Our Ref: FOI GL2023/24Q40264  
 
30th January 2024 
 
Send by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Ms McIntyre, 
 
REQUEST UNDER THE FREEDOM OF INFORMATION (SCOTLAND) ACT 2002  
 
Thank  you  for  the  Freedom  of  Information  request  that  you  submitted  to  Glasgow  Life  on  11th 
January 2024 regarding community rates for hall and room hire.   
  
We confirm that Culture & Sport Glasgow (trading as Glasgow Life) is treating your information 
request under the terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002.  
 
Glasgow Life’s response to your information request is set out beneath each of your questions in 
the Annex to this letter and the policy document to which we refer is attached. 
 
Right of Review  
 
If you are dissatisfied with the way in which Glasgow Life has dealt with your information request, 
you are entitled to require Glasgow Life to review this response.  Please note that for a review to 
take place you must: 
 
•  Lodge a written requirement for a review within 40 working days of the date of this letter 
•  Include your full name and a correspondence address, a description of the original request, 
and the reason why you are dissatisfied. 
•  Include the reference number provided at the top of this letter. 
•  Address your request to the following Director: 
 
Director of Libraries, Sport and Communities 
Glasgow Life 
38 Albion Street 
Glasgow G1 1LH 
 
Email: xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 

---

 
You  will  receive  notice  of  the  results  of  the  review  within  20  working  days  of  receipt  of  your 
request.  The notice will state the decision reached by the reviewing officer as well as details of 
how to appeal to the Scottish Information Commissioner if you are still dissatisfied with Glasgow 
Life’s response. 
 
You must request an internal review by Glasgow Life before a complaint can be directed to the 
Scottish Information Commissioner. 
 
For your information, if you do remain dissatisfied with the outcome of the Glasgow Life’s review 
decision,  an  appeal  can  be  made  to  the  Scottish  Information  Commissioner  by  contacting  his 
office as follows:   
 
Address: Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, KY16 9DS.  
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx  
Telephone: 01334 464610 
 
You  can  also  use  the  Scottish  Information  Commissioner’s  online  appeal  service  to  make  an 
application for a decision: www.itspublicknowledge.info/appeal  
 
If you wish to submit a complaint in relation to the manner in which Glasgow Life has handled 
your request for information, you can do so by requesting that Glasgow Life reviews its decision.  
Details of how to request a review are set out in the above paragraph “Right of Review”. 
 
Yours sincerely 
 
 
Information Compliance Team 
Glasgow Life 
 
https://www.glasgowlife.org.uk/the-small-print/privacy-statement-for-glasgow-life 
 
 
 

---

 
ANNEX 
 
GLASGOW LIFE’S RESPONSE 
 
The community facilities hire booking form gives the following rates for for 23/24: 
 
•  Sports Hall - £13.10/hr 
•  Large  Hall - £13.10/hr 
•  Medium Hall  - £7.40/hr 
•  Small Hall - £5.80/hr 
 
Please can you provide the following information: 
 
1.  The  basis  for  how  these  hourly  community  hire  costs  are  calculated,  such  as  any  internal 
documentation or guidance for how these rates should be set 
 
a.  Glasgow Life review and set their operating budgets and pricing for services annually.  This 
budget setting process aims to: 
i. 
Apply consistent annual increases in line with market value.  
ii. 
Redefine existing commercial contracts and pricing structures. 
iii. 
Maximising income streams whilst maintaining an appropriate concessional pricing 
model for Glasgow Life services. 
 
b.  Glasgow  Life  community  facilities  prices  are  set to  ensure  we  are  competitive  with  other 
community  operated  venues  across  the  city,  and  ensure  they  remain  affordable  for  our 
existing customers to sustain their services.  Our pricing matrix has three categories, as set 
out in the attached ‘Pricing Policy - Staff Guidance Notes 2023-24’, along with the criteria for 
each – commercial, standard and community rates. 
 
 
2.  How often these rates are revised and adjusted? 
 
Rates are revised annually in February and adjusted in April each year. 
 
 
3.  Who or what body is responsible for setting these hourly hire rates? 
 
Glasgow Life is responsible for setting these hourly rates in line with our budget setting process. 
 
 
4.  A list of exceptions or cases where discounts may be given on these community hire fees, or  
cases where free use of room hire facilities is available 
 

---

 
 
The attached pricing guide for staff confirms in section 1.2 the three categories of pricing, the 
criteria for each and that the venue management team have the authority to provide an initial 
free period to assist a new service/ Let establish itself over an agreed initial period of up to 6 
weeks. 
 
 
 
 
COPYRIGHT NOTICE 
 
Please  note  that  the  information  provided  in  response  to  your  request  is,  unless  otherwise 
indicated, copyright Glasgow Life 2024.  It is supplied to you in terms of the Freedom of Information 
(Scotland) Act 2002 and by way of advice and assistance to you.   
 
Any further use by you of this information must comply with the terms of the Copyright, Designs 
and Patents Act 1988 as amended and/or the Copyright and Rights in Databases Regulations 1997.   
 
In particular, any commercial use or re-use of the information provided requires the prior written 
consent of Glasgow Life.  Requests for such consent should be addressed to: 
 
Director of Finance and Corporate Services 
38 Albion Street 
Glasgow 
G1 1LH 
 
E-mail: xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 

---