This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Decision criteria used for developing the proposals for Junction 18a onto M4'.





M4 Junction 18a Link Study 
 
Highlight Report 
Project Name: 
M4 J18a Link Study 
Project Sponsor: 
Emma Blackham 
Project Number: 
n/a 
Project Manager:  
Alistair Rice 
 
Reporting Period: 
Nov’16 – Feb’17 
Lifecycle Phase: 
Feasibility 
Project Start Date: 
November 2016 
Project End Date: 
March 2018 
Business Case 
Business Case Web 
n/a 
n/a 
Approval Date: 
/ Hyperlink: 
Business Case Re-
Project Type 
n/a 
SGC Partner Project 
fresh Date: 
Classification: 
 
Section 1: Budget Status (£000’s) 
In £/000’s
Total actual 
 
*Approved 
Forecast (to 
Variance (against 
cumulative 
Outturn Prices 
budget 
completion) 
Approved Budget) 
spend to date 
Revenue  
500 
53 
500 

Capital  




Total 
500 
53 
500 

*Signed off by ECS Committee? 
Yes  
Committee sign-off date 
9th November 2016 
Committee Minute number(s) 
 
Link to Committee report(s) 
Link 
Budget – operating within set parameters:   
Yes 
If no, what actions are to be prepared: 
 
Section 2: Budget Summary (£000’s by Year) 
Pre-
20/21 & 
 
14/15 
15/16 
16/17 
17/18 
18/19 
19/20 
Total 
14/15 
Future 
Revenue  



162 
338 



500 
Capital  









Total 



162 
338 



500 
 
Section 3: Schedule Status: 
Original End 
Mar’18
Latest Forecast 
Variance + / - 
 
Mar’18 

Date 
End Date 
(days) 
Comments: currently on schedule. 
 
 
Section 4: Risk Update: 
Risk Summary: Highlight the key risks below (stating no more than 10) 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Date identified  Risk description 
Mitigation 
Risk status  
(Red / Amber / Green) 

Scope/detail of the 
technical work not 
Early and ongoing 
Nov’16 
supported by local 
engagement with 
Amber Green 
decision 
stakeholders. 
makers/stakeholders 
Provide a programme 
Nov’16
Delay in HE sign-off of 
 
identifying when HE 
Amber Green 
technical outputs. 
comments required. 
 
 
Section 5: Issues Update: 
Issues Summary: Highlight the issues that have actually occurred below 
 
Date identified  Issue description 
Mitigation 
Issue status  
(Red / Amber / Green) 

Info required from HE for 
Jan’17 
SGC to set up HE as a 
HE to provide info. 
Amber 
supplier. 
Send presentation to MPs & 
Jan’17 
MP briefing postponed. 
seek alternative date if 
Amber 
requested. 
 
 
Section 6: Key Milestones 
List of milestones and activities for this period (9th November – 3rd February): 
Milestone(s) 
Achieved? 
Due date 
Revised 
Reason for date 
(Y/N) 
date 
revision 
Phase 1 Tasks. 
To allow time to 
No 
31st Jan 
14th Feb 
follow up feedback 
at consultation 
Phase 1 Stakeholder, 
26th Jan to 2nd 
Member & town/parish 
Yes 
n/a 
n/a 
Feb. 
council engagement events. 
Phase 1 MP meeting. 
No 
27th Jan 
Tbc 
MPs cancelled 
 
Phase 1 PCF templates. 
As per comment on 
No 
23rd Jan 
7th Feb 
Phase 1 Tasks 
Key milestones and activities for the next period (4th February – 31st March): 
Milestone(s) 
Due date 
Revised 
Reason for date 
date 
revision 
Phase 1 Report 
Jan’17 
Feb’17 
See above. 
Arrange second round of engagement events. 
Mar’17 
n/a 
n/a 
Submit interim progress report to DfT 
Mar’17 
n/a 
n/a 
 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Section 7: General Commentary 
 
Workstream 
Phase 1 Tasks 
Progress 
Project 
  Highlight Reports 
  Highlight Report 1 completed. 
management 
  Client Scheme Requirements. 
  Project Management Plan prepared and 
  Risk Management Plan. 
circulated, including risk management plan 
  Risk Register. 
and list of PCF products. 
  Product Checklist. 
  Risk Register to be prepared. 
  Project Schedule. 
  Project schedule prepared and updated for 
latest consultation dates. 
Business case    Understand implication of Joint Spatial 
  Well-progressed, to be reported in the Phase 
Plan (JSP) and Joint Transport Study 
1 report. 
(JTS) 
  Consider emerging local/central 
government policy 
  Use of existing data/models to evidence 
problems/opportunities 
  Formulate objectives 
Stakeholder 
  Review of JTS and other recent relevant    Three engagement events were undertaken: 
Engagement 
consultation/engagement 
o  Technical stakeholders (highway 
  Stakeholder engagement strategy 
authority officers, business reps and 
  Set up a stakeholder steering group 
statutory environmental bodies); 

o  South Glos Members (27 attendees); 
  Stakeholder meetings 1 - develop scheme 
o  Town & Parish Councils (14 Attendees). 
objectives  
  Some helpful feedback regarding the 
scheme and its objectives were received. 
  Unfortunately, the MPs had to postpone the 
scheduled meeting.. 
 
Design 
  Collate engineering baseline information,    C2 information has been requested – waiting 
including C2 inquiries 
for responses. 
  Review previous scheme plans and plans    Reviewed plans forwarded on by SGC – all 
for other proposals in the area 
previous alignment options pass through the 
  Specify additional data collection 
Lyde Green development. 
requirements 
  Requested Collision Data from SGC, BANES 
  Define constraints 
and HE – all received and data being 
  Develop scheme concepts to inform other 
processed. 
Phase 1 activities 
  Constraints map updated with environmental 
constraints. 
  Scheme option concepts under way. 
Transport 
  Review model GBATS validation in and 
  GBATS validation in the area is sufficient for 
modelling 
around the study (including regional 
a SOBC. 
models) 
  SWRTM data outstanding. 
  Review modelling of JSP/JTS 
  Recent ATC data on the Ring Road 
  Model specification 
compromised by capital maintenance 
schemes. 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
  Specify additional data collection 
  Use of JTS GBATS modelling to develop DM 
requirements 
models has commenced 
  Model Specification - in progress 
  Work to date indicates no additional surveys 
are required.  
Economic 
  Baseline data collation 
  Baseline assessment of economic conditions 
assessment 
  Speciation of approach 
in the area has commenced 
Environmental    Desktop assessment to establish 
  Constraints identified 
assessment 
environmental baseline and constraints 
  Specify data collection requirements (if 
required) 
 
 
 
 
Control & Approval 
Author 
Emma Blackham 
Alistair Rice 
Approver / Title: 
 
Sponsor 
Submission Date: 
Feb’17 
Approval Date: 
Feb’17 
 
 
 
Project Sponsor comments 
The stakeholder, Member and Town/Parish council engagement events were all productive and the data 
shared well received. Good progress noting the delayed milestone of the Phase 1 tasks by 2 weeks to 
ensure engagement issues can be fed in and accommodated.  
 
 
Programme Sponsor comments 
n/a 
 
 
Project Sponsor RAG Assessment 
Cost 
Green 
 
Quality 
Green 
Time 
Green 
Programme Sponsor overall RAG assessment 
n/a 
 
 
G:\T&SP\Projects\3. Major Schemes\M4 J18a inc M32 J1\2. Project Governance\Project Board\170209\M4 J18a Link Study 
Highlight Report Feb'17.docx 
 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study