................................................................. 22 
End of life visits ............................................................................................... 23 
Communication with families and other visitors .......................................... 23 
Visits by Health and Social Care Professionals ............................................ 24 
When it may be appropriate to move someone to a different home or 

facility .............................................................................................................. 24 
Infection Prevention and Control (IPC) Measures ........................................ 24 
PPE disposal, cleaning and laundry .............................................................. 25 
Support and advice ......................................................................................... 26 
Regulatory oversight ....................................................................................... 27 

For Care Staff ...................................................................................................... 27 
Testing for Care Home Staff ........................................................................... 27 

 PPE – Advice for Staff .................................................................................... 27 
Staff who come into contact with a COVID-19 patient .................................. 31 
Staff safety ....................................................................................................... 31 
Staff training..................................................................................................... 32 
Professional Regulation .................................................................................. 32 
Support for staff ............................................................................................... 32 
Guidance on Deprivation of Liberty (DOL) provisions under the Mental 

Capacity Act ..................................................................................................... 33 
Staff who experience Covid-19 symptoms .................................................... 33 

 
Annex A – Agreement between HSC and TUS - Transfer of staff to 

Independent Sector re COVID-19 ....................................................................... 35 
Appendix 1 – PROCESS FOR DEPLOYMENT ................................................ 37 
Annex B – Pre-admission infection prevention and control risk assessment 
proforma .............................................................................................................. 38 
Annex C – Isolation of COVID-19 symptomatic patients ................................. 42 
Annex D – Definitions of COVID-19 cases and contacts ................................. 44 
Annex E – Contact Points for Independent Sector Staff Testing .................... 45 
Annex F – Criteria for shielding vulnerable people in Northern Ireland ........ 47 
Annex G – Aerosol Generating Procedures (AGPs) ........................................ 48 
Annex H – Information Sharing ......................................................................... 49 

Privacy Advisory Committee (PAC) Guidance on the disclosure of COVID- 
19 infection status & ICO Position on Sharing Information ......................... 49 
April 2020 ......................................................................................................... 49 
Information Commissioner’s Position ........................................................... 49 

Annex I - Additional sources of training, support and guidance…………… 50
 
 
 
 

 

Version control 
Version Control 
Date of issue 
Version 1.0 
17th March 2020 
Version 2.0 
26th April 2020 
Version 2.1 
3rd May 2020 
Changes made at Annex E - Contact Points 
for Independent Sector Staff Testing 
Version 2.2 
7th May 2020 
Changes made at Annex E – Trust 
testing contact points 
Version 2.3 
29th June 2020 
Changes made at Paragraph 32 – to 
confirm that patients returned to Care 
Homes fol owing attendance at ED 
Version 2.4 
16th July 2020 
Paragraph 32 – clarifying that for 
residents who attend hospital for a short 
appointment/ assessment for non-COVID 
symptoms, and who are not admitted, 
are not required to isolate on return to 
the home in these circumstances. 
Paragraphs 62-63 provide updated 
advice on managing an outbreak. 
References to Reuse of Patients’ Own 
Drugs Protocol removed (paragraph 65 in 
previous version) following withdrawal of 
this protocol. 
Paragraphs 72-86 – updated to reflect 
revised visiting guidelines published on 30 
June 2020 (guidelines included at Annex J). 
Paragraphs 106-117 – PPE advice for 
staff updated. 

 

 
Paragraph 125 – amended to clarify that CEC COVID-
 
19 programmes free of charge for all sectors. 
Annex B – updated pre-admission infection 
prevention and control risk assessment 
proforma. 
Annex E – updated contact advised for Western 
HSC Trust. 
Annexes F and G re-ordered – criteria for shielding 
now at Annex F and list of AGPs at Annex G. 
  Version 2.5 
21st July 2020 
Annex E – updated hyperlink to Employer Referral 
Portal 
  Version 2.6 
11th September 2020 
Paragraph 72 – Update to remind readers 
to refer to recently issued correspondence 
on visiting from the Department. 
  Version 2.7 
10th December 2020 
Paragraphs 73 to 83 – Inclusion of  
guidance on Christmas visiting to care 
homes 
Version 2.8 
21st December 2020 
Paragraphs 25 – 34 setting out revised Discharges from 
a hospital setting 
Paragraphs 76 - 81 setting out further revisions to the 
guidance on Christmas visiting to care homes 
Annex B – Revised pre-admission infection prevention 
and control risk assessment proforma added. 
 

 

Version 2.9 
15th January 2021 
 
Paragraph 75 –  Setting out revisions to restrictions to 
visitors 
 
Paragraphs 76-79  –  Setting out updated  revisions to 
visiting to Care Homes from 15th January 2021 
 
Version 3.0 
2nd April 2021 
 
Insertion of Paragraphs 90-95 – Advice on short Breaks 
out of the Care Home Setting 
Version 3.1 
29th April 2021 
 
Insertion of paragraphs 17 to 20 relating to updated 
PHA advice on ability to split self isolation requirement 
between 2 facilities. 
Updating section on Restrictions on Visitors Paragraphs 
81 to 83 to refer to the Pathway Document. 
Removal of section relating to Advice on short breaks 
out of the Care Home Setting. 
 
 
Version 3.2 
21 June 2021 
Updating paragraph 119 – Staff who come into contact 
with a Covid 19 patient (following PHA input). 
Updating paragraph 134 – Staff who experience Covid 19 
symptoms – isolation period updated (following PHA 
input). 
Updating Annex D (fol owing PHA input). 

 

COVID-19: Key messages for providers of residential and nursing care 
in Northern Ireland 
  Co-ordination between care providers, the voluntary and community 
sector, and the HSC is critical to the success of the strategy for delaying 
and treating COVID-19. 
  Workforce: providers and Trusts must plan in partnership, making the 
best use of all available assets, to ensure the availability and adequate 
training of staff. 
  Discharge: Revised arrangements from hospital settings now in place 
based on latest scientific advice   
 •  Support: The RQIA’s Service Support Team (SST), which was operational 
during the crisis, has been stood down. However, Duty Desk Inspectors are 
available to support nursing and residential care home providers during this 
crisis.  
  Access to PPE: Providers should work with suppliers to secure an 
adequate supply of PPE but wil  be supported by Trusts where they are 
unable to source items. 
 
Introduction 
1.  This guidance is aimed at Health and Social Care Trusts and registered 
providers of accommodation for people who need personal or nursing 
care. In addition, there are also important messages for relatives and 
friends of those in nursing and residential homes. 
For Health and Social Care Trusts 
2.  Trusts must continue to collaborate with all care home providers 
throughout the period of the COVID-19 pandemic. The Health and Social 
Care Board has sought approval to free up Trust resources in a number 
of areas to enable them to rapidly respond to, focus on and prioritise the 
needs and staff requirements associated with the impact of COVID-19. 
Workforce 
3.  Trusts should continue to maintain contact with all registered nursing and 
residential homes in their Trust area, and with the RQIA’s Service 
Support Team, to discuss and facilitate plans for support. This should 

 

include ensuring each care home has a named contact in the Trust who 
can assist that care home in relation to staffing issues or other business 
continuity issues. 
 4.  Trust should have developed robust contingency plans to support nursing and 
residential care homes in situations where the home’s individual contingency 
plans have been exhausted. This may mean temporarily redeploying Trust staf  
to nursing and residential homes to ensure continuity of service. This may 
include support service staff such as cooks, catering and nursing assistants, as 
wel  as professional staff, such as nurses, occupational therapists and 
physiotherapists. Care homes should not be charged for Trust employed staff 
who move to work in a care home as a result of COVID-19 pressures. 
5.  Trusts should seek to ensure that multi-disciplinary support, including any 
appropriate medical input, is available to homes. Infection control support to 
homes is essential and Trusts should focus on ensuring homes that do not 
currently have an outbreak have the best possible infection control practices 
in place. Trusts wil  want to particularly consider the needs of residential 
homes, who wil  not have nursing support onsite. 
6.  Trusts should also consider whether domiciliary care workers, including those 
from the independent sector, could be deployed to support care homes. 
7.  Trusts should continue to make best use of all the assets available to the 
community. This wil  include the voluntary, community and social enterprise 
sectors as well as friends, families, carers or other volunteers where it is safe 
to do so. Trusts should consider how they can use existing contracts with the 
voluntary, community and social enterprise sector to support work related to 
COVID-19, including supporting residential and nursing homes. 
8.  Trusts should prioritise those identified through the HSC workforce appeal, 
and who have the right skil s, for deployment with independent social care 
providers; or for use as backfil  for existing members of staff who can be 
deployed. In addition Trusts should work with homes to consider whether any 
of the 3,000 volunteers who have registered with Volunteer Now can be 
deployed to support social care (but not in posts that are usually paid). Any 
deployment of staff or volunteers in this way must be in line with, and 
underpinned by, the signed agreement at Annex A which wil  ensure that 
appropriate safeguards are in place for both employees and employers.  
9.  This should include ensuring appropriate induction, clear delegation and 
supervision arrangements. Employers have responsibilities to ensure their 
staff are trained and supervised properly until they are competent in the 
particular environment. Employers should ensure, in particular, that there is an 
agreement with care homes that ensures work is appropriately delegated. For 

 

nurses, this should be in line with guidance from Northern Ireland Practice and 
Education Council for Nursing and Midwifery 
(http:/ nipec.hscni.net/download/projects/currentwork/provideadviceguidanc 
einformation/delegationinnursingandmidwifery/documents/NIPEC-Delegation-
Decision-Framework-Jan-2019.pdf). Most tasks carried out by 6 
social care staff wil  not require any delegation process and wil  be carried out 
as part of their core duties and functions as agreed. However if delegation of a 
complex task to a care worker by another professional is required then 
Circular (OSS) 2/2018, The Framework for the delegation of complex tasks to 
social care workers in Northern Ireland should be followed. Staff wil  maintain 
their existing terms and conditions. Some common questions and answers on 
COVID-19 related staffing issues are available 
at https:/ www.publichealth.hscni.net/covid-19-coronavirus/guidance-hsc-
staff/questions-and-answers-hsc-staff#what-pay-will-i-receive-if-i-am-absent-
from-work-due-to-covid-19-09-04-2020 which confirms staff wil  be paid if they 
off work because they are self isolating. 
 
10. Trusts should ensure staff and volunteers are deployed to homes in a way 
which minimises the risk of transferring infections between care homes. This 
should mean staff only working in one home, as far as is practicable. It may 
also mean cohorting staff for care homes with and without infections or 
isolating some staff between working in different care homes. 
 
11. Where Trusts have block booked hotels for staff who may need to live away 
from their family home, they should work with independent sector providers to 
make available any spare capacity for their use. Providers should not be 
charged for this. 
Personal Protective Equipment (PPE) 
12. Trusts must work with nursing and residential homes on the provision of 
appropriate PPE, where they are unable to source their own supplies. This 
must include ensuring providers are able to hold a buf er of stock, and ensure 
provision of PPE is in line with the advice provided on its use in the sections 
below. Trusts must work with care homes to understand requirements and 
prioritise stock across organisations, where there are any short term limitations 
on stock. Trusts should continue to ensure al  nursing and residential homes 
have a named point of contact with whom to discuss PPE provision. Homes 
should not be charged for the provision of PPE from Trust stocks. The HSCB 
wil  work with Trusts to ensure al  Trusts work towards a consistent approach in 
the provision of PPE – including how the level of stock to be held by providers 
is judged. The Department and the HSC are continuing to pursue al  feasible 
PPE supply routes in order to ensure al  providers wil  continue to be able to 
access the PPE they need. 

 

Financial Support 
13. Support should also be provided to ensure the financial resilience of care home 
providers. Where, as a result of the COVID-19 outbreak a nursing or residential 
care home’s income reduces by greater than 20% below the past 3 months’ 
average then Trusts should block purchase 80% of the vacated beds at the 
regional tariff. The Trust should then fil  these beds as required over the next 
three months, taking account of the factors set out in this guidance and provided 
it is clinically safe to do so. If beds are stil  vacant at the end of that period a 
further review would be undertaken by the Trust working with the HSCB. 
Further consideration is being given to financial support for the sector to help 
meet the increased costs that providers are facing. These financial measures 
are time limited. 
Discharge 
14. Trusts wil  need to work with families and friends to ensure they understand 
that those deemed medical y fit and waiting on a residential placement may be 
al ocated the first place that is available, where clinically appropriate. This may 
not necessarily be the first choice for the individual, their family or friends but it 
is important to note that people can subsequently move to the home of their 
choice, once it becomes available. The timing of any move wil  need to take 
into account the need to limit movement between homes to ensure COVID-19 
is not spread. Trusts wil  arrange any transfers as and when appropriate. 
15. Trusts must, however, ensure that all individuals discharged to a care home 
have been subject to a COVID-19 test. Where the care home has the resources 
to isolate an individual they should accept new or returning residents 
discharged from hospital while test results are awaited.  
16. Al  new residents in care homes should be subject to isolation for 14 days as 
per infection control advice. Where care homes are unable to isolate 
individuals, Trusts should make arrangements for isolation of such patients in a 
suitable setting until they can be admit ed to the care home. The RQIA can offer 
advice and support through the Guidance team and/or aligned inspectors when 
queries around isolation arise. 
17. The isolation advice depends on the COVID-19 status of the patient: 
COVID-19 negative 
o  COVID-19 negative residents should isolate for 14 days within their own 
room. 

 

 
COVID-19 positive  
o  If a resident has previously tested positive for COVID-19 and is within 90 
days of their initial il ness onset or positive test date, and they have 
already completed their 14-day isolation period and have no new COVID-
19 symptoms or exposure, they are not required to have a COVID-19 test 
prior to discharge and may not be required to isolate (individual care home 
decision). 
o  If a resident has a new COVID-19 infection the total 14 day isolation 
period can be shared across the hospital and care home if infection 
prevention and control practices are not breached. 
18. Public Health England guidance outlines relevant considerations to facilitate 
discharge and share the isolation the 14 day isolation period across the clinical 
and care setting – this is fully applicable to care home settings in Northern 
Ireland.   
19. Updated PHE guidance on the discharge of positive patients/residents from 
hospital is available at the following link: 
(https:/ www.gov.uk/government/publications/designated-settings-for-people-
discharged-to-a-care-home/discharge-into-care-homes-for-people-who-have-
tested-positive-for-covid-19)   
20. The updated PHE guidance explains that: 
 
‘The total 14-day isolation period can be shared across the hospital and 
designated setting if infection prevention and control practices are not 
breached. If the individual has had a new COVID-19 exposure prior to 
discharge, then the 14-day isolation period should start from the day of 
the last exposure.’ 
 
The PHE guidance also explains that the care home retains the discretion to 
isolate a resident if they wish. 
21. The PHA IPC Cell has agreed that ‘from an IPC perspective isolation can be 
shared across facilities provided all IPC practices and covid secure 
behaviours remain in place.’ ‘This means that if an individual has spent 10 
days of their 14 day isolation period in hospital, in a COVID-19 secure 
environment, with no IPC or PPE breaches or new COVID-19 exposures, they 
would only be required to isolate for 4 days on discharge to the care home.’ 
22. A pre-admission infection prevention and control risk assessment proforma 
wil  assist nursing and residential care home managers to record relevant 
information regarding past or current infection. The risk assessment proforma 
is attached at Annex B for completion by the care home.
10 
 

For Care Homes 
Access to PPE 
23. Where providers are unable to source appropriate Personal Protective 
Equipment (PPE) HSC Trusts wil  work with care homes to ensure they have 
the appropriate equipment available to them. The provision of PPE should 
reflect the relevant guidance 
https://www.gov.uk/government/publications/wuhan-novel-coronavirus-
infection-prevention-and-control/covid-19-personal-protective-equipment-ppe.  
Public Health England (PHE) issued guidance on 17 April 2020 regarding the 
reuse of PPE. Advice issued by the Chief Medical and Nursing Officers on the 
19th April confirms this guidance has not been implemented in Northern 
Ireland at this point in time. 
24. Providers must identify any particular issues (such as the requirement for PPE 
related to Aerosol Generating Procedures) (AGPs) in good time to Trusts. 
25. A single point of contact (SPOC) available both in and out of hours has been 
identified in each Trust to be contacted directly by the providers to secure 
supplies. Details have been circulated to registered providers separately. 
Contact can be made both in and out of hours. Care homes wil  not be 
charged for any provision of PPE from Trust stocks. This is a time limited 
approach, related only to COVID-19. 
26. In addition to this support, RQIA has set up a system whereby they wil  be 
notified daily by the Department of Finance of all offers of external assistance 
on PPE which are not deemed of a suitable scale for the HSC’s Business 
Services Organisation to engage on. RQIA wil  notify all registered providers 
of these offers so they have the opportunity to engage directly with suppliers 
to purchase products. One hour later this information wil  be released to the 
wider procurement sector in the public sector. 
27. The Department is continuing to monitor the provision of PPE to the 
independent care home sector. A very significant volume of PPE has been 
and wil  continue to be delivered to the independent sector. 
Maintaining services 
28. Care home providers should continue to implement contingency plans and 
continue to work with their usual suppliers, to secure long-term supplies of food, 
11 
 

pharmaceuticals, bed linen and other essential supplies. If there are any 
disruptions in supply, care homes should work with their local HSC Trust to 
consider how any essential support can be provided. Any disruptions should 
be flagged immediately. 
29. Business continuity plans should be kept under review, with a specific focus 
on the workforce. Providers should continue to consider how they can 
increase capacity in the event of staff il ness or absence. Providers should 
also assess their ability to isolate or cohort residents and be ready to do so. 
30. Legislation has been changed so that workers can start after a barred list 
check and check of the Northern Ireland Social Care Council (NISCC) 
register, provided they are appropriately supervised and the normal pre-
employment vetting information has been requested. Care homes should 
encourage new workers to apply for registration with the NISCC and they 
must do so within 6 months if stil  working. 
31. NI Social Care Council (NISCC) registration fees have also been deferred for 
new applicants. 
Discharges from a hospital setting 
32. Al  hospitalised care home residents should be discharged as soon as they 
are fit, whether they are COVID-19 positive or not. Hospital staff will clarify 
with care homes the COVID-19 status of an individual, and any COVID-19 
symptoms, during the process of transfer from a hospital to the care home. 
See Appendix B  
 
33. Hospital staff should communicate to care home staff about the estimated 
date of discharge as soon as possible after admission and diagnosis. This 
communication should include the date and result of the first swab and the 
planned date of pre-discharge swab.  
 
34. Al  hospitalised care home residents who have previously tested negative as 
part of hospital routine screening or the investigation of a recent il ness should 
be tested for SARS-CoV-2 again 48 hours prior to discharge and the result of 
this repeat test relayed to the receiving organisation. 
 
35. If a person is re-tested within 90 days from their initial il ness onset or test 
date and found to stil  be positive for SARS-CoV-2, a clinically led approach 
should be used to interpret the result and inform subsequent action taking into 
account several factors, such as COVID-19 symptoms, underlying clinical 
12 
 

conditions, immunosuppressive treatments and conditions, and additional 
information such as cycle threshold values. The responsible clinician (e.g. GP 
or hospital consultant) should seek clinical advice from an infection control 
specialist/microbiologist as required. 
 
36. Immunocompetent residents who have tested positive within the previous 90 
days, and remain asymptomatic, should not be re-tested, unless advised by a 
clinician if they develop new respiratory symptoms. This is because fragments 
of inactive virus can be persistently detected by PCR in respiratory tract 
samples following infection, well after a person has completed their isolation 
period and is no longer infectious.  
 
37. For asymptomatic people discharged into a care home and who have tested 
negative it is recommended that the individual stil  isolates for 14 days. Most 
homes wil  have the facilities to accept these discharges in line with 
assessments from the RQIA, Trust or PHA staff. 
 
38. Any resident who tests positive and is being discharged within their 14 days 
isolation period should only be discharged to care homes that can provide 
effective isolation strategies or cohorting policies, in line with the current 
COVID-19 prevention policies.  
39. Care homes should treat new residents in the following way: 
a)  In the very small number of cases where individuals are discharged from 
hospital within the 14-day period from the onset of COVID-19 symptoms 
they should only be discharged to care homes that can provide effective 
isolation strategies or cohorting policies, in line with assessments from 
RQIA, Trust or PHA staff 
b)  For asymptomatic people discharged into a care home and who have 
tested negative it is recommended that the individual stil  isolates for 14 
days. Most homes wil  have the facilities to accept these discharges in 
line with assessments from the RQIA, Trust or PHA staff. 
c)  For people who have previously tested positive for COVID-19, they 
should continue to appropriately isolate. Most homes wil  have the facility 
to accept these discharges in line with assessments from the RQIA, 
Trust or PHA staff. 
d)  Most individuals being admit ed to care homes from their own homes wil  
have been self-isolating. However, care homes wil  want to risk assess 
the individual circumstances and agree with the new resident and their 
family whether it is appropriate to apply a 14 day isolation policy in each 
case. 
13 
 

 
40. A cough or a loss of, or change in, normal sense of smell or taste (anosmia) 
may persist in some individuals, and is not an indication of ongoing infection 
when other symptoms have resolved. . Seek clinical advice as required. 
 
41. Cooperation between healthcare providers, the care home sector and other 
care providers–such as community palliative and hospice care is crucial in 
managing safe discharges from hospitals and ensure that potential impacts on 
patient flow are minimised. These collaborations should also have a long-term 
benefit, helping to improve medical care for care home residents by 
strengthening relationships between all those who provide them with care. 
 
 
Reporting of COVID-19 cases 
 
42. Where a single resident has been identified with symptoms of COVID-19, the 
requirement for testing should be discussed with the local Trust Care Home 
Support Team or equivalent. In the event that a test result is positive Health 
Protection Duty Room at the PHA on 0300 555 0119 must be notified. 
 
43. It is important that potential clusters of cases are identified early so that 
immediate steps can be taken to prevent spread. If the definition of an 
outbreak (i.e. two or more cases within a 14 day period) is met for residents 
and/or staff, the person in charge of the care home should first contact the GP 
of each affected individual case to arrange clinical assessment. Liaison 
between the care home manager, GP, PHA and the Trust needs to be clear to 
ensure good communications and consistent practice when clusters emerge. 
Primary care services should be accessed as set out in paragraph 37.  The 
care home management should then notify the Public Health Agency (PHA) 
duty room where a clinical risk assessment wil  be undertaken by the PHA 
duty officer with the care home manager (and if required, GPs). The PHA duty 
officer wil  advise the care home of what further appropriate action to take. 
 
44. Al  staff and residents in a home where there is an outbreak wil  now be 
tested. 
 
45. Where the PHA has requested that several residents are tested, PHA wil  be 
notified of the results. The home wil  receive notification of results via normal 
processes. 
 
14 
 

Support from GPs 
 
46. GPs wil  continue to provide support to their patients in care homes. In 
particular, GPs wil  provide each patient with an Advanced Care Plan. GP 
practices wil  also provide care homes with telephone triage, advice and 
support throughout a patient’s il ness. 
 
47. However, unless the practice deems it inappropriate, any call requiring a visit 
to the care home wil  be passed to the relevant Covid Centre. Care homes 
may be asked to submit a standard template of information to support the GPs 
clinical decision making. 
 
Caring for residents, depending on their COVID-19 status 
COVID-19 positive cases 
48. If you are caring for a resident who has been discharged from hospital and 
has tested positive for COVID-19, the discharging hospital wil  provide you 
with the following information upon discharge: - 
  The date and results of any COVID-19 test; 
  The date of the onset of symptoms; and 
  A care plan for discharge from isolation. 
49. Annex C provides further information on the appropriate isolation required for 
care home residents who have been discharged from hospital following 
treatment for COVID-19. 
Keeping asymptomatic residents safe and monitoring symptoms 
50. Care home providers should follow social distancing measures 
(https://www.gov.uk/government/publications/covid-19-guidance-on-social-
distancing-and-for-vulnerable-people/guidance-on-social-distancing-for-
everyone-in-the-uk-and-protecting-older-people-and-vulnerable-adults) for 
everyone in the care home, wherever possible, and the shielding 
(https://www.gov.uk/government/publications/guidance-on-shielding-and-
protecting-extremely-vulnerable-persons-from-covid-19) guidance for those in 
the extremely vulnerable group. 
 
51. Enhanced measures should be put in place to seek to protect residents. This 
should include additional cleaning, restricting residents to their rooms as far as 
15 
 

possible and strictly limiting any use of communal areas (in line with social 
distancing guidance). Homes may wish to encourage residents to take meals 
in their rooms (provided this can be overseen safely) and should manage any 
use of communal dining rooms to ensure social distancing is maintained. 
Homes may wish to encourage staff to change their clothes on arrival to 
homes and to ensure they continue to wash their uniforms before each shift in 
line with the infection control manual 
(https:/ www.niinfectioncontrolmanual.net/). 
 
52. As far as possible homes should seek to limit turnover in staff they use and 
seek to limit the number of staff moving between different homes. This might 
include block booking agency staff to ensure consistency. We recognise that 
there may be a tension between ensuring homes are appropriately staffed and 
minimising the number of different staff members working in the home. 
53. As far as possible staff should work in groups who are limited to particular 
groups of patients and/or parts of the care home. 
54. We are also strongly supportive of care home workers sleeping in homes, 
providing that can be done safely and with due regard to the need to ensure 
social distancing between staff when not working and with the agreement of 
workers. We are considering how we can provide support to these initiatives. 
55. As part of their employer’s duty of care, providers have a role to play in 
ensuring that staff understand and are adequately trained in safe systems of 
working, including donning and doffing of personal protective equipment. 
56. All care homes should be monitoring unaffected residents and staff 
twice daily. Staff working while symptomatic is a key risk for the spread of 
infection in a home. Monitoring should involve temperature taking, asking 
about and looking out for the following symptoms: 
  a fever (≥37.8°C) 
  a new persistent cough, or worsening of an existing cough 
  new or worsening shortness of breath 
However, staff should be aware that symptoms may be atypical in care 
home residents (see paragraph 56). 
57. Staff and residents should made aware of what to do if someone develops any 
of the above symptoms. Homes may wish to display the poster available at 
https://www.publichealth.hscni.net/publications/guidance-management-covid-
19-care-homes-and-other-residential-facilities  
16 
 

58. Monitoring is particularly important for residents with dementia and cognitive 
impairment who may be less able to report symptoms because of 
communication difficulties. Staff should be alert to the presence of other signs 
that the resident is unwell as well as symptoms of the virus. This could include 
delirium and changes in behaviour, which people with dementia are more 
prone to suffer from if they develop an infection. 
59. For people with a learning disability, autism or both we suggest that you read 
this guidance https:/ www.england.nhs.uk/coronavirus/wp-
content/uploads/sites/52/2020/03/C0031Specialty-guideLD-and- 
coronavirus-v1-24-March.pdf which has good information about the 
additional things to do if you are caring for this group of people. 
60. For residents with dementia, a learning disability or mental health issues there 
may be challenges maintaining the protective measures. Implementing 
measures including isolation and social distancing may have adverse effects 
that need to be considered. 
61. These factors may be more marked for these residents who may be at 
increased risk of becoming anxious, frustrated and distressed by isolation or 
social distancing measures. Therefore consistency in familiar and daily 
routines should be maintained as much as possible. The appropriate use of 
language and suitable methods of communication, such as easy read or 
pictorial literature, or communication passports, wil  need to be considered. 
62. The use of PPE may also increase anxiety and distress in a resident with 
dementia, learning disability or with mental il  health, or evoke an unexpected 
reaction. Staff should implement proactive measures that explain their 
appearance in ways that the person understands, in trying to minimise any 
negative reaction. 
63. It may also be more difficult to implement and monitor measures like isolation, 
social distancing, frequent hand hygiene and good respiratory hygiene. 
Consideration should be given to cohorting where possible, regular assistance 
with hand washing and provision of individualised activity. 
64. Where it has proved difficult or detrimental to help residents stay in their own 
room, social distancing measures must be implemented in any shared spaces. 
Alternative ways to meet specific and sensory needs should be explored. 
Restraint should not be used to manage social distancing. 
Symptomatic residents 
65. Symptoms may be atypical or more nuanced in older people with co-
morbidities in care homes who may present with Influenza Like Il ness (ILI), 
17 
 

respiratory il ness, new onset confusion, reduced alertness, reduced mobility, 
increased falls, delirium, or diarrhoea and sometimes do not develop fever. A 
dry cough may develop late. Such changes should alert staff to the possibility 
of a new COVID-19 infection. Homes therefore need to be extremely vigilant 
to changes in residents and be particularly alert to any unexplained deaths. 
Definitions of COVID-19 cases and contacts are at Annex D
66. Any resident presenting with symptoms of COVID-19 should promptly be 
isolated. This should be in in a single room with an ensuite bathroom, where 
possible. Staff should immediately instigate ful  infection control measures to 
care for the resident with symptoms, which wil  avoid the virus spreading to 
other residents in the care home and stop staff members becoming infected. 
67. Advice is available on the PHA website (https://www.publichealth.hscni.net/) or 
from the RQIA (https://www.rqia.org.uk/) or through the Service Support Team 
(SST). NHS 111 can be contacted for advice. If further clinical assessment is 
required, the resident’s GP should be contacted. 
68. Homes should continue to monitor the resident and if symptoms worsen 
during isolation or are no better after 7 days, contact the resident’s GP for 
further advice around escalation and to ensure person-centred decision 
making is followed. 
69. For residents with dementia, learning disability or mental il  health there may be 
challenges in maintaining a period of isolation. 
Support with regular  
handwashing and good respiratory hygiene wil  be essential. Anticipating 
needs such as hunger, thirst, pain, or wishing to use the toilet, alongside 
provision of purposeful activity and appropriate levels of supervision for both 
the individual and throughout the care home may help to facilitate isolation. 
Virtual methods for contacting family and friends should be explored. 
Consideration may have to be given to use of fluid resistant surgical masks for 
a resident who cannot tolerate isolation and who wil  agree to wear a mask. 
Restraint should not be used to manage isolation. 
70. Useful guidance developed by the Northern Trust on COVID-19 and dementia 
wil  be issued separately. 
Managing an outbreak 
71. COVID-19 should be suspected in any resident with a persistent cough (with 
or without sputum), nasal discharge or congestion, hoarseness, sore throat, 
wheezing, sneezing, loss of sense of smell or taste, or high temperature (at 
least 37.8°C). However, COVID-19 in care home residents can present with 
non-respiratory symptoms. These include loss of appetite, new 
onset/worsening confusion, or diarrhoea. Care home staff, with detailed 
18 
 

knowledge of residents, is well-placed to intuitively recognise these subtle 
signs (‘soft signs’) of deterioration. We encourage care home managers/senior 
staff to discuss any atypical symptoms of concern with the dutyroom for 
advice and risk assessment. 
72. It is important to identify both single cases and potential clusters of cases. 
Early identification allows immediate steps to be taken to prevent spread. If 
you have single cases or potential clusters of cases in residents and/or staff, 
the person in charge of the facility should: 
  contact the GP of each affected individual case to arrange clinical 
assessment. 
  For a medical emergency dial 999 and advise the call handler of 
the presence of COVID-19 symptoms. 
  In the event of a suspected outbreak (defined as 2 or more people 
meeting the case definition for a possible or probable case of COVID-
19, within the same 14 day period amongst staff or residents), the 
Health Protection Duty Room, PHA must be notified on 0300 555 
0119. This line is open Monday-Friday 9am-5pm. The PHA will 
provide expert advice and support. 
Supporting existing residents who may require hospital care 
73. If you think one of your residents may need to be transferred to hospital for 
urgent and essential treatment, consider the following checklist: 
(a) If a resident shows signs of deterioration 
Assess the appropriateness of hospitalisation: consult the resident's Advance 
Care Plan/Treatment Escalation Plan and discuss with the resident and/or 
their family member(s) as appropriate following usual practice to determine if 
hospitalisation is the best course of action for the resident. Consider whether 
support from services such as Acute Care at Home teams is appropriate. 
(b) If hospitalisation is required and the resident has suspected or confirmed 
Covid-19: 
  Follow Infection Prevention and Control guidelines for patient 
transport; and 
  Inform the receiving healthcare facility that the incoming patient 
has COVID-19 symptoms. 
(c) If hospitalisation is not required and the resident has suspected or confirmed 
Covid-19:-  
19 
 

  Follow infection prevention and control, and isolation procedures 
and consult the resident’s GP for advice on clinical management / 
end of life care as appropriate. 
(d) If a resident requires support with general health needs:- 
 
  Consult the resident's Advance Care Plan; 
  Consult the resident's GP and community healthcare staff to seek 
advice. 
(e) Postpone routine non-essential medical and other appointments:-  
  Review and postpone all non-essential appointments (medical 
and non-medical) that would involve residents visiting the hospital 
or other health care facilities; and 
  If medical advice is needed to manage routine care, consider 
arranging this remotely via a phone call with the GP or named 
clinician. 
Medicines Management 
74. Existing arrangements should be used for the supply and delivery of 
medicines to care homes from community pharmacies. Good relationships 
between homes and pharmacies have been developed over many years and 
should be utilised and built upon at this time. 
75. It is recognised that there wil  be particular medicines related challenges for 
patients with COVID-19 infection which may require medicines to be stopped 
or changed. Work wil  be undertaken to mobilise the skil s of clinical 
pharmacists in Trusts and general practice to support staff and prescribers 
requiring medicines advice for critically il  patients. 
Oxygen 
76. It is recognised that the demand for oxygen wil  be increased as COVID cases 
emerge within care settings. Work is being undertaken to enhance home 
oxygen services provided by BOC and community pharmacy in order to meet 
this need and ensure there is a reporting system to highlight risks of supply 
issues 
http://www.hscbusiness.hscni.net/pdf/letter%20oxygen%20NH%20covid%20p  
atients%2010%20April.pdf 
20 
 

Providing care after death 
77. The infection prevention and control (IPC) precautions described in this 
document continue to apply whilst an individual who has died remains in the 
care home. This is due to the ongoing risk of infectious transmission via 
contact, although the risk is usually lower than for those living. 
78. Public Health England’s (PHE’s) Rare and Imported Pathogens Laboratory 
has assessed the post-mortem risk from people who have died of coronavirus 
(SARS-CoV2) infection and has identified little residual hazard apart from: 
  potential droplet generation from artificial air movement during the 
initial care of the deceased; and 
  post-mortem examination where the use of power tools take place, 
which is a risk for aerosol generation. 
79. Guidance surrounding deaths and COVID-19 is available here 
ht ps://www.health-ni.gov.uk/publications/covid-19-guidance-surrounding-
death. Registered Nurses who have completed relevant training wil  stil  be 
able to verify life extinct (VLE) in the appropriate circumstances. (DoH (2020) 
Guidelines for Verifying Life Extinct (VLE) during COVID-19 pandemic). 
80. The Public Health Agency advises the following actions upon the death of a 
care home resident with suspected or confirmed Covid-19:- 
a.  Once the person has died, all visits to the deceased person must 
stop. This includes visits from close family and friends. 
b.  The deceased person must:- 
> remain in isolation in their own room if this is already in place. 
> if not already isolated, this should be put in place 
immediately:-  
  advise others not to enter the room. 
  place signage on the door restricting entrance. 
> if death occurs outside of the deceased’s own room: 
  all other residents in the vicinity should be moved to 
another room; 
  they must maintain a distance of 2 metres from the 
deceased whilst in the same room and whilst being 
moved to another room; and 
  They must continue to socially distance from each other 
in the room they are relocated to. 
21 
 

c. Care home staff must: 
  not enter the deceased’s room unless they are wearing 
appropriate PPE in line with standard infection control 
precautions. This includes disposable gloves, plastic 
apron, fluid resistant surgical mask and eye protection 
(if there is a risk of splashing); 
  if not already done, place surgical mask over face and 
nose of the deceased; 
  limit time in the isolation room and limit exposure to the 
environment in the isolation room; 
  restrict access to the minimum essential staff only; and 
  put a “do not enter” sign on the door. 
d. Funeral Arrangements:-  
  ensure that funeral directors are notified of the suspected 
or confirmed infectious condition including COVID-19; 
  ensure funeral directors are wearing appropriate PPE 
when moving the deceased; and 
  ensure a safe route for transfer of the deceased person 
from the premises to the funeral directors’ vehicle. This 
should ensure that other residents and staff remain 
socially distanced. 
e. Terminal Cleaning:-  
• 
It is estimated that viable virus could be present for up to 
48 to 72 hours on environmental surfaces in “room air” 
conditions. Once the room is vacated, terminal cleaning 
as per PHA guidelines is required. Appropriate PPE 
should be worn. 
Restrictions on Visitors 
81. Al  nursing and residential care homes should follow the guidance set out in 
‘COVID-19: REGIONAL PRINCIPLES FOR VISITING: NURSING & 
RESIDENTIAL CARE HOMES IN NORTHERN IRELAND - Visiting with 
Care - A Pathway’ which was published on 30 April 2021, and takes effect 
from 7 May 2021. The revised guidance can be found at: 
ht ps://www.health-ni.gov.uk/sites/default/files/publications/health/doh-
visiting-with-care-a-pathway.pdf  22 
 

82. It should be noted that if a resident leaves the premises under the terms of the 
Pathway for a short period of time only (i.e. not overnight) and follows the 
advice on Infection Prevention and Control, there would be no need to 
undertake the 14 days isolation that may have been required previously. 
83. As the situation remains fluid, this guidance wil  be kept under review, and the 
approach to visiting arrangements within care homes may be further amended 
as new evidence emerges. 
End of life visits 
84. A resident may have indicated in their Advance Care Plan who they would like 
to visit as they approach end of life. If this has not been recorded, a resident 
approaching end of life should be asked where possible who they would like to 
visit. Family, next of kin and/or appropriate others may be able to advise where 
a resident is unable to provide this information themselves. Al  requirements in 
terms of the care home’s visiting policy, which includes IPC measures, use of 
PPE etc. must be adhered to. 
 
Communication with families and other visitors 
85. Care homes should ensure good communication with families and friends on 
these restrictions and ensure ongoing communication to assure families and 
friends about the ongoing quality of care and wellbeing of residents. Care 
homes should communicate the detail of their visiting policies to residents, 
family and other visitors. 
86. Friends and family should be advised that their ability to visit care homes is 
stil  being controlled in accordance with regional guidance and the care 
home’s risk assessment, and is subject to the specific circumstances of the 
care home and those living and working within it. 
87. Where care homes are proposing to take a bespoke approach to a specific 
resident, it should seek to engage family and other likely visitors, as well as 
the resident where appropriate, in this decision. 
88. We recognise that where homes have reduced staffing levels because of 
il ness or self-isolation, families may find that opportunities to speak to staff or 
their relatives are more limited than they would wish. Trusts should consider 
how they can support homes with communication to families, just as they 
should be considering support in delivering care to residents. 
89. As set out in paragraph 56 presentation of COVID-19 in care home residents 
may be atypical. Close communication with families may help to identify 
changes in behaviour, which could be an early indication of infection and allow 
23 
 

care homes to better support the individual and guard against any spread of 
infection within the home. 
Visits by Health and Social Care Professionals 
90. Providers must ensure relevant Health and Social Care professionals continue 
to have access to residents where they need to in order to carry out any 
essential assessments or deliver care. In order to maintain a reduced footfall 
through Care Homes, virtual appointments should continue where the relevant 
HSC professional deems it appropriate and is able to facilitate. This wil  not be 
the case in all circumstances. Visiting professionals must adhere to al  of the 
Care Home’s IPC requirements, where it is necessary that they undertake a 
face to face appointment with a resident. Care Homes should not allow 
through-premises deliveries. 
 
When it may be appropriate to move someone to a different home or facility 
91. Advice on cohorting and isolation is included at Annex C. Cohorting and 
isolation within a nursing or residential home in order to limit spread of 
infection may in itself present unintended consequences, such as changes in 
behaviour, distress from being in an unfamiliar environment or increased 
levels of anxiety. This wil  also be the case if the option to move a resident out 
of their usual care home to another facility is available and is being 
considered. 
92. In extreme circumstances such moves can contribute to a rapid and critical 
deterioration in a resident’s physical and mental health. Ideally care homes 
should aim to maintain as many usual routines as is possible. Where 
cohorting, isolation or relocation are under consideration, a discussion 
between the resident, and/or their relative/representative, the care home, the 
Trust and any other relevant persons should include holistic consideration of 
the benefits and risks of the proposed protective measure. 
93. Interventions and measures that aim to limit unintended consequences should 
be agreed. Al  parties involved wil  need to understand that in most 
circumstances, these decisions wil  need to be taken quickly. It may therefore 
be helpful to undertake and record discussions that consider all available 
options in advance of such a situation arising. 
 
Infection Prevention and Control (IPC) Measures 
94. Care homes are not expected to have dedicated isolation facilities for people 
living in the home. However, they should implement isolation precautions 
when someone in the home displays symptoms of COVID-19 in the same way 
24 
 

that they would operate if an individual had influenza or diarrhoea and 
vomiting, implementing the following precautions: - 
  If isolation is needed, a resident’s own room can be used. Ideally 
the room should be a single bedroom with en-suite facilities. 
Where this is not available, a dedicated bathroom near to the 
person’s bedroom should be identified for their use only. 
  Protective Personal Equipment (PPE) should be used in line with 
current guidance which can be accessed. 
  Room door(s) should be kept closed where possible and safe to 
do so. Where this is not possible ensure the bed is moved to the 
furthest safe point in the room to try and achieve a 2 metres 
distance to the open door as part of a risk assessment. 
  Al  necessary procedures and care should be carried out within 
the resident’s room. Only essential staff (wearing PPE) should 
enter the resident’s room. 
  Entry and exit from the room should be minimised during care, 
specifically when these care procedures produce aerosols or 
respiratory droplets (AGPs). 
  Ensure adequate appropriate supplies of PPE and cleaning 
materials are available for all staff in the care home. 
  Al  staff, including domestic cleaners, must be trained and 
understand how to use PPE appropriate to their role to limit the 
spread of COVID-19. 
  Dedicate specific medical equipment (e.g. thermometers, blood 
pressure cuff, pulse oximeter, etc.) for the use of care home staff 
for residents with possible or confirmed COVID-19. These should 
be single use devices only, provided they are available. It is no 
longer appropriate to share such equipment. 
  Restrict sharing of personal devices (mobility devices, books, 
electronic gadgets) with other residents. 
PPE disposal, cleaning and laundry 
95. It is essential that used PPE is stored securely within disposable rubbish bags. 
These bags should be placed into another bag, tied securely and kept 
separate from other waste within the room. This should be put aside for at 
least 72 hours before being disposed of as normal. Homes should have well-
established processes for waste management. See 
https://www.niinfectioncontrolmanual.net/cleaning-disinfection 
96. Nursing and residential homes should clean frequently touched surfaces. 
Personal waste (such as used tissues, continence pads and other items soiled 
25 
 

with bodily fluids) and disposable cleaning cloths can be stored securely within 
disposable rubbish bags. These bags should be placed into another bag, tied 
securely and disposed of as clinical waste. For those care homes that do not 
have clinical waste facilities, used PPE should be double waste bagged, tied 
securely and stored in the waste disposal area for 72 hours before placing in 
the waste disposal bin. 
97. Dirty laundry should not be shaken. This wil  minimise the possibility of 
dispersing virus through the air. Items should be washed as appropriate in 
accordance with the manufacturer’s instructions. Dirty laundry that has been in 
contact with an il  person can be washed with other people’s items. Items 
heavily soiled with body fluids, such as vomit or diarrhoea, or items that cannot 
be washed, should be disposed of, with the owner’s consent. If a resident has 
symptoms of COVID-19, staff should advise families who normally take their 
relative’s laundry home to wash that the laundry must be washed by staff on-
site. 
Support and advice 
98. Queries and contacts related to individual case management should continue 
to be directed to HSC Trusts. 
99. RQIA has set up a Service Support Team. The work of this team wil  include 
provision and coordination of support to independent sector providers of 
nursing and residential care homes. This wil  involve (a) provision of guidance, 
advice and resolution, collation and coordination of information from Trusts for 
providers; and (b) collation of information for Trusts and Department from the 
sector to support clarity. 
100.  Care homes should contact a central RQIA number 02895361111 or RQIA 
Update App https://rqiani.glideapp.io for all matters related to operational 
management of services. The SST service is available 7 days a week from 
8.00am to 6.00pm and is supported by a range of inspectors with knowledge 
and expertise of the sector. 
101.  The Public Health Agency co-ordinates a dedicated team of infection and 
prevention control nurses, who wil  provide advice and guidance in the event 
of an outbreak. 
102.  In addition, the PHA wil  continue to re-direct resources previously focused 
on working to support care home transformation, to support homes in how 
they manage COVID-19 outbreaks and minimise the likelihood of infection. 
 
26 
 

Regulatory oversight 
103.  RQIA will work with providers to support them to make risk-assessed and 
evidence-based decisions using their professional judgement and knowledge 
and understanding of the people they provide services to. This wil  include 
RQIA working with providers to come to solutions to issues that may be outwith 
the let er of standards or regulations but which provide safe, pragmatic 
remedies to issues that could never have been planned for on this scale. 
104.  NISCC have made clear that their fitness to practice process wil  focus on 
high risk concerns. 
 
For Care Staff 
Testing for Care Home Staff 
105.  Al  symptomatic care home staff or care home staff who are self-isolating 
because a member of their household is symptomatic have access to testing. 
Annex E provides details of contact points to arrange these tests. 
106.  The significance of the results of any test wil  need to be considered. Al  
care homes should have access to a Single Point of Contact in their local 
Trust for return to work advice. Updates to the testing protocol wil  be provided 
as necessary to care homes, through the RQIA. 
PPE – Advice for Staff 
107.  The use of PPE in Northern Ireland reflects UK-wide guidance, which is 
updated in line with new evidence. Staff working in care homes are advised to 
refer to the online guidance regarding PPE. Referring to the online guidance 
wil  ensure staff have access to the most up-to-date information. The most 
recent 
guidance 
is 
available 
at  
https://www.gov.uk/government/collections/coronavirus-covid-19-personal-
protective-equipment-ppe. 
Note: PPE is only effective when combined with: 
> hand hygiene (cleaning your hands regularly and appropriately); 
> respiratory hygiene 
> avoiding touching your face with your hands, and 
> following standard infection prevention and control precautions 
https://www.niinfectioncontrolmanual.net/ 
108.  Public Health England (PHE) issued guidance on 17 April 2020 regarding the 
reuse of PPE. Advice issued by the Chief Medical and Nursing Of icers on the 
27 
 

19th April, confirms this guidance has not been implemented in Northern Ireland 
at this point in time however proportionate and appropriate use of PPE is 
encouraged at all times based on risk assessment.  
109.  For direct patient/ resident care e.g. personal care, toileting and physical 
assistance (or within 2 metres of a patient/ resident who is coughing) with 
possible or confirmed cases of COVID-19 staff should use: 
  Disposable gloves (single use) 
  Disposable plastic apron (single use) 
  Fluid-resistant (Type 11R) surgical mask (sessional use) 
  Eye/face protection (sessional use if deemed required after a 
risk assessment because of e.g. the risk of contamination with 
splashes, droplets or blood or body fluids) 
 
When performing a task requiring you to be within 2 metres of a resident but 
no direct contact with the patient/resident (i.e no touching) with possible or 
confirmed cases of Covid-19, e.g. meal rounds, medication rounds, 
prompting people to take their medicines, staff should use: 
- Fluid-resistant (Type 11R) surgical mask (sessional use) 
-  Eye/Face protection (sessional use if deemed required after a risk 
assessment because of for example the risk of contamination with 
splashes, droplets or blood or body fluids). 
- Disposable colour coded aprons in line with standard IPC precautions 
and/or food hygiene principles 
Working in a communal area with possible or confirmed cases Covid-19 and 
unable to maintain 2 metres social distance staff should use a 
- Fluid resistant (Type 11R) surgical mask (sessional use) 
110.  For direct care to any individual meeting criteria for ‘shielding’ (that is, those 
who are in a vulnerable group) in any setting, as a minimum, single use 
disposable plastic aprons and gloves, sessional use fluid resistant surgical 
mask must be worn for the protection of the patient. The criteria for an 
individual to be classed in a vulnerable group and subject to shielding in 
Northern Ireland are set out at Annex F. Al  individuals in this group should 
have received a letter from their GP stating that is the case. 
111.  If an individual is not in one of the vulnerable groups defined at Annex F 
they may stil  be in a group at increased risk of severe il ness from 
coronavirus. This should be taken into account when making any risk 
assessments. Those at increased risk are defined in social distancing 
guidance: https://www.gov.uk/government/publications/covid-19-guidance-
onsocial-distancing-and-for-vulnerable-people/guidance-on-social-distancing-
foreveryone-in-the-uk-and-protecting-older-people-and-vulnerable-adults. 
28 
 

112.  A single session refers to a period of time where a health and social care 
worker is undertaking duties in a specific clinical care setting or exposure 
environment. In this guidance document, we refer to wearing masks and eye 
protection continuously until you take a break. The period of duty between 
your breaks is the equivalent to what we refer to as a “session” in the main 
PPE guidance. 
29 
 


 
113.  Where you need to remove your mask (e.g. to take a drink or eat) then you 
need to replace it. Do not dangle your mask or eye protection around your 
neck or otherwise, and do not place it on a surface for later re-use. 
114.  When performing an Aerosol Generating Procedure (AGP) on an individual 
with a possible or confirmed case staff should use: 
•  Disposable gloves (single use) 
•  Disposable fluid repellent coverall gown (single use) 
•  Filtering face piece respirator (single use) 
•  Eye/face protection (single use) 
115.  HSC Trusts wil  act as a point of contact for all nursing and residential care 
homes to arrange to “fit test” of FFP3 masks for AGP equipment for staff, 
ensuring that each individual member of staff uses the appropriate size of 
protective equipment to ensure maximum protection from infection. 
Thereafter, where a filtering face piece respirator is necessary, it should be fit 
checked every time it is used. A list of AGPs is at Annex G. 
116.  A visual guide to PPE for both AGP and non-AGP patients can be found at: 
https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/ 
at achmentdata/file/878056/PHECOVID-19visualguideposterPPE.pdf. The 
PHA poster and factsheet provides guidance on protecting your skin from 
damage which can be caused by wearing a respirator mask 
ht ps://www.publichealth.hscni.net/publications/keep-calm-and-protect-your-
skin-poster-and-factsheet 
30 
 

117.  In clinical areas, communal waiting areas and during transportation, it is 
recommended that residents with possible or confirmed COVID-19 cases 
wear a fluid resistant surgical face mask if this can be tolerated. The aim of 
this is to minimise the dispersal of respiratory secretions, reduce both direct 
transmission risk and environmental contamination. 
118.  A face mask should not be worn by patients if there is potential for their 
clinical care to be compromised (for example, when receiving oxygen therapy 
via a mask). A face mask can be worn until damp or uncomfortable. 
Staff who come into contact with a COVID-19 patient 
119.  Staff who come into contact with a COVID-19 patient while not wearing the 
appropriate PPE wil  be considered a close contact and must self-isolate for 
10 full days and book a PCR test. Staff who come into contact with a COVID-
19 patient while wearing the appropriate PPE may not be required to self-
isolate based on a risk assessment completed by the PHA Duty Room. 
Staff safety 
120.  A risk assessment is required for health and social care staff at high risk of 
complications from COVID-19, including pregnant staff. Employers should: 
  refer to the Government guidance on social distancing for vulnerable 
people at ht ps:/ www.gov.uk/government/publications/covid-19-
guidanceon-social-distancing-and-for-vulnerable-people 
  ensure that advice is available to all staff, including specific advice to 
those at risk from complications. 
121.  Bank and agency staff should follow the same deployment advice as 
permanent staff. 
122.  In the event of a breach in infection control procedures, staff should be 
reviewed by their occupational health service where they have one. 
31 
 

123.  As part of their employer’s duty of care, providers have a role to play in 
ensuring that staff understand and are adequately trained in safe systems of 
working, including donning and doffing of personal protective equipment. 
Staff training 
124.  Al  care home staff, including volunteers and temporary staff, should 
receive or refresh training and/or guidance on: a) infection prevention and 
control, and b) the use of PPE equipment. 
125.  The Northern Ireland Social Care Council has published a free resource on 
its learning zone on infection control, hand hygiene and using PPE - 
https://learningzone.niscc.info/learning-resources/96/supporting-good-
infection-control. 
126.  The HSC Clinical Education Centre (CEC) provides training, including on-
line infection prevention and control programmes (these are available at 
www.hsclearning.com). In addition there are new programmes from the CEC 
aimed at those staff who do not regularly look after respiratory patients and/or 
have limited ward/community based experience alongside a number of clinical 
skil s type programmes to support staff dealing with respiratory patients. CEC 
programmes related specifically to COVID-19 are open free of charge to all 
sectors across Northern Ireland. 
127.  Care home providers should ensure that all domestic and catering staff 
have received up-to-date training and/or guidance on infection control in the 
context of food preparation and service and cleaning. 
Professional Regulation 
128.  The Nursing & Midwifery Council (NMC) has provided guidance for nursing 
staff regarding their regulatory role during the Covid-19 emergency period. In 
addition, Northern Ireland Social Care Council (NISCC) has confirmed that 
their fitness to practice process wil  focus on high risk concerns. 
Support for staff 
129.  Trusts should continue to open up their internal resources to care home 
staff. Psychological Support Helplines which are staffed by psychologists and 
psychological therapists are available to staff in the independent sector. They 
are available to provide appropriate support throughout the surge phase of the 
crisis. Helpline numbers and other resources are available on the PHA 
32 
 

website: https://www.publichealth.hscni.net/covid-19-
coronavirus/guidance-hsc-staff/staff-health-and-wellbeing  
130.  Free travel is available to those working as art of the health and social care 
system. A letter providing further details has recently been reissued to all care 
home providers. 
 
Guidance on Deprivation of Liberty (DOL) provisions under the Mental Capacity 
Act 
131.  Where any admission to a care home amounts to deprivation of liberty, the 
Mental Capacity Act 2016 – Deprivation of liberty Safeguards must be adhered 
to. Any deprivation of liberty under the Mental Capacity Act / Deprivation of 
Liberty Safeguards must be authorised. The Act contains emergency 
provisions providing protection from liability even if al  additional safeguards are 
not met. If a person takes al  reasonable steps to put the additional safeguards 
in place the person is protected from liability. That means in some 
circumstances a deprivation of liberty can be treated as authorised, even if not 
authorised by a Trust panel. 
132.  However, the situation is only an emergency if all reasonable steps have 
been taken to put the safeguards in place. In all cases the person doing the 
deprivation of liberty must have reasonable belief that the person lacks 
capacity, that the deprivation of liberty is in the best interests and that the 
prevention of serious harm condition is met. Also, the use of the emergency 
provision must be considered on a case by case basis and cannot be used as 
a blanket measure not to put certain additional safeguards in place, such as 
authorisations. 
133.  Temporary measures are in place for the detentions under the Mental 
Capacity Act. Temporary Codes of Practice have, together with temporary 
forms, been published on the Department of Health’s website www.health-
ni.gov.uk/mca 
Staff who experience Covid-19 symptoms 
134.  Advice 
is 
available 
on 
the  PHA  website  
(https:/ www.publichealth.hscni.net/news/covid-19-what-situation-northern-
ireland#preventing-the-spread-of-infection) for staff who believe they have 
Covid-19 symptoms or who have a household member who experience 
symptoms. Staff who have COVID-19 symptoms should: 
  Not attend work if they develop relevant symptoms, even if they are 
mild. 
33 
 

  Notify their line manager immediately. 
  Seek appropriate testing (as below). 
  If necessary, self-isolate for 10 days and fol ow the guidance for 
household 
isolation  
(https:/ www.gov.uk/government/publications/covid-19-stay-at-home-
guidance/stay-at-home-guidance-for-households-with-possible-
coronavirus-covid-19-infection#laundry).  
135.  Care workers in critical frontline roles can access COVID-19 tests. However, 
using a negative result to allow someone to return to work is not completely 
without risk and wil  need to be carefully considered in line with advice from the 
Trust. The RQIA SST wil  also be able to provide advice if needed.
34 
 

Annex A – Agreement between HSC and TUS - Transfer of staff 
to Independent Sector re COVID-19 
TERMS OF AGREEMENT BETWEEN THE HSC AND AGENDA FOR CHANGE 
TRADE UNIONS REGARDING PROVISION OF PUBLIC-EMPLOYED STAFF 
TO SUPPORT THE INDEPENDENT CARE SECTOR IN THE CONTEXT OF 
COVID-19 
This is a regional agreement and covers all HSC employers. There wil  be 

no variation from this document 
1.  The requirement for HSC staff to be deployed to the independent care sector 
wil  be based on an assessment by any independent sector care facility and 
the relevant area HSC Trust of the vulnerability of that facility caused by 
Covid-19. This wil  include a recorded assessment of the viability of the facility 
to provide a safe level of service, taking account of residents’ il nesses, 
staffing issues, etc. The Department of Health, the Public Health Agency 
and/or the Regulation and Quality Improvement Authority should be consulted 
as required. 
2.  Trusts and providers wil  need to work together to ensure that any staff who are 
deployed in the independent sector have a full induction, guidance and skil s 
training, and that all relevant registration requirements are followed. This must 
include issues such as fire training, how to escalate concerns, 
registration with the appropriate regulator, professional policy and practice and 
governance of the care home. Trusts and providers wil  agree on a framework 
and assurance process for this. 
3.  It is agreed that the requirement for HSC staff to deploy should only arise as a 
last resort, following the exhaustion of all other reasonable available avenues 
to source staff, including agency staff. This should form part of the recorded 
assessment mentioned in point 1. There should be a clear agreement in 
advance of the commencement of any redeployment as to the specific role to 
be undertaken by a worker. 
4.  The HSC agrees that before deploying staff to the independent sector, 
necessary risk and needs assessments wil  be carried out, and recorded to 
ensure that there is no unacceptable risk or unreasonable service impediment 
in publicly-provided services. 
5.  Any staff so deployed wil  maintain direct and professional line management 
from within the trust, continue to report to HSC management, and continue to 
be employed under Agenda for Change terms and conditions. They may take 
reasonable direction from independent care sector managers to ensure that 
they safely discharge their agreed role whilst in any independent care sector 
facility or service. 
6.  Staff redeployed wil  continue to carry out their role as HSC employees and are 
consequently fully indemnified in their role. 
35 
 

7.  Staff wil  be asked to work within their sphere of competence and an 
assessment and agreement of appropriate staf ing levels wil  facilitate this. 
8.  Most tasks carried out by social care staff wil  not require any delegation 
process and wil  be carried out as part of their core duties and functions as 
agreed. However if delegation of a complex task to a care worker by 
another professional is required the relevant guidance should be followed. 
9.  Registered nurses and nursing assistants must work to the Northern Ireland 
Practice and Education Council “Deciding to Delegate Framework: a 
decision support framework for nursing and midwifery”. Nursing support may 
be required in a residential home where registered nurses are not normally 
employed. 
10.  It is agreed that in so far as possible, staff are not deployed on their own 
and that any deployment should involve a minimum of two staff. 
11.  Staff deployed wil  be given all reasonable information in relation to the status 
of the facility they are being asked to attend, including number of deaths, 
number of COVID-19 positive patients, number of suspected COVID patients 
and patient profile. This should also include comparable staff data. Trusts and 
providers shall address any information governance issues. 
12.  Al  staff must be provided with appropriate PPE and supply as required and as 
per Government and Trust guidelines 
13.  The HSC confirms that all Agenda for Change terms and conditions 
of employment continue to apply during such redeployments. 
14.  It is agreed that deployments wil  be voluntary and the process set out 
at Appendix 1 below should be followed and documented 
15.  Each HSC area Trust shall have a single point of contact for the independent 
care sector in its area and this shall be communicated to al  necessary parties. 
16.  The operation of this agreement shall be monitored by a weekly teleconference 
between the Department of Health, HSC employers and Agenda for Change 
trade unions. Earlier contacts may be activated if required through existing local 
and regional structures. 
17.  It is recognised that trade union cooperation is dependent on strict adherence 
to the provisions of this agreement and trade union side reserve the right to 
withdraw from it if HSC are operating in breach of this agreement. 
April 2020 
36 
 

Appendix 1 – PROCESS FOR DEPLOYMENT 
1.  The appropriate area Trust and independent sector contacts wil  discuss and 
agree any staffing needs that have been identified, in accordance with 
paragraph 1 of the agreement. 
2.  Trusts should prioritise those identified through the HSC Workforce Appeal, and 
who have the right skil s, for deployment with independent social and nursing 
care providers; or for use as backfil  for existing members of staf  who can be 
deployed. In addition Trusts should work with homes to consider whether any of 
the 3,000 volunteers who have registered with Volunteer Now can be deployed 
to support social care – but explicitly not in roles that are paid. 
3.  Staff who agree to redeployment shall be recorded on a deployment register. 
This should also include the details of the risk assessments as detailed in 
paragraph 1 – 3 of the agreement. 
4.  Staff who agree to redeploy wil  be given the option to be assigned to a 
particular facility and reserve the right to refuse same, at any stage, without 
detriment. 
5.  Staff who agree to redeploy should be given as much notice as possible, and 
should be informed of the intended duration of the redeployment, to allow them 
to make the necessary arrangements at home and in their current workplace. 
6.  Redeployment should be kept under review and staff should have the options 
to give reasonable notice to end the deployment with no detriment. 
7.  Staff who agree to redeploy should be assigned hours of work in line with their 
existing contract of employment unless they agree to vary same. Existing 
overtime rates wil  be paid for any additional hours worked over full time 
hours. Unsocial hours worked wil  be paid in accordance with agenda for 
change terms and conditions 
8.  No member of staff wil  suffer financial detriment as a result of redeployment 
Staff who agree to redeploy wil  be paid any additional travel at the full 
business rate to the redeployed base from their current workplace. 
9.  Staff who incur additional travel time as a result of redeployment should have 
this paid. 
10. Staff who agree to redeploy wil  receive subsistence, as per Agenda for 
Change terms and conditions, for each day of deployment. 
11.At all times, all existing conditions of employment wil  be honoured and 
respected. 
37 
 


Annex B – Pre-admission infection prevention and 
control risk assessment proforma 
 
 
Infection Prevention and Control Pre-Admission/Admission Risk Assessment 
To be completed by the Care Home staff pre-assessing/ admitting the person 
Person Details 
Admitted From Details 
Name: 
Admitted From: 
Date of Birth: 
Consultant/GP: 
Home Address: 
If from Hospital,                                             
reason for admission: 
 
Date of hospital                                        
Date of Admission: 
admission if applicable: 
Acute Respiratory Illness (ARI) 
During admission, has the patient had   YES/NO  DATE OF ONSET  
OR 
(IF NOT KNOWN, PROVIDE 
Does the patient currently have?   
DATE WHEN TEST 
PERFORMED) 
NEW CONTINUOUS COUGH 
 
 
WORSENING OF EXISTING COUGH 
 
 
TEMPERATURE OF 37.8 or ABOVE 
 
 
LOSS OF TASTE AND/OR SMELL 
 
 
OTHER RESPIRATORY SYMPTOMS: 
 
 
(Describe) 
 
 
 
 
Has the patient been tested for? 

YES/NO  RESULT  
FLU-A 
 
 
FLU-B 
 
 
RESPIRATORY SCREEN 
 
 
 
 
 
 
 

If yes to any of the above give details on treatment incl. isolation  
___________________________________________________________________
__ 
Is isolation required on admission to the Care Home? (give details, including 
38 
 

duration)  
___________________________________________________________________
___ 
Details of any planned follow up e.g. further testing: 
___________________________________________________________________ 
Date of last ‘flu vaccination (obtain details if during ‘flu season): _______________ 
Infective Diarrhoea and/or Vomiting 
Is the Person in Care currently having diarrhoea and/or vomiting                                                       
where infection has not been ruled out as cause?                             YES / NO 
Has the Person in Care been in contact with others having                                                                 
diarrhoea and/or vomiting in the past 72 hours?                              YES /NO 
Have the Person in Care’s family had diarrhoea and/or                                                                          
vomiting in the past 72 hours?                                                             YES / NO  
Clostridium difficile 
Active C diff: YES/NO   History of C Diff: YES/NO     No. of Type 6/7 stools in last 72 
hours:____   
Date of last positive Clostridium difficile toxin specimen:____________ 
Ribotype:__________ 
Treatment Received:_______________________   Treatment completed:     YES/NO 
If treatment ongoing give details:- Treatment details_________________________  
                                                             Date Commenced___________   
                                                             Length of Course___________ 
Details of planned follow-
up:___________________________________________________ 
39 
 

MRSA/MSSA 
                                            Colonised: YES/NO        Infected: YES/NO 
Date of last positive swab:___________________   
Site(s) MRSA 
positive:______________________________________________________ 
Treatment Received:_______________________   Treatment completed:     YES/NO 
If treatment ongoing give details:- Treatment details_________________________  
                                                            Date Commenced__________                                                                
Length of Course___________                        
Details of planned follow up:________________________________________ 
                                                 
__________________________________________________ 
COVID-19 
Date of last COVID-19 test:___________________  Result: __________________ 
Date of first positive test:___________________________  
Is the person experiencing symptoms: YES / NO 
If yes – please 
list:_____________________________________________________ 
Date for routine testing to resume (90 days after first positive 
test):_______________ 
Has COVID vaccine been administered: First Dose: Yes / No  
 
Date_______________ 
Second Dose: Yes / No  
Date 
_______________ 
Type of Vaccine administered _________________________ 
Known History of Multi-Drug Resistant Organisms or Other Infection Risk 
Has the Person a history of having:- ESBL         VRE/GRE              CPE         
                                                                 
Other___________________________________ 
Other relevant information (e.g. current treatment, planned screening, GIVE 
DETAILS OF ANY RECENT ANTIBIOTIC THERAPY): 
 
40 
 

Is the Person / their family aware of any  Yes / No / N/A  
infection diagnosis?  
Environmental Factors 
Does the Person require a single room on admission?                           
Y   
e    
s    
/N    
o   
Does the Care Home have facility to isolate the Person in a 
Yes/No/N/A 
single room?       
If the Person requires isolation but there is no facility for this, 
Yes/No/N/A 
can the Person be cohorted with those of same infection status?                                                                               
Does the care of the Person involved Aerosol Generated 
Yes/No/N/A 
Procedures? (refer to PHE guidance)    
Does the Care Home have sufficient staff to manage any 
Yes/No 
identified risk? 
 
Person Providing Information: 
Person Completing Risk Assessment: 
Designation: 
Date: 
  
 
 
 
  40 
Adapted from GAIN Guidelines 2009 & Four Seasons Healthcare Infection Prevention & Control 
Pre-admission/admission risk assessment 
41 
 

Annex C – Isolation of COVID-19 symptomatic patients 
Isolation of residents:-  
a. Single case - Isolation of a symptomatic resident: All symptomatic 
residents should be immediately isolated for 14 days from onset of symptoms. 
b. More than one case - Cohorting of al  symptomatic residents: 
•  Symptomatic residents should ideally be isolated in single occupancy rooms. 
•  Where this is not practical, cohort symptomatic residents together in multi-
occupancy rooms. Residents with suspected COVID-19 should be cohorted 
only with other residents with suspected COVID-19. Residents with suspected 
COVID-19 should not be cohorted with residents with confirmed COVID-19. 
•  Do not cohort suspected or confirmed patients next to immunocompromised 
residents. 
•  When transferring symptomatic residents between rooms, the resident 
should wear a surgical face mask. 
•  Clearly sign the rooms by placing IPC signs, indicating droplet and contact 
precautions, at the entrance of the room. 
•  Staf  caring for symptomatic patients should also be cohorted away from other 
care home residents and other staf , where possible/practical. If possible, staf  
should only work with either symptomatic or asymptomatic residents. Where 
possible, staff who have had confirmed COVID-19 and recovered should care 
for COVID-19 patients. Such staff must continue to fol ow the infection control 
precautions, including PPE as outlined in this document. 
Isolation and cohorting of contacts:-  
Careful risk assessment of the duration and nature of contact should be carried out, 
to put in place measures such as isolation and cohorting of exposed and unexposed 
residents. Please refer to the definition of contacts in Annex D. There are broadly 
three types of isolation measures: 
  Isolation of contacts individual y in single rooms for 14 days after last 
exposure to a possible or confirmed case: This should be the preferred 
option where possible. These contacts should be carefully monitored for any 
symptoms of COVID-19 during the 14-day period as described earlier. 
42 
 

  Cohorting of contacts within one unit rather than individual y: Consider 
this option if isolation in single rooms is not possible due to shortage of single 
rooms when large numbers of exposed contacts are involved. 
  Protective cohorting of unexposed residents: Residents who have not had 
any exposure to the symptomatic case can be cohorted separately in another 
unit within the home away from the cases and exposed contacts. 
  Extremely clinically vulnerable residents should be in a single room and not 
share bathrooms with other residents
43 
 

Annex D – Definitions of COVID-19 cases and contacts 
 Possible case of COVID-19 in the care home: Any resident (or staff) with 
symptoms of COVID-19 (high temperature or new continuous cough), or new 
onset of influenza like il ness or worsening shortness of breath. Also a change in 
sense of taste or smell. 
 Confirmed case of COVID-19: Any resident (or staff) with laboratory 
confirmed diagnosis of COVID-19. 
 Infectious case: Anyone with the above symptoms is an infectious case for a 
period of 10 days from the onset of symptoms and 2 days beforehand. 
 Resident contacts: Resident contacts are defined as residents that: 
 Live in the same unit / floor as the infectious case (e.g. share the same 
communal areas). 
or 
 Have spent more than 15 minutes within 2 metres of an infectious case. 
 
Close Contact – The full list of close contact criteria includes:  
•  face-to-face contact including being coughed on or having a face-to-face 
conversation within one metre 
•  skin-to-skin physical contact for any length of time 
•  been within one metre for one minute or longer without face-to-face contact 
•  sexual contacts 
•  been within two metres of someone for more than 15 minutes (either as a one-
off contact, or added up together over one day) 
•  travelled in the same vehicle or a plane 
Staff contacts: Staff contacts are care home staff that have provided care within 2 
metres to a possible or confirmed case of COVID-19 for more than 15 minutes. The 
same close contact criteria applies as above but they may be exempt from self-
isolation and testing based on a risk assessment by the PHA Duty Room. 
 Outbreak: Two or more cases which meet the case definition of possible or 
confirmed case as above, within a 14-day period among either residents or staff 
in the care home. 
44 
 

Annex E – Contact Points for Independent Sector Staff Testing 
NEW: DIGITAL PORTAL for Coronavirus testing for essential or key workers 
who are self-isolating because they are symptomatic, or household members 
over 5 years of age who are symptomatic. 
Essential or key workers can now book tests for themselves and their household via 
a new online portal. This wil  make the process of getting an appointment quicker and 
easier, while reducing the burden on business. 
We would encourage you to advise your self-isolating staff to get a test if they or 
someone in their household have symptoms. 
Please communicate this new service to your eligible workforce and colleagues. This 
new service also offers limited home postal test kits which you may be useful for non-
drivers. 
The new digital portal has two booking options: 
  Employee Self-Referral Portal: https://self-referral.test-for-
coronavirus.service.gov.uk/   
  Employer Referral Portal: coronavirus invite https://coronavirus-invite-
testing.service.gov.uk/ 
Organisations need to send registration enquires to be emailed to 
xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx to get the username and password before using the 
portal. 
If you need further guidance and support, please contact DHSC at 
xxxxxx@xxxx.xxx.xx. Telephone help desk - 0300 303 2713. 
For further information please see the Public Health Agency website. 
https://www.publichealth.hscni.net/covid-19-coronavirus/coronavirus-national-
testing-programme-key-workers   
In addition it is possible to book through Trusts if required: 
Belfast Trust 
The Belfast Trust has a single telephone line entry to service, triage and booking. 
Communication has been issued to al  Belfast locality Independent Sector providers 
45 
 

giving them the details of how to access the testing and the direct line 
telephone number 028 9615 2828 to book appointments. 
Northern Trust 
Independent Sector Care Workers in the Northern Trust area who require COVID-19 
testing should e-mail their details txxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx 
Southern Trust 
The Southern Trust are testing all Health Care Workers including Independent Sector 
Care Workers, who are symptomatic or have a household member who is 
symptomatic. This can be availed of by contacting 
xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx. 
South Eastern Trust 
Independent Sector Care Workers in the South Eastern Trust who need advice or 
testing should contact 028 92680803 and press option 1 for screening and testing or 
option 2 for advice by a registered nurse. 
Western Trust 
Independent Sector Care Workers in the Western Trust area should inform line 
management of COVID related symptoms or symptoms experienced by a Household 
Contact, who wil  then provide details by email to 
xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx 
46 
 

Annex F – Criteria for shielding vulnerable people in Northern Ireland 
Al  those in the most at risk criteria wil  have received a letter from their GP. Those 
most at risk are: 
1. Solid organ transplant recipients 
2. People with specific cancers 
•  People with cancer who are undergoing active chemotherapy or 
radical radiotherapy for lung cancer 
•  People with cancers of the blood or bone marrow such as leukaemia, 
lymphoma or myeloma who are at any stage of treatment 
•  People having immunotherapy or other continuing antibody treatments 
for cancer 
•  People having other targeted cancer treatments which can affect the 
immune system, such as protein kinase inhibitors or PARP inhibitors 
•  People who have had bone marrow or stem cell transplants in the last 
6 months, or who are stil  taking immunosuppression drugs 
3. People with severe respiratory conditions including all cystic fibrosis, severe 
asthma and severe COPD 
4. People with rare diseases and inborn errors of metabolism that significantly 
increase the risk of infections (such as SCID, homozygous sickle cel ) 
5. People on immunosuppression therapies sufficient to significantly increase risk of 
infection 
6. People who are pregnant with significant heart disease, congenital or acquired 
7. People with Motor Neurone Disease 
In addition to these criteria, GPs may have written to some individuals they 
have identified as at particular risk because of a combination of factors. 
Any changes or updates to this list wil  be put on the Departmental and 
PHA websites. 
47 
 

Annex G – Aerosol Generating Procedures (AGPs) 
The following procedures are currently considered to be potentially infectious AGPs 
for COVID-19: 
  intubation, extubation and related procedures, for example manual ventilation and 
open suctioning of the respiratory tract (including the upper respiratory tract) 
  tracheotomy or tracheostomy procedures (insertion or open suctioning or 
removal) 
  bronchoscopy and upper ENT airway procedures that involve suctioning 
  upper gastro-intestinal endoscopy where there is open suctioning of the upper 
respiratory tract 
  surgery and post mortem procedures involving high-speed devices 
  some dental procedures (for example, high-speed dril ing) 
  non-invasive ventilation (NIV); Bi-level Positive Airway Pressure Ventilation 
(BiPAP) and Continuous Positive Airway Pressure Ventilation (CPAP) 
  High Frequency Oscil atory Ventilation (HFOV) 
  induction of sputum 
  high flow nasal oxygen (HFNO) 
Neither nebulisation nor long term oxygen therapy are considered AGPs. 
48 
 

Annex H – Information Sharing 
Privacy Advisory Committee (PAC) Guidance on the disclosure of 
COVID-19 infection status & ICO Position on Sharing Information 
April 2020 

COVID-19. The present COVID-19 pandemic presents a serious threat to life to all 
our citizens, particularly older people and people with a variety of health conditions. 
The current principal means of public protection is reduction of spread through 
reducing contact between individuals, particularly reducing contact with individuals 
known or suspected to be infected with the virus. 
Patient confidentiality and information sharing. 
Trust is an essential part of the 
service user health care professional relationship and confidentiality is central to 
this. Those who have, or may have, COVID-19 infection might be concerned about 
their privacy. This guidance sets out how the principles of confidentiality apply when 
a health professional is considering disclosing information about the infection status 
of patients who have or are suspected of having COVID-19 infection. 
Disclosure of COVID-19 infection status 
As with all health care information you should make sure that information you have 
about a patient’s infection status is at all times protected against improper 
disclosure. If you disclose information about a patient’s infection status you must 
keep disclosures to the minimum necessary for the purpose. 
Disclosing information on a patient’s infection status to others involved in that 
patient’s care is part of the usual sharing necessary to provide their care. There may 
be other circumstances where the sharing of confidential information is justified 
because there is an overriding public interest in protecting life. If the circumstances 
permit you should discuss the situation with your line manager or Personal Data 
Guardian. 
You should inform your patient of the need for this very limited sharing of their health 
information to reduce the spread of infection, unless you consider it inappropriate or 
impracticable to do so. 
Information Commissioner’s Position 
The Information Commissioner has provided assurance that she cannot envisage a 
situation where she would take action against a health and care professional clearly 
trying to deliver care. You can read the statement from the Information 
Commissioner’s Office, alongside their Q&A resource. Health and Social Care 
regulators across the UK have also published a joint statement. 
49 
 

Annex I - Additional sources of training, support and guidance 
  Clinical Education Centre www.cec.hscni.net 
  Department of Health NI https://www.health-ni.gov.uk/  
  Northern Ireland Social Care Council https://niscc.info/ 
  Nursing and Midwifery Council www.nmc.org.uk 
  Public Health Agency https://www.publichealth.hscni.net/ 
  Public Health Agency: Take 5 Steps to Wel -being 
https://www.publichealth.hscni.net/publications/take-5-steps-
wellbeing-looking-after-your-mental-health-while-you-stay-home 
 
  Royal College of Nursing www.rcn.org.uk  
https://www.rcn.org.uk/northernireland  
  World Health Organisation: Mental health and psychosocial 
considerations during the COVID-19 outbreak: 
ht ps://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/mental-health-
considerations.pdf?sfvrsn=6d3578af2 

50