This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Decision criteria used for developing the proposals for Junction 18a onto M4'.





 
South Gloucestershire Council 
09 February 2017 
Minutes 
 
 
 
 
M4 J18a Link Study Project Board 
Location: 
Highways England, Temple Quay (Room M4, 2nd Floor Eagle Wing) 
Chair:  
Emma Blackham. 
Attendees: 
Richard Ormerod, Mark King, Helen Spackman, Bruce Slattery, Alistair 
Rice, Rebecca Callaghan. 
Apologies: 
Rob Llewellyn, Jeremy Damrel, Andrew Birch 
 
Item 
Description 
Action 
1.   
Welcome and introductions 
 
2.   
Minutes of last Board 
 
  ‘Project Execution Plan’ should read ‘Project 
 
Management Plan’. 
 
  Public consultation will be mid-August to end of   
September 2017. 

 
  Actions outstanding: 
o  Assumptions & Actions Log 
HS 
3.   
DfT Offer of Grant 
 
  Submitted to DfT; no response to-date. 
4.   
Highlight Report 
 
  Maintain offer re-scheduling MP meeting. 
EB 
  Engagement events generally well-received 
 
and helpful feed-back provided by attendees. 
  Dates for 2nd round of events are: 
 
o  8th May, stakeholders 
 
o  16th May, South Glos Councillors 
o  18th May, Town and Parish Councils 
 
o  Tbc, businesses 
 
o  Tbc, MPs 
  CH2M completing a schedule of PCF 
 
deliverables and PCF products for dispatch to 
HS 
Highways England and SGC; including a ‘Client 
 
 
 
 
 
 
 
 

Scheme Requirements’ (using a template to be   
provided by RC). 

RC 
  CH2M to provide an essay or summary plan of 
key PCF products 
HS 
  CH2M producing an Appraisal Specification 
HS 
Report, which details transport modelling 
approach, noting: 
 
o  Use of existing models 
HS 
o  Outstanding request for CH2M to access 
the SWRTM (RC to chase) 
RC 
  Draft Phase 1 report issued to AR 16/02 and to  HS, AR 
Board members 21/02 
  Design progressing, the ‘middle’ junction 
 
location looks to be problematic. 
 
  Proposed amendments to objectives discussed 
and agreed; CH2M to circulate revised 
HS 
objectives and their measures (i.e. benefits 
 
realisation) to the Board. 
5.   
DONMs 
 
  Board meets every 2-months. 
 
  DONM, 10:00, 5th April, TQH. 
All 
6.   
AOB 
 
  Feedback from Environment Agency 
received; to be included in Phase 1 report. 
HS 
  CH2M setting up a Comms Log; all 
All 
communications should be copied to HS. 
  Confirmation of HE’s address & contact to 
RC 
permit SGC to raise a purchase order. 
Attachments 
None