Name:  Daniel Stonard 
Oxleas NHS Foundation Trust 
Email:   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Bracken House 
 
Bracton Lane 
 
Leyton Cross Road 
Dartford 
Our ref: FOI 5151 
Kent 
 
DA2 7AF 
 
 
Date:  03 May 2019 
Switchboard: 01322625700 
Website: www.oxleas.nhs.uk 
  
 
Dear Daniel, 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 – SECTION 8 REQUEST  
 
Thank  you  for  your  request  for  information  dated  13/04/2019.  Your  request  has  been  managed 
under the terms of the Freedom of Information Act 2000.  
 
You requested the following information under section 8 of the Act: 
 
1.Does  the  trust  manage  the  digitisation  of  its  patient  records  on-site  or  is  this  an  outsourced 
service? 
This is an outsourced service. 
 
2. If outsourced who is the current provider, when did the contract start and what is the contract 
term? 
The current provider is Civica. The contract transferred when Civica bought out Gateway Computing 
(our original contractor).  We renew our contract annually with Civica (i.e. a rolling contract).  
a. Was this contract awarded via any Frameworks e.g. CCS RM1063?   
The original contract was awarded via OJEC back in 2003 
b. What is the cost of digitising patient records within the trust?  
N/A 
c. What is the cost of digitising patient records with outsourced providers?  
Approx. £150 per box. 
d. What are the trusts targets for having patient files scanned and hard-copy notes available 
as digital images?   
There is a 6 week turn around for scanning hard copy notes into digital images.  The notes 
are  historic  so  there  is  no  immediate  need  to  access.    However,  should  the  notes  be 
required prior to scanning they can either be returned by courier or scanned as priority and 
returned electronically. 
  
3. If the patient file scanning is provided in house how many staff are involved in:   
a. Preparing and/or scanning medical records/patient files? N/A 
b. Distributing (delivering or collecting) physical notes around the estate? N/A 
c. Retrieving and collecting physical notes from on-site stores? N/A 
 

---

 
4.  What  is  the  volume  of  patient  record  creation  per  day/week/month  by  the  trust  (day  forward 
records)?    
The Trust no longer creates paper clinical records.  All records are created electronically. 
a. Is the scanning of patient records linked to any Document Management systems?   
Yes. 
b. If so can you confirm which ones are used within the trust?   
Windip hosted by Civica.  
 
5. What is your average number of daily created paper records?  
Nil 
  
6. Does the trust currently scan documents at department level?   
Yes 
a. If so, what hardware is used to scan records?  
Fujitsu scanners. 
b. How were they procured?   
Via our ICT department 
c. Who in the trust is responsible for the contract management and procurement of these 
technologies?  
Our ICT dept. 
 
7. Please outline which departments are scanning physical paper records and average daily volumes, 
both back scan and day forward (if they can be separated).  
N/A 
 
8. Is there a quality standard to adhere to within the trust for scanning paper notes?  
N/A 
 
9. Does the trust scan other records than patient files?  
Yes 
a. If yes could you please supply daily volumes of record scanning?   
Information not held  
b. If yes, please also supply types of records which are scanned?   
Information not held  
 
10.  Can  you  please  provide  the  contact  details  including  email  address/format  of  the  trust’s  IT 
Director?  
xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx  
a.  If  the  IT  Director  is  not  responsible  for  digital  transformation,  please  supply  contact 
details, including email address/format of the person(s) who are. 
N/A  
b.  Please  also  supply  the  details  of  those  responsible  for  managing  patient  records 
(scanning, physical storage and delivery etc).   
Information Governance Team, xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx   
 
11. Could you please supply a current organisational chart for medical records, digitisation services 
and digital transformation programmes?   
                                                                                                                                                                                                                            
                                                                                              
 

---

 
See attached 
 
 
If you have any queries or concerns or are dissatisfied with the service you have received in relation 
to your request, please do not hesitate to contact us. If you wish to request a review of the decision, 
you  should  write  to  the  Information  Governance  Manager,  Julie  Lucas  via  email  at 
xxxxx.xxxxxx@xxx.xxx in the first instance. If you remain unsatisfied with the outcome of your review 
and wish to make a formal complaint, please address this to: Complaints, Oxleas NHS Foundation 
Trust, Pinewood House, Pinewood Place, Dartford, DA2 7WG - Email: xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xxx   
 
In addition if you are not  satisfied with the outcome of your complaint or review, you may apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. Generally, the ICO cannot make a decision 
unless  you  have  exhausted  the  complaints  procedure  provided  by  the  Trust.  The  Information 
Commissioner can be contacted at: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF (Telephone: 0303 123 1113 or 01625 545 745 - www.ico.org.uk).      
 
Kind regards, 
 
 
Paul Bransgrove 
Information Governance Officer 
E: xxxxxx.xxx@xxx.xxx 
Oxleas NHS Foundation Trust | Bracken House | Bracton Lane | Leyton Cross Road | Dartford | Kent | 
DA2 7AF 
 
                                                                                                                                                                                                                            
                                                                                              
 

---