This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Current employees'.


 
Kanish Patel 
 
Date 
15 August 2023 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Post Office 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London EC2Y 9AQ 
 
Classification: 
Private 
 
 
 
Dear Kanish Patel, 
 
 
Internal Review under the Freedom of Information Act  
IR2023/00467
 
 
I am writing in response to your request for an Internal Review of Post Office 
Limited’s (“Post Office”) handling of your recent request for information under the 
Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
In your original request for recorded information under Ref: IR2023/00467 received 
by Post Office on 7 August, you requested the following information: 
 
Please confirm how many people are still employed that were involved in the 
process of convicting Sub Postmasters? 
 
Post Office responded to you on 4 August to state that the information was held but 
that it was exempt from disclosure under s38 – Health and Safety – as Post Office 
was concerned that disclosing the number of people currently employed that met 
the requirements of your request would put the health and safety of staff at risk. 
 
On the 7 August, you contacted Post Office to request an Internal Review of its 
decision. A copy of the body of your email is provided below: 
 
 Page 1 of 3 
postoffice.co.uk 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540. 
Registered Office Finsbury Dials, 20 Finsbury Street, London, EC2Y 9AQ. 
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited. 

I am writing to request an internal review of Post Office Limited's handling of my 
FOI request 'Current employees'. 
 
You have interpreted the request correctly however, my request for information 
specifically relates to the number of people currently employed at Post Office 
that were involved in the process of convicting Sub Postmasters not who. 
 
In line with the requirements of the FOIA and the associated Code of Practice, we 
have carried out an internal review of your request for information and the way your 
request has been handled by the Information Rights Team in accordance with the 
Act.  Having considered your original request afresh, while taking careful note of the 
comments in your request for an internal review, as well as consulting with 
colleagues in the business, the Post Office Review Panel considers that the 
Information Rights team has appropriately responded to your request in accordance 
with the Act. 
 
The Panel noted, however, that the original decision letter did not make it clear that 
it was not the disclosure of the names that engaged the exemption but the overall 
number of staff.  In addition to the exemption relied upon in the original decision, the 
Panel also considers that the information would also be exempt under s40(2) & 
s40(3) – Personal Data – as it may be possible to identify who the staff are and 
therefore this makes the number of staff personal data. 
 
Sections 40(2) and 40(3A) of the FOIA exempt personal information from disclosure 
if that information relates to someone other than the applicant, and if disclosure of 
that information would breach any of the data protection principles in Article 5(1) of 
the UK General Data Protection Regulation (GDPR). 
 
We consider that disclosure of this information is likely to breach the first data 
protection principle, which provides that personal data must be processed lawfully, 
fairly, and in a transparent manner. Disclosure would not constitute 'fair' processing 
of the personal data because there is no expectation that staff would expect to be 
identified in particular roles. 
 
Page 2 of 3 
postoffice.co.uk 
Classification: Private 

In the event that you remain unhappy with the handling of this request, you also 
have a right to appeal to the Information Commissioner who can be contacted at the 
address below: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk 
 
Yours sincerely, 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-
information/ 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy
 
 
Page 3 of 3 
postoffice.co.uk 
Classification: Private