This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Request - Public sector off-payroll (IR35) reforms'.


FOI Disclosure 

Prepared on the 3 January 2019 
Produced by Northampton Borough Council 
In response to a request under the Freedom of Information Act 2000 


Temporary staff / Contractor Authorisation Form 
(To be completed by hiring manager in the first instance) 
Reason for resource request 
Y/N IR35 Test (if answer is mostly 
yes (true) work is likely to be 
inside IR35) 

Temporary short term additional 
Fixed start finish times and lunch 
resource (comparable internal job) 
Temporary replacement (i.e. sick or 
Worker uses Councils equipment 
maternity leave) 
e.g. PC, phone is on email and is 
not distinguished as a contractor 
Specific skills required for project \ no 
Council has supervision or control   
similar job internally) 
over contractor 
Extension of existing project personnel 
Contractor / Temp has no 
flexibility to change hours worked. 
Contractor/Temp can’t work for 
another company while 
engaged on a project work 
Contractor / Temp can’t supply a 
replacement worker 
The intention of the parties to the 
contract is that the position covers 
an established post. 
Link to Government IR35 status checker 
HR/Finance – does role fall within IR35?…………………. Y/N 
Role Description:  
Manager responsible during 
Duration of Assignment 

Page 1 of 2 
Revised July 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 1 of 16

Supplying Company/Agency   
Agency Hourly/Daily Rate 
Number required 
Borough Secretary 


Page 2 of 2 
Revised July 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 2 of 16


Temporary Worker Procedures 

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 3 of 16

Equality Impact Assessment 
The Council strives to ensure equality of opportunity for all both as a major employer 
and as a service provider. 
The Temporary Worker Procedures has been equality impact assessed to ensure 
fairness and consistency for all.  
Version Control Schedule for Temporary Worker Procedures 
Author (Post Holder Title) 
HR Manager 
Type of Document 
Version Number 
Document File Name 
Temporary Worker Procedures 
Issue date 
October 2018 
Document Held by (name section) 
Human Resources 
For internal publication only or external 
Document stored on council website 
Next Review 
August 2019 
Approved by  

Change History 
Version 0.1 
Version 2 
For CMB review 
Version 3 
Version 4 
Insertion of IR35 Statement 


 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 4 of 16

1. Introduction  
2. What do I need to consider?  
3. Employees  
4. Fixed Term Contracts  
5. Secondments & Acting Up 
6. Bank or Casual Staff  
7. Apprenticeships 
8. Office Holders  
Off Payroll Engagements - general  
10. Corporate Agency Supply Arrangement  
Contacts - Further Information  

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 5 of 16

1. Introduction  
1.1. Establishing the employment status of individuals defines the rights and 
responsibilities people have at work. Additionally it clarifies the responsibilities of the 
employer and the employee, worker or contractor in relation to their tax and National 
Insurance Contribution (NIC) liabilities. There are various types of Employment Status, 
including Employee, Worker, or Agency staff. Alternatively, if none of these apply, it 
might be appropriate for the work to be offered via a Contract for Services.  
1.2. It is important that the correct processes are worked through and the appropriate 
checks made to ensure that NBC  follow HMRC rules for engaging staff and 
Where HMRC successfully challenge a worker’s status, the engager will be liable for 
all unpaid Income Tax, NIC (both employee and employer) penalties and related 
interest payments.  
2. What do I need to consider?  
2.1. The default position should be that wherever possible the requirement should be 
fulfilled by either a direct employment (on  payroll) or a temporary off payroll 
engagement through the Guidant arrangement.  
2.2. There are some key questions to consider prior to engaging a person or company 
to do work for NBC:  
•  Does this require a job description or a Schedule of Work?  
•  How long is the duration of the work expected to be?  
•  What are the people resources that are required?  
•  How much flexibility is required around work periods?  
•  Could the work be covered by internal resources (e.g. secondment/acting-up) 
or are additional resources and/or expertise required?  
•  Should I engage employees, workers, agency staff or a contractor?  
•  Should I consider an Apprenticeship or Placement?  
•  What are the costs of the people resources and are these covered within 
•  What are the tax and NIC implications (HMRC regulations/IR35) and how do I 
make sure NBC is compliant  
•  What is my contingency plan around compliance if the work continues beyond 
the original plan?  
•  Is IR35 applicable – see attached information sheet 
To establish whether you are engaging an Office Holder for the role please see Section 
10 for further guidance.  
2.3. As a general guide, if the answer is 'Yes' to all of the following questions, then 
they are an employee:  
•  Do they have to do the work themselves?  

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 6 of 16

•  Can someone tell them at any time what to do, where to carry out the work or 
when and how to do it?  
•  Do they work a set amount of hours?  
•  Can someone move them from task to task?  
•  Are they paid by the hour, week or month?  
•  Can they get overtime payments?  
2.4. If the answer is 'Yes' to all of the following questions, it will usually mean that this 
is a contract for services:  
•  Can they hire someone to do the work or engage helpers at their own expense?  
•  Do they risk their own money?  
•  Do they provide the main items of equipment they need to do their job, not just 
the small tools that many employees provide for themselves?  
•  Do they agree to do a job for a fixed price regardless of how long the job may 
•  Can they decide what work to do, how and when to do the work and where to 
provide the services?  
•  Do they regularly work for a number of different people?  
•  Do they have to correct unsatisfactory work in their own time and at their own 
3. Employees  
3.1. In  NBC the default position should be  that people are engaged for work as 
employees wherever possible. However NBC  also recognises that there are 
circumstances when it is appropriate to offer work to workers, agency staff or 
3.2. When a need to engage staff resources is identified, managers should first 
consider whether it is appropriate to recruit on an employee contract – this could be 
on a permanent, fixed term or temporary basis.  
3.3. The definition of an employee is set out in s.230 of the Employment Rights Act 
1996 as “an individual who has entered into or works under….a contract of 
employment”. Normally this would mean that:  
•  There is an obligation on the employee to provide a personal service  
•  There is a mutuality of obligation  
•  The employer controls the way in which work is done  
A contract need not be in writing as it exists when an employer and an employee agree 
terms and conditions of employment (including pay). A contract can also be implied 
from employer or employee actions.  

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 7 of 16

4. Fixed Term Contracts
An employee may also be engaged on a fixed-term contract, which is for a period of 
no longer than 4 years (when they will be deemed to hold a substantive post). However 
the contract should be reviewed before the end of the second year and the employee 
given appropriate notice, as employees gain full employment rights after two years 
and therefore would be entitled to redundancy payments.  
5. Secondments & Acting-Up  
5.1. Secondments into an internal post will be via the NBC’s recruitment and selection 
policy and procedure and the employee will be paid at the correct grade for the post. 
The post will be advertised internally and further information is available from the HR 
Manager on the methods of advertising that will be used.   
5.2 Generally, a secondment should be for a period of no longer than two years. If the 
secondment lasts longer than this, due consideration should be given to whether the 
employee should be transferred into the role on a permanent basis. If the secondment 
becomes a permanent opportunity, the employee can be confirmed in post, as the 
recruitment and selection procedures will have already taken place. Secondments can 
also include when:  
•  An internal employee is seconded to an external organisation  
•  An employee from an external organisation is seconded into NBC  
For payroll purposes the employee will be transferred into the role they are seconded 
to on the system and their substantive position will in effect remain held, this can be 
temporarily backfilled in line with the timespan of the secondment.  
5.3. There are two types of Acting-Up arrangements that can be utilised for short-term 
periods of up to 6 months’ duration:  
•  To cover a post in its entirety for a short-term period  
•  To cover some of the responsibilities of a higher grade post  
Informal interview arrangements within the team or section should take place if more 
than one employee expresses an interest in the acting-up opportunity.  
If the Acting-Up lasts longer than 6 months, unless in relation to maternity cover, due 
consideration should be given to whether the role should be advertised, either on a 
permanent basis or via a secondment. At this point NBC’s  full recruitment and 
selection procedures should take place. In exceptional circumstances the acting-up 
can continue for longer than 6 months e.g. when the person who is away is expected 
back within a very short period of time and requires Head of Service and HR Manager 
Acting Up into the full duties of a post  

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 8 of 16

For payroll purposes the employee will be transferred into the role they are acting up 
to, on the system they will be allocated to the pay grade for the position and have an 
occupancy type of Acting Up and an expected end date. Their substantive position will 
remain available when the acting up period comes to an end.  
Acting up into some of the duties of a higher graded post  
The employee will be paid a percentage formula honorarium to reflect the additional 
responsibilities of the higher graded post. For payroll purposes the employee will 
remain in their current post on the system. 
6. Bank or casual staff  
Casual staff are generally used by elections and facilities management. Positions 
available are advertised on the intranet and staff from NBC and LGSS are able to 
apply on a casual zero hour’s contract basis.  
7. Apprenticeships   
Apprenticeships are recruited through agencies or provided by Qube Learning. The 
government website GOV.UK have a recruitment portal for apprenticeships Click here. 
Apprenticeship training can be sought via HR. 
8. Office Holders  
8.1. All engagements related to an Office Holder role whether an individual partnership 
or a company must be processed via payroll for assessment / deduction of tax and 
NIC. An Office Holder cannot be treated as a self-employed individual. Where an 
individual routing through their own Personal Service Company is engaged to cover 
an Office, payments to the Personal Service Company must be routed through Payroll 
in order that the necessary PAYE deductions can be made.  
8.2.  HMRC define an ‘office-holder’ as someone who has a ‘permanent, substantive 
position which had an existence independent from the person who filled it, which went 
on and was filled in succession by successive holders’. An office holder, such as a 
company director, does not necessarily‚ hold office‚ under a contract of service. 
8.3 The  change in the legislation applies when a worker’s personal services are 
supplied via an intermediary to perform the duties of an office, including when: 
•  A worker is personally appointed to perform the duties of an office. 
•  An intermediary is appointed as a corporate office-holder, provides the worker 
to perform the duties of that office and the worker’s personal services are 
•  A worker is engaged both as an office-holder and is obliged to perform other 
duties in circumstances when they would be regarded as an employee if they 
were employed directly by the client. (For example, a director also engaged as 
a CEO who has some duties arising from their office but in addition has 
managerial duties whereby they are mainly responsible for the client company’s 
day to day activities). 

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 9 of 16

•  A worker has earnings from an employment that have already been subject to 
PAYE/NICs by a client but they are also engaged by that client as an office-
 8.4. The holder of an Office is chargeable to tax under Schedule E (PAYE) as 
employment income on the emoluments from it and generally there will also be liability 
for NICs. It is not necessary to show, as for an employee, that an Office Holder works 
under a contract of service.  
8.5. Any payment or reimbursement of expenses  to an individual partnership or a 
limited company acting in the capacity of an Office Holder should be processed by 
NBC  Payroll Services in order that the correct tax and NIC’s assessment and 
deductions are made.  
8.6. Please note - It is possible for an individual to be both an Office Holder and an 
employee with NBC  if they have an existing employment contract and, in addition, 
carry out an Office Holder role.  
9. Off Payroll Engagements – General Information  
9.1. Once a work specification rather than a direct employment has been determined 
as the appropriate route, it is essential that the HMRC ESS tool    is used to determine 
the status of the work before the engagement process has begun. IR35 fact sheet can 
be found in appendix 1. 
9.2. It is NBC’s responsibility, as the engager; to determine the correct status of the 
engagement and NBC will be held responsible for any underpaid tax and NICs (both 
employees and employers), penalties and interest should HMRC subsequently 
successfully challenge the engagement status.  
The ‘Off-Payroll Worker Engagement Form’ should be completed at least 5 working 
days prior to the start of the engagement, following approval by the Head of Service.  
The form 
should be fully completed, printed, signed and sent to for approval. 
On no account should a contract (verbal or written) be agreed or work 
undertaken by the individual before the correct status of the proposed 
engagement has been determined.  

Record Retention  
9.3. In all cases the completed information to support the Supply of Services must be 
retained for a period of a minimum of 7 years after the conclusion of the last invoiced 
9.4  Exemptions  -  There may be times where the usual route for engaging 
interims/temporary staff cannot be followed. However the ‘Off-Payroll Worker 
Engagement Form’ must still be used and approved prior to the exemption process 

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 10 of 16

being  activated. The exemption report will be approved by  HR  and attached to the 
engagement as backup documentation. Please contact HR in the first instance if it is 
identified that the exemption report process should be used. 
10. Corporate Agency Supply Arrangement  
10.1. An agency worker is engaged by NBC to cover temporary requirements, and is 
supplied by a recruitment agency, via either the ESPO or Crown Commercial Services 
frameworks  or  through our managed service provider, Guidant  (using the agency 
supply operational system, e-volution). An agency worker is not an employee of NBC.  
10.2. Once the requirement for agency staff has been identified, the Off-Payroll Worker 
Engagement Form and work specification should be forwarded to HR who will contact 
either the framework providers or Guidant to float the job specification with agencies 
included in their network. 
10.3. The Agency Worker Regulations mean that after a 12 week qualifying period an 
agency worker employed by their supplying agency, is entitled to the same basic 
working and employment conditions, including pay, as an NBC employee in the same 
or similar role. The hourly pay rate for the worker will also increase after the 12 week 
If you are unsure of the action you must take please contact HR on ext. 8968. 
Further information relating to HR policies/procedures/forms can be accessed 

1 – Casual Workers and Temporary Staff Policy 
2 – Off Payroll Worker Engagement Form 
3 – IR35 Statement 
4 – Code of Conduct 
Further information relating to the procurement of temporary workers can be 
accessed here 

5 – Contract Procedure Rules 
6 – Exemption Report Form 

 Policy Number HR047POL V4 
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 11 of 16

IR35 Statement 

 Policy Number HR054POL                                                                                                  
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 12 of 16

Equality Impact Assessment 
The Council strives to ensure equality of opportunity for all both as a major employer 
and as a service provider. 
The IR35 Statement does not require an equality impact statement.  
Version Control Schedule for the IR35 Statement 
Author (Post Holder Title) 
HR Manager 
Type of Document 
Version Number 
Document File Name 
IR35 Statement 
Issue date 
October 2018 
Document Held by (name section) 
Human Resources 
For internal publication only or external 
Document stored on council website 
Next Review 
September 2019 
Approved by  

Change History 
Version 0.1 
Version 2 
Version 3 
Version 4 


 Policy Number HR054POL                                                                                                  
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 13 of 16

1. Introduction  
2. What do I need to consider?  
Contacts - Further Information  

 Policy Number HR054POL                                                                                                  
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 14 of 16

1. Introduction  
1.1. The Intermediaries Legislation was introduced in 2000 and requires individuals 
working through an intermediary to pay broadly the same tax and National Insurance 
contributions (NICs) as employees, where they would have been an employee if they 
had provided  their services directly. An intermediary in this context is typically 
someone working as a sub-contractor, a sole trader/partnership or has their own 
limited company, often known as a personal service company (PSC).  
1.2.  The government announced at its  Autumn Statement (AS) 2015  that  it would 
restrict tax relief on T&S expenses (the cost of providing for employee travel, 
accommodation, meals and other 'subsistence') to workers who supply their services 
through an employment intermediary and carry out their work under supervision, 
direction or control. For individuals working through personal service companies, relief 
would be restricted where the intermediaries legislation (IR35) applies, or where the 
worker would be considered an employee if engaged directly with the client.  
1.3. Due to a technical point in the legislation, the restriction that came into force on 6 
April 2016 does not reflect the restriction that was announced at AS 2015. So, rather 
than consider whether a worker is under supervision, direction or control, employment 
intermediaries (including umbrella companies) need to consider whether the worker 
would be an employee if engaged directly by the client. The only exception to this rule 
is workers who are engaged through managed service companies. The restrictions 
apply to these workers where they are under supervision, direction or control. Where 
a worker’s circumstances are such that they would be properly considered as self-
employed if engaged directly, the new legislation will not apply. 
1.4. From April 2017, individuals working through their own company (“off-payroll 
workers”) in the public sector are no longer  responsible for deciding whether the IR35 
regulation applies, this responsibility will instead move to the public sector employer 
(so the Council), agency, or third party that pays the worker.  
2. What do I need to consider?  
2.1.  Where the Council engages directly with the intermediary, the Council will be 
responsible for operating the new rules and then collecting and paying the relevant tax 
and NICs through the payroll system.  
2.2. Where the Council engages the worker indirectly through an agency, then that 
agency is responsible for operating the new rules and collecting and paying the 
relevant tax and NICs. However the responsibility of assessing the employment status 

 Policy Number HR054POL                                                                                                  
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 15 of 16

of the “off-payroll worker” will still lie with the Council who will need to inform the 
agency that they are contracting with a public sector body.  
2.3. The above rules will not apply to workers provided through an agency where the 
workers are employees of the agency. 
2.4. To assist with determining the tax status of an “off-payroll worker”, HMRC have a 
new online tool, the “Employment Status Service” (ESS) which can be accessed via 
the following link:  
2.5. All recruiting managers must use the above tool to determine the tax status of an 
“off-payroll worker” prior to agreeing their employment. They must then inform the PSC 
or agency with whom they have a contract whether the engagement falls within the 
new rules. All documentation supporting the outcome of the assessment should 
be retained and sent through to HR. 
If you are unsure of the action you must take please contact HR on ext. 8968. 
Further information can be accessed here 
1 – Casual Workers and Temporary Staff Policy 
2 – Temporary Worker Procedures 
3 – Off-Payroll Worker Engagement Form 
Guidance published by HMRC can be accessed here 

 Policy Number HR054POL                                                                                                  
Reviewed October 2018 
FOI Disclosure NBC6121-1469
Page 16 of 16