This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Lumiere why did it not achieve more.'.

Safety Advisory Group 
Thursday 26 Nov. 09 
Annand House, Meadowfield. 
 
Attendees: 
Ken Sinclair 
(KS) 
 
 
Chair   
 
Durham County Council 
Suzy O’Hara Sheader (SOHS) 
 
Vice Chair  
 
Durham County Council 
Sarah Grigor (SG) 
 
 
Legal   
 
Durham County Council 
Michael Cain (MC) 
 
 
H&S 
 
 
Durham County Council 
Paul Anderson (PA) 
 
 
Police   
 
Police 
Steve Lockwood (SL) 
 
 
Transport 
 
Durham County Council 
Maxine Stubbs (MS) 
 
 
Traffic Management 
Police 
Keith Wood(KW) 
 
 
Traffic Management 
Durham County Council 
John Dodds (JD) 
 
 
Environmental Health  Durham County Council 
Alan Gibson (AG) 
 
 
Fire 
 
 
Fire Service 
Harry Russell   
 
 
H&S 
 
 
Durham University 
 
1. Apologies:  
Tracey Scott 
 
 
 
NEAS 
Anne Heywood  
 
 
Durham Cathedral 
 
2. Matters Arising  
Grey College Fireworks 
KS awaiting feedback from organiser of fireworks at Grey College 
 
 

Filming in the City. 
 
KS felt it was not necessary for filming requests to come through SAG, however the general feeling 
from the group is that a protocol needs to be established whereby all interested parties have this 
information sent through to them by the film friendly officer – Sally Dixon. 
PA was asked by the Durham Tourist officers to provide details of police costings as these crews 
often look for security. SOHS suggested a list be compiled of al  event security companies used 
local y and this be provided to the crews too. MS and KW felt that depending on the scale of filming 
Traffic and Traffic Management needed to be made aware of what was going on. It was also felt that 
for co-ordination the chair of the SAG should know of any filming happening so he could advise on 
any clashes in the cultural calendar. 
KS will liaise with Sally Dixon.   
Durham Johnson School KS has been in touch with contact at Durham Johnson School re: Christmas 
service at the Cathedral and the location of the drop off point for 600 pupils. A meeting was 
suggested between SL, KS, MS, KW and the coach company. KS wil  arrange for next week. 
DUCK race reschedule   
DUCK race was cancelled due to adverse weather. Proposed reschedule for 6th Dec during Christmas 
Festival. KS to contact organiser 
TUC Reclaim the Night   
KS has emailed organiser for a debrief and will feed back once he receives information 
Temporary Ice Rink 
 
PA raised some serious concerns about the organiser using SAG support as a tool to gain financial 
support for the venture. 
MC noted there is no Public Liability Insurance details and there has been no application for a licence 
to occupy the land the ice rink wil  be built on.   
4. Correspondence 
Durham Churches Together New Year’s Eve March 
 
KS has received a curt email from Kirsty Thomas, organiser of the Durham Churches Together New 
Year’s Eve march. Similar to last year, the SAG cannot support this event due to the Police policy on 
events on the highway needing a road closure, which the organiser will not do. KS will contact the 
organiser. 
 
Tour of Britain Debrief 8 December 2009 
KS invited all interested/relevant parties to this debrief. Police had some concerns but will be raised 
at the national debrief. Attendees wil  feed back to the group. 
Sedgefield SAG 

Gillian Garrigan has sent through some events to KS as she is now moving on from her role in the 
SAG. These include: 
Michael Wilkes from the AAP would like to set up a temporary ice rink in his locality. KS to fol ow up. 
An application for a Hope Not Hate Festival has been submitted to happen in Trimdon on 27 
February 2010. KS to contact organiser due to poor quality of application. MS confirmed organiser 
needs to discuss his plans with Michael Straugheir and Howard Reed. 
KS has received a courtesy letter from Houghall College with details of its annual Christmas Fayre. 
This is an indoor event. 
5. Road Closures 
There are no road closure applications. 
6. Jan Eskildsen Temporary Ice Rink The Sands 
Organiser explained that the ice rink was being built at the moment with an expected opening for 4 
Dec.  
There wil  be no alcohol sold and as such no license sought.   
Public liability will be auctioned next week and the organiser will send through full details to KS who 
will disseminate to the relevant parties. 
Regarding the licence to occupy, MC gave the organiser full details of the application process to 
obtain a licence to occupy the land. Up to now the organiser had been liaising with Dave Waifer and 
Richard Langdon.  The organiser will contact the relevant person asap. 
The organiser described changes to the site layout which satisfactorily deals with issues raised by 
SAG regarding the fencing onto the river side. There will now be no public access at that point. 
The amount of surface water around the site was noted. 
Both hotels in the area, the Premiere Inn and the Raddisson were both contacted and are supportive 
of the venture. 
Freeman’s Quay stil  need to be contacted and KS recommended the organiser contact Kay Smith as 
some of the ice rink encroaches on the fire assembly point for the leisure centre. 
All security arrangements were discussed and are satisfactory. 
All catering arrangements were discussed and paperwork is in place. 
All docs will be received on Wednesday. Once legal documentation and Public Liability is received 
then SAG can give its support. 
 
 

7. Max Coleby  - 
Durham City Harriers Durham Cathedral Cross Country Relays 2010 
The organiser gave a full and detailed brief of the event, which has happened for many years now.  
Its current location is down by the Race Course and wil  happen on the 16 January 2010. The 
organiser described the only change to the route being the start and finish to the University grounds. 
Two PSCO will be in attendance. 
The SAG advised that the risk assessment  be reviewed and updated. Once this documentation is 
returned and satisfactory the SAG is happy to support this event. 
Durham County Schools Cross Country Championships 2010 
This wil  happen on the 17 January 2010. The organiser gave a full brief of this event for 11 – 18 yr 
olds. It was confirmed all people dealing with children are CRB checked. The event is covered by  
County Schools and County Council Public Liability Insurance. 
An updated risk assessment is required. 
Durham County Schools Cross Country Championships 2010/Schools Inter County Match 2010 
A full detailed brief of this event is needed along with an updated risk assessment. 
Andy Billet is to request for a PCSO to be in attendance. 
8. Aykley Heads Fireworks Debrief 
KS read out a ful  debrief of the event. 
9. Lumiere Debrief SAG Discussion 
Key SAG concerns: 
Timescales were very short for such a large event. It was felt the festival was a victim of its own 
success as the numbers of people who came to Durham to take part exceeded al  expectations. This 
brought many issues to the fore. 
There was a discussion around the planning and installations of the inflatable structures which were 
secured to the roof of the Castle, Gala Theatre, Clayport Library and the Gates Shopping Centre. 
Particular concerns were raised about issues of working at height, structural calculations regarding 
the weight loading of the roofs and method statements.   
Crowd control/movement was cited as a key concern with numbers exceeding all expectations on all 
nights. 
More buses to park and rides was noted as a key issue as people needed to wait a long time for 
transport back to the park and rides.  Other than this the park and ride facility went very well. 

The public bus services suffered over the weekend as no pre planning for alternative routes had 
been arranged prior to the festival. 
A discussion around crowd safety and crushing raised some serious concerns, as the police had 
received some complaints. The numbers had exceeded police expectations. 
Particular concern was raised about the fire parade ‘Le Sallamandre’ 
Lack of emergency lighting on Palace Green was raised as an issue. 
Paperwork relating to the CCPL was only received on the first day of the festival. SAG support was 
only given on this day. 
This festival raised the issue that a strategy for crowd management when the City is at its capacity 
needs to be developed. 
The Lumiere Debrief 
The festival organisers gave a full debrief of the event. 
Attendance was approx 75 000 over the 4 days based on figures by Cathedral. This figure was lower 
than that given by Police who felt it was a good 20 000 more. 
Feedback from the festival website had been mostly positive and the public felt it was a very family 
friendly event. This was reflected in the dynamic of the audience throughout the weekend, which 
was very different to the regular Saturday night crowd in Durham. 
A lot of national press had been generated, the economic impact is currently being evaluated and all 
car parks and park and rides were full to capacity on all nights. 
Production issues: 
The technical issues that surrounded the Airvag roof installations were noted and the organisers felt 
that the results made it worth the effort. 
The SAG raised its concerns about the issues it had regarding these installations; 
Working at height: The SAG had received an allegation from the Gala Theatre about the installation 
of the Airvag structure regarding working at height which is currently being investigated by both the 
County Council H&S and the Festival Organisers.  The organiser felt the lack of contact by the Gala 
staff to notify them of these concerns during the festival, when action could have been taken was 
both unhelpful and frustrating.  The organiser gave a ful  description of the action he would have 
taken had he been made aware of any concern. 
Structural calculations of roofs and installations: It was agreed that although these issues needed to 
be flagged earlier in the development period, the correct process had eventual y been gone through 
and the relevant expertise brought in.   
Although the University was very happy with the results, communication with the correct people in 
the University was cited as an issue, however, it was quickly agreed that internal communication 
within the University has major issues. the festival organisers had spoken to whoever had been 

requested and were not responsible for internal communications within the University. It was 
suggested that moving forward, a list of key individuals both at a senior level and on the ground be 
created for both the University and the County Council to assist event organisers in future with 
communication difficulties. It was also noted that these difficulties in internal communications had 
been the cause of a clash in programming as a VIP had been programmed to speak at the Debating 
Chamber on Palace Green one of the nights, which caused access issues. 
The adverse weather closed a river installation by Creatmosphere on the Saturday night, this was 
reopened with provision to mopping rain the fol owing night. 
The Pink Ladder installation was damaged due to rain and also the installation under Elvet Bridge, as 
such constant re evaluation of plans were done throughout the festival as the festival team reacted 
to issues as they came up. 
Crowd Issues 
It was agreed that audience figures exceeded al  expectations, as such the organisers crowd 
management strategies had been constantly revised throughout the festival and they felt by the 
Sunday night they had bottomed many of the issues out.  
Key bottleneck areas were identified by the organisers including Saddler St, Palace Green, the 
Cathedral and Framwellgate Bridge during the fire parade.   
The organisers described the one way system created in both Saddler St and the Cathedral and the 
cloisters, which was managed by stewards and with the addition of a surround sound PA system on 
Palace Green. 
It was agreed that Framwellgate Bridge was not a good location to start this parade due to two 
different crowds merging from different directions, one stationary, to view the parade and one 
moving through to North Road to use bus facilities. The key approach to this crowd for the 
organisers was to keep the crowd moving and they felt the crowd was very amenable to all requests. 
The route was renegotiated on the Saturday morning in liaison with the Police and it was decided to 
stop the parade in the Market Place and not proceed up to Palace Green due to numbers of 
expected people. Major concerns were raised about this performance by both the Police and Fire. 
The organisers made it clear that they did not take the responsibility of the safety of the public at 
their events lightly and had put in place al  the provision they felt necessary. It was noted that there 
was no crushing and no one was injured in any way during the event due to the professionalism of 
the performers and the crowd management strategy they had in place. 
There had been a letter of complaint about this event to the Police which the festival team would 
respond to. 
Saddler Street had become a bottleneck as people tried to move up and down to and from Palace 
Green. This had been managed through a one way system and the stewards had been briefed on 
how to handle the moving crowd. It was agreed that it had been exceptional y busy but that the 
good humour of the family crowd had kept the crowd moving. 
Moving forward a PA system running the length of Saddler St could be used for crowd management 
announcements and that communication with the crowds needed to begin at the Market Place. 

The fact that the programme of art works had been spread over the entire City was cited as a key 
crowd control strategy as it focused on the movement of people around the City however, it was 
agreed that in Durham crowd management of such large numbers had been a learning curve. 
The issue of the lack of a joint event control during the festival was raised by the organisers who felt 
that this was a big issue and needed to happen. It was suggested that moving forward this could be a 
mobile unit (Emergency Liaison Team) who were on the ground and were able to react to issues as 
they saw them as well as when they heard of them. It was agreed that there was a clear need for the 
SAG and the festival organisers to work much more closely together in future planning of events. 
Concerns were raised by the organisers around emergency planning in the City for events of this 
size.  They suggestedand a table top exercise focusing on emergency procedures prior to the next 
festival was suggested. 
Stewarding 
There was a discussion around stewarding, it was noted that the stewarding plan was refined by the 
organisers each day and the stewarding capacity was increased each day in direct response to the 
numbers of people attending.  Although there were concerns raised, it was confirmed that there was 
a stewarding briefing every night at the production meeting. 
Mil ennium Place piece had to have barriers put in place and a in/out system imposed due to 
numbers. 
The Riverbank had a one way system imposed and moving forward the organisers felt that signage 
would stop people walking a distance only to have to turn back and way around the other way, 
which caused some frustration. 
Transport 
AA signs had been bought for the Park and Rides but out of 22 only 7 were permitted to be installed 
by the County Council installed., this needs some investigation as to why.  Reasons why need to be 
investigated. 
It was agreed that pre planning with the public bus service was needed for next time. 
Future Plans 
It was confirmed that the County Council had asked the festival organisers to come back in both 
2011 and 2013 to repeat the festival of lights. This gave the organisers a better opportunity to plan 
and work much more closely with all the represented organisations of the SAG.  
Overall it was agreed that this event was very positive for the City and its bid for City of Culture. 
A festival debriefplanning meeting for future festivals for a wider circle of interested parties, with a 
focus on action points and will be hosted in January by the organisers, Kate James will circulate the 
date, time and venue. 
KS will write up a debrief report for this event for SAG records.