Tim McCormack 
 
Date 
13 November 2023 
request-1016088-
 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Post Office 
100 Wood Street 
London EC2V 9ER 
 
Your Ref: 
 
Classification: 
Public 
 
 
 
Dear Tim McCormack, 
 
Freedom of Information Request – FOI2023/00485 
 
We are writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post 
Office”) on 18 August, which has been dealt with under the terms of the Freedom of 
Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
In your email you have requested the information shown in bold below: 
 
“In Ms Burton's report she states in the final paragraph: 
 
7. The Remco will review the terms of the 2022/23 STIP when it meets 
later in June and I will be recommending that Remco exercises its 
discretion not to award the element of bonus specifically relating to the 
Inquiry. Any variable pay schemes going forward should not include any 
metrics relating to the Inquiry 
 
Could you please provide me with the wording of the 2022/23 STIP Metric 
that, as she states, specifically relates to the Inquiry. 
 
Please provide me with the date of the REMCO meeting that initially 
approved that metric. 
 
Please provide me with the minutes of the REMCO meeting that initially 
approved that metric.” 
 
Page 1 of 3 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540.  
Registered Office 100 Wood Street, London WC2V 7ER 
postoffice.co.uk
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited. 
 
 

---

We can confirm that Post Office does hold the information you have requested, and 
we are able to provide you with some of this information. 
 
The wording of the 2022-23 Short-Term Incentive Plan (“STIP”) relating to the 
inquiry metric, is: 
 
“Ensure POL provides the information and cooperation needed by the POHIT Inquiry 
by responding to their requests in a reasonable manner and timeframe, so that if 
feedback is given by POHIT Inquiry on our engagement that is positive.” 
 
Please note in the above extract, ‘POL’ refers to Post Office Limited, and ‘POHIT’ 
refers to the Post Office Horizon IT Inquiry. 
 
The date of the Remuneration Committee (“RemCo”) meeting that approved the 
inquiry metric was 16 August 2022. However, following the reviews carried out 
relating to the Transformation Incentive Scheme (“TIS”), by Post Office and the 
Department for Business and Trade (“DBT”), the RemCo has removed the inquiry 
metric from the STIP. 
 
The reviews can be found at the following links: 
 
https://corporate.postoffice.co.uk/media/5tzew1fx/amanda-burton-report-review-of-
the-transformation-incentive-scheme.pdf 
 
https://www.gov.uk/government/publications/a-review-of-the-governance-
relevant-to-post-office-limiteds-senior-executive-remuneration 
 
We have withheld the minutes from the RemCo meeting of 16 August 2022, as it 
falls under the exemption in section 43(2) of the FOIA, which relates to information 
which would, or would be likely to, prejudice the commercial interests of any person 
(including the public authority holding it). In applying this exemption, we have had 
to balance the public interest in withholding the information against the public 
interest in disclosure. 
 
We recognise that there is a public interest in disclosure of information concerning 
RemCo meetings, and the decisions that RemCo may make, as this helps to 
scrutinise decision-making and promote transparency in Post Office business, as 
well as provide reassurance about the way public money is being spent. 
 
 
Page 2 of 3 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

---

 
However, there is a strong public interest in withholding the RemCo meeting 
minutes as it would, if disclosed, prejudice the commercial interests of Post Office. 
RemCo meetings involve discussions that include very sensitive information relating 
to Post Office, including about Board targets, design and implementation of 
incentive schemes and internal commercial deliberations. It is not in the public 
interest to publish sensitive details of discussions that would be likely to prejudice 
Post Office’s position in a competitive market. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address above within 
40 working days of receipt of this response stating your reasons for your internal 
review request or alternatively, by emailing xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx. 
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Telephone: 0303 123 1113 
www.ico.org.uk/foicomplaints 
 
Yours sincerely, 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-
information/ 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
 
Page 3 of 3 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 

---