This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'E-mails from and to IPCC'.


 
 
 
 
 
 
 
 
Information Services Directorate 
 
 
 
 
 
Library  
Mr/Ms. M Nutley 
 
University of East Anglia 
 
 
Norwich Research Park 
 
 
Norwich NR4 7TJ  
 
 
United Kingdom 
 
 
 
 
 
Email: xxx@xxx.xx.xx 
 
 
Tel: +44 (0) 1603 593 523 
4 January 2012 
 
Fax: +44 (0) 1603 591 010 
 
 
 
 
 
Web: http://www.uea.ac.uk 
 
 
 
Dear Mr/Ms. Nutley 
ENVIRONMENTAL INFORMATION REGULATIONS 2004 – INFORMATION 
REQUEST (FOI_11-261; EIR_11-016)  

Further to your request for information received on 15 December 2011, I have 
consulted relevant units within the University and am writing to request clarification of 
several aspects of your request. This request for clarification is in line with our 
obligations under Regulation 9(2) of the EIR to provide advice and guidance to 
requesters who may have formulated a request in too general a manner.  
You requested “...all e-mails between the CRU and the IPCC”.  The relationship 
between this institution and the IPCC goes back to the creation of the IPCC in 1988 
and the potential volume of material within which to search for these emails could be 
quite great.  Is there a specific date range of correspondence that you wish to view 
(e.g. correspondence associated with the current fifth assessment report, AR5, falling 
within the period 2009 to present)?  A more restricted timeframe will hopefully 
provide a response more focussed to your requirements, and will lessen the 
possibility that the request might be rejected pursuant to Regulation 12(4)(c) as being 
“...formulated in too general a manner...”.  
We would also request some clarification as to what you mean when you refer to the 
‘IPCC’.  There are administrators employed by the IPCC that are located in a number 
of sites (e.g. Bern, Geneva, Boulder, Colo.) who coordinate the activities of the IPCC.  
There are also numerous contributing authors who could be considered as part of the 
IPCC in a wider sense.  How would you define the membership of the IPCC for the 
purposes of this request – administrators, participants, both? 
Additionally, both as administrators and participants, persons rotate in and out of 
work related to IPCC activities.  Are we correct to interpret your request as being 
focused upon correspondence during their time associated with IPCC activities? 
Finally, in order to further focus your request, is there any particular area, topic or 
subject of correspondence that is of particular interest to you?  A certain amount of 
correspondence with the IPCC would be, for example, be strictly ‘administrative’ in 
nature dealing with topics such travel and financial arrangements and may not be of 
any particular interest to you. 

I would advise that the wider the scope of the request, the greater the chance that it 
may be rejected pursuant to Regulation 12(4)(c) as being “...formulated in too 
general a manner...”, and it may well include material not of interest to yourself.  
I trust this is to your satisfaction and look forward to your reply. If you have any 
queries or concerns then please contact me at:   
University of East Anglia 
Norwich Research Park 
Norwich  
NR4 7TJ  
Telephone: 01603 593 523 
E-mail: xxx@xxx.xx.xx 
Further information is also available from the Information Commissioner at: 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House   
Water Lane   
Wilmslow   
Cheshire   
SK9 5AF  
Telephone:   0303 123 1113 
www.ico.gov.uk 
Please quote our reference given at the head of this letter in all correspondence. 
Yours sincerely 
David Palmer 
Information Policy and Compliance Manager 
University of East Anglia