This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Digital Information Sharing - Safeguards and Confidentiality'.





 
 
 
Information Governance Team 
 
Hafren Ward 
 
Bronllys Hospital 
Bronllys 
 
Brecon 
 
Powys LD3 0LY 
 
Email: xxxxx.xxx@xxxxx.xxx.xx 
Tel: 01686 252159/01874 442071 
 
 
Our ref: IG/FOI/23.R.393                  
 
 
          8 December 2023 
 
 
 
  
Sent via email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Dear Mr Welch, 
 
Request under the Freedom of Information Act 2000 
 
I write further to your request for information which was received on 15 
November 2023, to confirm, in accordance with S.1(1)(a) of the Freedom of 
Information Act 2000, that Powys Teaching Health Board (PTHB) does hold the 
information that you require.   
 
For ease of reference your request is set out below and our response follows:   
 
Your Freedom of Information (FOI) Request:  
The Welsh Parliament Equality and Social Justice Committee, Use of Personal 
Data in the Welsh NHS recording refers to the sharing of patient data and the 
controls required to ensure privacy and confidentiality of the record. 
 
As an individual concerned about the amount of information being shared 
digitally with inadequate safeguards, under the Freedoms of Information Act 
please can you provide information on the following: 
 
Q1 Who is your appointed Caldicott Guardian and Senior Information Risk 
Owner? 
 
Q2 Made reference in the above Committee - Do you have access to the 
National Integrated Audit System? If so, how many times do you utilise on a 
weekly basis over the past 12 months. 
 
Q3 In the past 2 years how many employees have been disciplined for 
inappropriate access to patient data (broken down by digital and paper 
records). 
 
Q4 What percentage of your total employed or contracted staff are compliant 
with any nationally available mandated Data Protection training? 
Pencadlys 
Headquarters 
Tŷ Glasbury, Ysbyty Bronllys, 
Glasbury House, Bronllys Hospital 
Aberhonddu, Powys LD3 0LU 
 
Brecon, Powys LD3 0LU 
Ffôn: 01874 711661  
Tel: 01874 711661  
 
 
 
 
 
 
 
 
Rydym yn croesawu gohebiaeth Gymraeg 
We welcome correspondence in Welsh 
Bwrdd Iechyd Addysgu Powys yw enw gweithredd Bwrdd Iechyd Lleol 
Powys Teaching Health Board is the operational name of 
Addysgu Powys 
Powys Teaching Local Health Board 
 
 
 

 
Q5 How many employees do you have that are directly responsible for 
providing advice on matters of Data Protection and Confidentiality. 
 
Q6 How many Subject Access Requests have you received from patients over 
the past 12months. 
 
Powys Response:  
Q1 The Caldicott Guardian is the Medical Director. The Senior Risk Information 
Owner is the Interim Deputy Chief Executive Officer and Director of Finance, IT 
& Information Services. 
 
Q2 I can confirm that the Health Board’s Information Governance Team has 
access to the NHS Wales National Intelligent Integrated Audit Solution (NIIAS) 
and runs weekly reports.  
 
Q3 In the past 2 years, there have been no employees disciplined for 
inappropriate access to patient data. 
 
Q4 PTHB Staff compliance with the NHS Wales mandatory Information 
Governance E-Learning training is available within the Information Governance 
Performance reports that are submitted routinely to the Delivery and 
Performance Committee, these can be accessed via the following link: Delivery 
and Performance Committee - Powys Teaching Health Board (nhs.wales) 
 
Q5 The Health Board’s Information Governance Team has three members of 
staff who provide advice on matters of Data Protection and Confidentiality.  
They comprise of the Head of Information Governance, Records and Data 
Protection Officer, Information Governance Manager and Senior Information 
Governance Officer.    
 
Q6 Statistical figures on the number of subject access requests by PTHB is 
available within the Information governance performance report submitted to 
the Delivery and Performance Committee and these can be accessed via the 
following link: Delivery and Performance Committee - Powys Teaching Health 
Board (nhs.wales).
   
 
Should you need any further assistance, please do not hesitate to contact me 
at the address below. 
 
If you are dissatisfied, with the way your request has been dealt with by PTHB, 
you have the right to request a review in which case you should write to:  
 
Chief Executive 
Powys Teaching Health Board Headquarters 
Glasbury House 
Bronllys Hospital 
Bronllys 
Brecon 
Powys LD3 0LY 
 
 
 


If you are still dissatisfied at the end of the review, you may complain to the 
Information Commissioner, who can be contacted at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office - Wales  
2nd Floor,  
Churchill House,  
Churchill Way,  
Cardiff, CF10 2HH 
Tel: 029 2067 8400 Fax 029 2067 8399 
www.ico.org.uk                  twitter.com/iconews 
 
Rydym yn croesawu derbyn gohebiaeth yng Nghymraeg. Byddwn yn ateb y 
fath ohebiaeth yng Nghymraeg ac ni fydd hyn yn arwain at oedi. We welcome 
receiving correspondence in Welsh. We will reply to such correspondence in 
Welsh and this will not lead to a delay. 
 
Yours sincerely 
 
Pete Hopgood 
Interim Deputy Chief Executive Officer and 

Director of Finance, IT & Information Services