This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Annual Report and Accounts'.


 
Tim McCormack 
 
Date 
06 October 2023 
 
 
 
Post Office 
100 Wood Street 
request-1018432-
London EC2V 9ER 
 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Your Ref: FOI2023/00497 
 
Classification: 
Public  
 
 
 
Dear Tim McCormack, 
 
Freedom of Information Request – FOI2023/00497 
 
We are writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post 
Office
”) on 24 August, which has been dealt with under the terms of the Freedom of 
Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
In your email you have requested the information shown in bold below: 
 
According to the Department of Business and Trade you recalled a copy of the 
21/22 Annual Report and Accounts that you provided to the Department on 25th 
November 2022 in order to finalise the report 
https://www.whatdotheyknow.com/request/post_office_annual_accounts_2122_
2123#incoming-2400509 
 
In the recent Simmons and Simmons report they stated that you had provided 
them with a copy of the annual report that was the subject of the REMCO 
meeting on 16th August 2022, the day before the board meeting that approved 
the 21/22 ARA. 
 
Please provide me with an unredacted version of the ARA that was signed off by 
the board on the 17th August 2022 so I can compare that version to the 
'finalised' version that was provided to the Department of Business and Trade on 
the 25th January, the changes to which were presumably unsigned by the board.
” 
 
Post Office takes all FOIA requests seriously and seeks to be as transparent as 
possible. For the purposes of this request, we can confirm that there was no Board 
Meeting on 17 August 2022.  The draft Annual Report and Accounts (ARA) was 
approved by the Board on 12 July 2022 and, as previously confirmed in a recent 
Page 1 of 3 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540. 
Registered Office 100 Wood Street, London WC2V 7ER 
postoffice.co.uk
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited. 
 
 


 
FOIA response, a Board sub-committee (the Board ARA Committee) was formed 
which had delegated powers to approve any minor amendments to the ARA 
without the need for formal Board approval 
(https://www.whatdotheyknow.com/request/signoff_of_post_office_annual_ac#inco
ming-2384373)
 
 
We can confirm that the draft ARA approved by the Board in July 2022 is 
substantially the same as that published on our website 
(https://corporate.postoffice.co.uk/media/gplocqde/signed-pol-ara-2022.pdf) with 
only a few minor amendments as set out in the table at the end of the letter.  The 
FOIA does not oblige Post Office to publish drafts especially where the document 
has subsequently been published and we consider the document to be reasonably 
accessible and therefore exempt under s21 of the Act. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address above within 
40 working days of receipt of this response stating your reasons for your internal 
review request or alternatively, by emailing xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx. 
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF  
 
Telephone: 0303 123 1113 
www.ico.org.uk/foicomplaints 
 
Yours sincerely, 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-
information/ 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy
 
 
 
Page 2 of 3 
postoffice.co.uk
Classification 
 
 


 
Page 
Draft ARA 
Published ARA 
Comment 
5, 8, 17, 52, 68,  12 August 2022 
17 August 2022 
Signature block 
73, 77, 131 & 
133 
31 
“I am acutely aware…” 
“It is clear…” 
 
32 
“…is no mean feat…” 
“…was not easy…” 
 
32 
Lisa Harrington 
 
Moved to page 52 
Remuneration Committee Chair 
33 
The Committee also provides oversight of the Reward approach for 
 
Text deleted 
all colleagues at the Post Office. 
The Committee’s intention is that the remuneration policy aligns 
with the business strategy and risk profile so that individuals are 
motivated to deliver the Post Office objectives and protect its value 
to all its stakeholders 
35 
payout 
pay-out 
 
35 
payout 
pay-out 
 
37 
Chair of Audit, Risk and Compliance Committee and Chair of 
Chair of Audit, Risk and Compliance 
Text inserted (in red) 
Remuneration Committee additional fee 
Committee, Chair of Historical Remediation 
Committee and Chair of Remuneration 
Committee additional fee 
42 
“…exercised its discretion in determining that the incentive plan 
“…considered the gateway metric as 
 
should trigger…” 
achieved…” 
 
 
 
Page 3 of 3 
Post Office Limited is registered in England and Wales. Registered No. 2154540. 
Registered Office 100 Wood Street, London WC2V 7ER 
postoffice.co.uk
Post Office and the Post Office logo are registered trade marks of Post Office Limited.