This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contract documents PPE Medpro'.






 

 
 
 
Department of Health and 
Social Care (DHSC) 
PPE Vendor Standard 
Operating Procedures 
 
 
 Quality, Quantity, Availability & Payment
May 2020 
DHSC Emergency PPE  

link to page 3 link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9





 
 

 
  
  
     
        
 
 
 
Contents 

Introduction .................................................................................................................................. 2 

Purpose of this Document ........................................................................................................ 2 

Purchase Order Verification ..................................................................................................... 4 

Availability of Products .............................................................................................................. 4 

Quality Control ............................................................................................................................. 5 

Approval to Ship .......................................................................................................................... 5 

Packing, Marks & Numbers Minimum Requirements ....................................................... 5 

Commercial Invoice & Packing Lists Standards .................................................................. 6 

Statement of Accounts .............................................................................................................. 6 
10  Payment Requests & Process................................................................................................... 6 
11 
Transport Reporting Procedure ............................................................................................... 7 
12  Cargo Release & Receiving ....................................................................................................... 7 
13 
Booking & Shipping Instructions ............................................................................................. 7 
14 
Payment of Shipping charges .................................................................................................. 8 
15 
Insurance & Terms of Shipment .............................................................................................. 8 
16  Questions & Escalation Process ............................................................................................... 8 
17 
Terms & Conditions ..................................................................................................................... 8 
 



 
 

 
 
Document control 
 
Version  Author 
Date 
Reviewer 
Date 
0.1 
Hannah Liddell  14/05/2020   
 
0.2 
 
 
 
 
1.0 
 
 
 
1.1 
 
 
Signed off 
 
 
1 
Introduction 
Uniserve have been appointed to help manage the PPE Supply Chain & 
logistics on behalf of the DHSC. Due to the nature of the Covid-19 crisis, urgent 
PPE has been procured through a number of channels from around the world 
and it is our job to make sure that this equipment is moved as quickly and 
efficiently from around the world to the UK for urgent despatch. 
 
We want to work closely and effectively with all PPE Vendors to ensure the 
products you have sold to the DHSC meet the quality, quantity and availability 
expected by the DHSC and that you in turn are paid as per your contractual 
agreement with the DHSC. 
 
Uniserve are here to help you and we are working closely with the DHSC 
Contract and Finance Teams to ensure all parties deliver on their 
commitments and obligations. 
 
2  Purpose of this Document  
This document has been agreed between Uniserve and the DHSC to set out 
the correct process for understanding and approving the contract 
commitments with a focus on quality, quantity, availability, payment and 
shipment of PPE. 
 
All communications should initially be with Uniserve who will coordinate and 
direct you through the process with the DHSC Contract, Financial and Freight 
Teams. 
 
 
 
 



 
 

 
 
PPE Vendors Team 
 
Name 
Role 
Email Address 
Tel Number 
Craig Johnson  
Senior Global 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: 01753 
Trade Manager 
287933, Mob: 
07787433489 
Lee Pipe 
Global Trade 
xxx@xxxxxx.xx.xx  Tel: 01753 
Manager 
287905, Mob: 
07870 385373 
 
 
 
Uniserve International Freight Management Team 
Name 
Role 
Email Address 
Tel Number 
Gary Cobbing  
Group CCOO 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: 01753 
287926, Mob: 
07887 867841 
Leighton 
Airfreight 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: 01753 
Bonnett 
Director 
287901; Mob: 
07850984592 
Daniel Marsh 
Account 
xxx@xxxxxx.xx.xx  Tel:01753 287 
Manager, Air 
900; Mob: 07919 
freight 
403747   
Ben Starkings 
Account 
xxx@xxxxxx.xx.xx  Tel: 01753 287 
Operator, Air 
900   
freight  
Steve Ireland  
Sea freight 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: 01375 414 302    
Director 
Mob: 07768 845 
906 
Daniella White 
Account 
xxx@xxxxxx.xx.xx  Tel: 01375 
Manager, Sea 
856826; Mob: 
Freight 
07900518173 
Pofaye Gao 
Origin Freight 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: +86-
Manager 
13774274778 
Rhys Cave 
Account 
xxx@xxxxxx.xx.xx  Tel: 01375 412 
Manager, Road 
040;  
Freight Manager 
Adam Gatfield  
Account 
xx@xxxxxx.xx.xx 
Tel: 01375 412 025 
Manager, Road 
Freight Manager 
 



 
 

 
3  Purchase Order Verification  
Once you have signed a contract with the DHSC, you will receive a Contract 
Summary Verification email from xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xx, which requires 
completion within 24hours of receipt. This verification is to confirm the 
delivery and the payment schedules to avoid any late payment.   
Following agreement of the DHSC Contracts Team your Purchase Order will 
need to be verified by the Vendor Verification Process covering the following 
information which you are required to have available: 
 
1.  DHSC Contract number 
2.  DHSC PO number  
3.  Product specification documents 
4.  Compliance documents 
5.  Factory full name, address and contact details 
6.  PPE factory availability dates and schedules 
7.  Terms of shipment 
8.  Payment schedules 
9.  Products full descriptions 
10. Quantities by size and colour by shipment Lot /Batch # 
11.  National Product Code (NPC)  
12. Other information that is relevant to your order 
 
You will be contacted by email to initiate the Vendor Verification Process. 
 
If your submission has been sent incorrectly, please contact the PPE Vendors 
Team, who can resend your contract summary for you to amend and provide 
assistance.   
Note: any deviation from the agreements made on your submission requires 
full authorisation from the DHSC. 
 
4  Availability of Products  
A schedule of availability will need to be agreed in advance, providing 
availability at factory by product, date and quantity, this should be sent to: 
xxxxxxxx@xxxxxx.xx.xx  
 



 
 

 
Weekly updates of availability of products must be sent to: 
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xx 
 
5  Quality Control  
All PPE supplied is considered fit for purpose and as per the specification 
originally provided to the DHSC with your DHSC PPE approval. It will speed up 
the process if you have specific inspection and test reports for each Lot / 
Batch, please send these through to: xxxxx@xxxxxx.xx.xx  
 
QC at factory: if the DHSC wish to carry out a quality control check at the 
factory we will provide notice at least 5 days before the available date of the 
intended inspection. You will be notified within 48 hours if there are any QC 
issues flagged during the inspection. 
 
QC at Cargo Freight Station (CFS) Warehouse: If your products have a quality 
control check at the origin warehouse you will be notified of any issues as soon 
as possible. 
 
In the event of a quality control issue we will notify you of the problem with 
the intention to resolve matters as quickly as possible. Should for any reason 
the goods not be approved for shipment you will be offered the chance to 
make good and resubmit the products in an agreed timeframe.  If the goods 
are rejected in full, the DHSC Contract Agreement conditions will be applied. 
 
6  Approval to Ship 
Once the availability date has been established and approval to ship given this 
will prompt two further actions: 
1 – Accounts review 
2 – Shipping instructions 
7  Packing, Marks & Numbers Minimum Requirements 
Minimum packing requirements are new tri-wall cartons with the following 
marks on all four sides of the cartons: 
Marks - DHSC UK  
              NPC Code  
              DHSC Contract Number 
 
  MPO Reference Number 
 
 



 
 

 
8  Commercial Invoice & Packing Lists Standards 
All Vendor invoices must contain the following references and details: 
 
•  DHSC Contract Number 
•  DHSC PO Number 
•  National Product Code 
•  MPO Number 
•  Unit Quantities 
•  Unit Price 
•  Description 
•  Available Date 
•  Deposit Paid 
•  Balance Required 
 
All Packing Lists must be in electronic format as per the enclosed template 
and contain all sizing information, colour and references as above. 
 
Failure to reference invoices and packing lists will result in them being 
returned and may lead to payment delays. 
 
All invoices and packing lists should be emailed to: 
xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx   
 
All Invoices and packing lists should accompany the goods when handed over 
to the Origin Freight Partner. 
9  Statement of Accounts 
Every payment request must be accompanied by a current statement of 
accounts, this is a standard commercial process and should show all invoices 
raised and amounts outstanding. Copy invoices requiring payment must be 
sent with all statement of accounts, please email to: 
xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx  
 
10  Payment Requests & Process  
Payment requests: 
-  Should be made 5 days before the available factory date. 
-  Will need to have QC approval. 
 



 
 

 
-  Will have to be accompanied by a minimum of Commercial Invoices and 
Packing Lists. 
Payment will only be made on receipt of the above and a current Statement of 
Accounts. 
 
11  Transport Reporting Procedure  
For all goods that are sold on delivered UK terms you will be asked to provide 
shipping details on a link direct in to the DHSC system, the link must be 
requested via email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xx  
 
Should you wish to update your shipping information then please send a 
second request to the above email and a new link will be sent out. 
 
Failure to notify the DHSC of your planned transport may delay the booking in 
and receipt of your goods at the destination warehouse, this process acts as an 
Advanced Shipping Notice (ASN) for the final warehouse.  
 
12  Cargo Release & Receiving  
On confirmation of the availability date by the Vendor, approval will be given 
to book the goods with the origin partner.  
 
13  Booking & Shipping Instructions  
Please see the booking form enclosed, all bookings must be made on this 
document with the following party depending on mode of transport that is to 
be used: 
 
•  Air bookings: UniAir c/o Ontime 
•  Ocean and Rail bookings: UniOcean c/o Hunicorn 
 
All cargo must be booked before it is collected or delivered at origin. 
All cargo must be customs cleared before shipping. 
 
Please make sure you speak with the origin booking partner well in advance to 
secure your booking.  
 
 
 



 
 

 
14  Payment of Shipping charges  
All local shipping charges will be for the account of the factory unless 
otherwise agreed. 
15  Insurance & Terms of Shipment  
All transport is undertaken subject to the British International Freight 
Associations terms and conditions here.  
All goods must be covered for “All Risk” Cargo Insurance in accordance with 
the agreed terms of shipment. 
16  Questions & Escalation Process  
Should for any reason there be any questions about this process, or you have 
any comments or observations that would be helpful, then please contact the 
PPE GTM Managers as noted at the beginning of this SOP. 
 
Should you wish to escalate the matter further for any reason please email: 
xxxx@xxxxxx.xx.xx 
 
17  Terms & Conditions  
We would draw your attention to the DHSC Contract terms and conditions and 
would ask that you comply with them and this SOP in every respect. 
 
We thank you for your cooperation and for supporting the Covid-19 PPE 
Emergency programme.