PPE Clearance Board meeting minutes 14/07/20 
Attendees 
Melinda Johnson  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aiya Technology HK Ltd: Cancellation of last 3 orders (endorsed)- 
 
Looking to cancel last 3 deliveries of a contract which was to provide 
aprons. This equates to cancelling 
 
 
 through termination of convenience clause (one month notice required). This has the 
support of Emily Lawson and legal 
 
 advised that cancellation was within the rights of DHSC.  
Melinda - will we get any money back? 
 – Only the last 
 units will be cancelled (this has not been paid for yet) 
Melinda - do they know we will cancel 
 
 they do not supply any other category, and so low risk. It was a new buy contract 
 
.  
Melinda- will it jeopardise the ones we have? 
 It shouldn’t do, they have already produced them, they are ready to pick up. 
 
 we don’t need them, we have 
 aprons coming in over the next 8months, asked by 
 and Emily to 
see if we can cancel any- this is the only one where you have termination for convenience to utilise. 
 
- any penalty we could face? 
- no, we can just walk away, engaged with legal last week to make sure we are okay with this, and legal have 
provided the termination letter.  
 
All agree future cancellations may not need to come to the board, but a process needs to be put in place so that 
all necessary parties are informed. 
 
Actions- 
to send the cancellation letter to 
so that details can be shared with necessary parties when 
cancelling (commercial and finance colleagues must be sighted).  
 
 

---