Complaints Procedure 
 
If you are dissatisfied with the way the request has been handled by us or 
 
 
have other concerns, you have the right to appeal and request a review 
 
of our decision, by writing to: 
 
 
 
 
Board Secretary 
 
 
Hywel Dda University Health Board  
 
 
Withy  
bush General Hospital 
Fishg  
uard Road 
 
Haverf ordwest 
Pembr okeshire 
SA61 2PZ 
 
 
 
 
If, foll  
owing a review and you remain dissatisfied with the outcome of the 
appeal, you may apply directly to the Information Commissioner Officer 
A Brief Guide to the 
 
(ICO) and ask for a review of the University Health Board’s decision. 
 
 
Freedom of Information 
 
Contact Details 
 
To make a request for information, please write to: 
 
 
Act 2000 
 
The Freedom of Information Officer 
Hywel  
 Dda University Health Board  
 
C
 
orporate Offices, Ystwyth Building 
Hafan  Derwen, St David’s Park 
 
Job’s   
Well Road 
Carmarthen 
 
 
Carm  
arthenshire, SA14 8QF 
 
 
 
Email: xxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
 
 
Telephone: 01267 239682 
 
 
 
The Information Commissioner can be contacted at: 
 
 
The I  
nformation Commissioner’s Office 
The In  formation Commissioner’s Office 
2nd Fl  
oor, Churchill House 
 
Chur  
chill Way 
Cardiff 
CF10 2HH  
 
Website:  
https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-freedom-of-information/ 
 
 

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What is the Freedom of Information Act (2000)?  
There may be some documentation or certain parts of documents which 
The Freedom of Information (FOI) Act aims to ensure that public 
we are not able to make available.  We will check to see what 
authorities, such as the NHS are open in the way that they do their 
information we hold that relates to the request. 
business.  
 
If we have the information requested, a response will be provided within 
 
It also helps people to understand better how public authorities carry out 
20 working days. 
their duties, why they make the decisions they do and how they spend 
 
public money 
If we do not have any relevant information, we will inform you as soon as 
possible.  We will also try to advise you where to access the information 
Information in the Publication Scheme 
or direct you to an appropriate source in order to obtain the information. 
We have developed a Publication Scheme which details all of the 
 
information we routinely publish, such as information on what the 
We will try and provide the information in the format requested, for 
organisation does, our finances, our policies and processes.   
example, paper copy or as an electronic document. 
 
 
You can access the Publication Scheme in a number of ways:  
What happens if the University Health Board doesn’t 
  Visit our website:  xxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
understand my Request? 
  Email: xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
 
  Telephone:  01267 239682 
Under the Freedom of Information Act, the University Health Board has 
  Write to the address provided on the back of this leaflet  
a duty to advise and assist requesters. If the Health Board doesn't 
 
understand your request, we will contact you to clarify your request. 
Who can request information? 
 
Anyone can request information under the Act. 
Fees and Charges 
 
The FOI Act and Fees Regulations stipulate that we cannot levy a fee for 
How to make an FOI Request 
information unless there is a statutory basis for doing so or the amount 
If you would like to see other information or documents which we do not 
of time taken to locate the information exceeds 18 hours.   
 
routinely publish, then you have a right to make a FOI request. 
If a charge is payable, we will wait for payment before releasing any 
 
The request must be made in writing by letter, email or fax to the FOI 
information. 
 
Officer. 
 
No charges will be made for any information accessed via the website. 
If you are not sure what information we may have about the topic, please 
 
contact the Freedom of Information Officer to discuss your requirements. 
What happens if my request is refused? 
 
Should your request be refused we will inform of the reasons for this 
What happens when a request is made? 
decision.  These may include one of the following reasons: 

The FOI Officer will write to you within two working days to inform you that 
  Where the cost exceeds the prescribed amount. 

your request has been received and is being processed. 
  Vexatious or repeated requests 
 
  Information readily available on the Publication Scheme 
This is referred to as the “duty to confirm or deny”.  These provisions are 
  If one or more exceptions in the act apply. 
fully retrospective, meaning that if the University Health Board has the 
 
information when the request is received; it must be provided, subject to 
Should you not agree with the decision or are dissatisfied with the way 
certain conditions and exemptions.  Further information can be found in 
the request was handled, you have a right to request a review. 
the FOI policy, Conditions and Exemptions on our website. 
 
 

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