Peter C. Bell 
 
Date 
27 October 2023 
request-1018562-
 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Post Office 
100 Wood Street 
London EC2V 9ER 
 
Your Ref:  
 
Classification: 
Public 
 
 
 
Dear Peter C. Bell, 
 
Freedom of Information Request – FOI2023/00502 
 
We are writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post 
Office”) on 25 August, which has been dealt with under the terms of the Freedom of 
Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
In your email you have requested the information shown in bold below: 
 
“Could you please provide the following information: 
 
a) the date that the decision was taken to publish the HSF report to 
remuneration committee produced by Herbert Smith Freehills which was 
used to provide assurance to the committee regarding the metrics 
mentioned on pages 38-41 (Transformation Incentive Scheme) of the 
annual report and consolidated financial statement 2021/22 
 
b) Please state if there is a decided publication deadline (but publication 
could be at any date before then); if yes, please provide that deadline date, 
OR 
 
c) please state if publication will take place once other actions have been 
completed; and if so, please state what those other actions are; OR 
 
d) please state if publication will take place by reference to other related 
events; if so, please state what those other related events are; OR 
 
Page 1 of 3 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540.  
Registered Office 100 Wood Street, London WC2V 7ER 
postoffice.co.uk
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited. 
 
 

---

e) please state if there is a draft publication schedule that hasn't been 
finalised; if so, please state the date that the publication scheduled is 
expected to be finalised. 
 
f) in deciding to rely upon section 22 please state all the factors that were 
taken in to account, both for and against, in deciding whether it is 
reasonable, in all the circumstances, to withhold information until the date 
of publication. 
 
Please provide this information in electronic form.” 
 
We can confirm that Post Office does hold some information within scope of your 
request, and this has been provided below. 
 
To provide context to your request for information, the document you refer to as the 
“HSF report”, is a document authored by Herbert Smith Freehills (“HSF”) and Post 
Office to set out progress on Rule 9 requests as part of a wider Public Inquiry 
update provided to the Post Office Board in January 2022. The document was then 
used by a number of Remuneration Committee members who had access to the 
document to consider how to proceed in assessing the bonus sub-metric. 
 
Regarding part a) of your request, Post Office had taken the decision to publish this 
document by 2 June 2023. The document was subsequently published, along with 
the five appendices referenced in Amanda Burton’s Report, on 16 August 2023 and 
it can be found on Post Office’s corporate website here: 
 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/key-reports-statements/post-
office-annual-report-accounts-2021-22/ 
 
As Post Office had published this document before receiving your request for 
information, parts b) to f) of your request are no longer applicable. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address above within 
40 working days of receipt of this response stating your reasons for your internal 
review request or alternatively, by emailing xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx. 
 
 
 
Page 2 of 3 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

---

If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Telephone: 0303 123 1113 
www.ico.org.uk/foicomplaints 
 
Yours sincerely, 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-
information/ 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 3 of 3 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

---