Personal Tax Customer, Product & 
 
Process Directorate 
 
 
 
 Audit & Briefing Team 
I 
19W 
Inc
Mr Samuel 
 
E ome
uston   T
T ax
ow : S
er  tructure, Audit & Briefing 
HM
request-383067-
28 RC 
6 Euston Road 
2nd Fl
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Londo oo
n  r
N , P
W a
1  rksi
3U de
H   Court 
Hall Park Way 
 
 
Telford, TF3 4LR 
 
Phone             
            
 
 
 
 
 
Fax 
           
 
 
 
 
Web 
www.gov.uk 
Date 
14 February 2017 
 
 
Our ref 
2016/00093 
DX 
           
Your ref 
           
 
           
           
 
 
 
Dear Mr Samuel 
 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA) 
 
Thank you for your request under the FOIA, which was received on 19th January 2017, for 
the following information: 
  
In an event when through the filing of a self assessment return, a student loan 
repayment is made, but the repayment is larger than that of the current balance (the 
payment required is calculated by HMRC tools, as opposed to known loan balance): 
 
1. Is HMRC responsible for processing the partial refund? 
 
2. If (1) is true, what is the maximum timeframe for the partial refund to be calculated 
and issued (how long will it take)? 
 
3. If (1) is true, what method is used for the partial refund (refund to payment method; 
cheque in post etc). 
 
I am responding under the terms of the FOIA 2000. Please find the answers to your 
questions below: 
 
1. Is HMRC responsible for processing the partial refund? 
 
Yes, HMRC is responsible for providing the refund except in a small number of cases where 
we have already closed the student loan liability on our records.  In these cases we ask 
Student Loans Company (SLC) to provide the refund. 
 
 
2. If (1) is true, what is the maximum timeframe for the partial refund to be calculated and 
issued (how long will it take)?  
 
Information is available in large print, audio and Braille formats. 
Text Relay service number – 18001 
 
 
00093-17 Samuel_3 
 
Director: Carol Bristo  
w
 
 

---

 
 
Processing a refund can take a maximum of six months from the 31 January Self-
Assessment (SA) payment deadline: 
•         HMRC will pass repayment data to SLC by 31 March 
•         SLC then update customer accounts, calculate overpayments, and pass overpayment 
details to HMRC. This is normally done within two months but can often be quicker. 
•         HMRC require up to two further months to process these overpayment details and 
credit customer’s SA accounts. 
•         The customer can request a refund from HMRC through the standard SA refund 
process. 
 
However, if the customer alerts either SLC or HMRC that there is an overpayment at any 
time after they file their SA return, their SA account will be credited within one month. 
 
 
3. If (1) is true, what method is used for the partial refund (refund to payment method; 
cheque in post etc). 
 
HMRC credits the excess student loan deduction to the customer's SA account. If their 
account is in credit, the customer can request a refund from HMRC through the standard SA 
refund process. 
 
 
If you are not happy with this reply you may request a review by emailing 
xxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xxx.xx, or by post to HMRC FOI Team, Room 1C/23, 100 Parliament 
Street London SW1A 2BQ. You must request a review within 2 months of the date of this 
letter. It would help us carry out our review if you set out the aspects of the reply that 
concern you and why you are dissatisfied.  
 
If you are not content with the outcome of an internal review, you can complain to the 
Information Commissioner’s Office (ICO). The ICO wil  not usually consider a case unless 
you have exhausted the internal review procedure provided by HMRC. You can make a 
complaint through the ICO’s website at: www.ico.org.uk, or by post to: Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Alex Kennerley 
Audit and Briefing 
PTCPP 
 
 
 
2 

---