This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Decision criteria used for developing the proposals for Junction 18a onto M4'.





M4 Junction 18a Link Study 
Highlight Report 
June 2017 
Project Name: 
M4 J18a Link Study 
Project Sponsor: 
Emma Blackham 
Project Number: 
n/a 
Project Manager:  
Alistair Rice 
 
Reporting Period: 
Apr’17 – Jun’17 
Lifecycle Phase: 
Feasibility 
Project Start Date: 
November 2016 
Project End Date: 
March 2018 
Business Case 
Business Case Web 
n/a 
n/a 
Approval Date: 
/ Hyperlink: 
Business Case Re-
Project Type 
n/a 
SGC Partner Project 
fresh Date: 
Classification: 
 
Section 1: Budget Status (£000’s) 
Total actual 
In £/000’s 
*Approved 
cumulative 
Forecast (to 
Variance (against 
Outturn Prices 
budget 
spend to e/o 
completion) 
Approved Budget) 
May’17 
Revenue  
500 
212 
500 

Capital  




Total 
500 
212 
500 

*Signed off by ECS Committee? 
Yes  
Committee sign-off date 
9th November 2016 
Committee Minute number(s) 
 
Link to Committee report(s) 
Link 
Budget – operating within set parameters:   
Yes 
If no, what actions are to be prepared: 
 
Section 2: Budget Summary (£000’s by Year) 
Pre-
20/21 & 
 
14/15 
15/16 
16/17 
17/18 
18/19 
19/20 
Total 
14/15 
Future 
Revenue  



150 
350 



500 
Capital  









Total 



150 
350 



500 
 
Section 3: Schedule Status: 
Original End 
Mar’18
Latest Forecast 
Variance + / - 
 
Mar’18 

Date 
End Date 
(days) 
Comments: currently on schedule. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Section 4: Risk Update: 
Risk Summary: Highlight the key risks below (stating no more than 10) 
 
Date identified  Risk description 
Mitigation 
Risk status  
(Red / Amber / Green) 

Scope/detail of the 
technical work not 
Early and ongoing 
Nov’16
engagement with elected 
 
supported by local 
Amber Green 
representatives 
decision 
stakeholders 
makers/stakeholders 
Provide a programme 
Nov’16
Delay in HE sign-off of 
 
identifying when HE 
Amber Green 
technical outputs 
comments required 
 
 
Section 5: Issues Update: 
Issues Summary: Highlight the issues that have actually occurred below 
 
Date identified  Issue description 
Mitigation 
Issue status  
(Red / Amber / Green) 

Re-arrange 2nd round of 
elected representative and 
Apr’17 
General Election Purdah 
Green 
stakeholder meetings to 
June. 
 
 
Section 6: Key Milestones 
List of milestones and activities for this period (5th April – 15th June 2017): 
Milestone(s) 
Achieved? 
Due date 
Revised 
Reason for date 
 
date 
revision 
Delay in securing 
Preparation of scheme options 
Yes 
May’17 
14th Apr 
access to SWRTM 
Second round of engagement 
General Election 
No 
May’17 
Jun’17 
events 
Purdah 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Key milestones and activities for the next period (7th June – 10th August 2017): 
Milestone(s) 
Due date 
Revised 
Reason for date 
date 
revision 
Preparation for public engagement 
Aug’17 
n/a 
n/a 
Stakeholder meetings #2 - views on Option 
generation 
Jun’17 
n/a 
n/a 
 
Share draft OAR and ASR with key delivery 
Jul’17 
n/a 
n/a 
partners 
 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Section 7: General Commentary 
Workstream 
Phase 1 Tasks 
Progress 
 
  All tasks, excepting: 
  Completed 
Workstream 
Phase 2 Tasks 
Progress   
Project 
  Update products from Phase 1 
  Ongoing 
management 
 
Business case    Option generation  
  Ongoing 
  Initial wider impacts and regeneration 
  Ongoing 
assessment 
 
  Initial social impact assessment 
  To commence in May 
  EAST assessment 
  Ongoing 
  OAR 
  To commence in May 
  ASR 
  To commence in May 
Stakeholder 
  Stakeholder meetings #2 - views on 
  Arranged for June 
Engagement 
Option generation 
 
  Confirm options for public engagement 
  At Board, 5th April and subsequent meeting 
 
in May 
  Share draft OAR and ASR with key 
  Scheduled for mid-July 
delivery partners  
 
Design 
  Design team to inform/attend option sifting   Complete 
  Scheme concept plans  
  Complete 
  Constructability of options 
  Ongoing 
  Outline costs for options 
  Ongoing 
Transport 
  Procure data collection subcontractor 
  No new data required 
modelling 
  Data collection  
  No new data required 
  Data processing 
  No new data required 
  Report of Surveys 
  Not applicable 
  Update GBATS4 (including 
  Not applicable  
LMVR/Demand Model Report) 
 
  Modelling of scheme options 
  Ongoing using GBATS4 
Economic 
  Regeneration assessment 
  Commenced May 
assessment 
  User benefits assessment 
  Ongoing using GBATS4/TUBA 
  Wider economic impact assessment 
  To commence in May 
Environmental    Additional data collection (if required) 
  No new data required 
assessment 
  Assessment of options 
  Site visits undertaken.  Assessment 
 
commenced.  
  Environmental specification for ASR 
  Commenced in May 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Control & Approval 
Author 
Emma Blackham 
Alistair Rice 
Approver / Title: 
 
Sponsor 
Submission Date: 
Jun’17 
Approval Date: 
tbc’17 
 
 
 
Project Sponsor comments 
Project remains on track for the production of a strategic outline business case by the end of March18. 
A good series of stakeholder and Member engagement is underway. HE partnership is working very 
well at the moment. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Programme Sponsor comments 
n/a 
 
 
Project Sponsor RAG Assessment 
Cost 
Green 
 
Quality 
Green 
Time 
Green 
Programme Sponsor overall RAG assessment 
n/a 
 
 
G:\T&SP\Projects\3. Major Schemes\M4 J18a inc M32 J1\2. Project Governance\Project Board\170628\M4 J18a Link Study 
Highlight Report Jun'17.docx