This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Test and trace WhatsApp'.

Freedom of Information Team 
Department of Health and Social Care 
39 Victoria Street 
London SW1H 0EU 
Ms Gemma Stirling 
By email to: 
1 June 2023 
Annex A: DHSC response to initial request 
Annex B: Request for internal review 
Dear Ms Stirling, 
CASE REFERENCE: IR-1451821 (FOI-1444698) 
You originally wrote to the Department of Health and Social Care (DHSC) on 17 March 
and 2 April requesting information relating to Matt Hancock and Test Trace WhatsApp 
messages. We responded to you on 4 May and a copy of our response, including the full 
text of your request, can be found in Annex A. 
You subsequently emailed DHSC on 4 May requesting an internal review into the handling 
of your original request. A copy of your email can be found in Annex B. 
The purpose of an internal review is to assess how your Freedom of Information (FOI) 
request was handled in the first instance and to determine whether the original decision 
given to you was correct. This is an independent review as I was not involved in the 
original decision.  
After careful consideration, I believe the original response was incorrect, for which I 
apologise. This was due to an administrative error during the initial search process. During 
the review of this response, it also became clear there was uncertainty on what information 
you require. 
Section 1(3) of the FOIA does not oblige us to answer requests where we require further 
clarification to identify and locate the information requested.  
So that DHSC can provide you with the right information, please can you clarify if your 
request is for the messages in any WhatsApp chats that are found to be in scope, or 
whether you wish to be provided with only the titles of any relevant WhatsApp chats, and 
the names of the individuals in those chats, rather than the content. Unfortunately, we are 
unable to select which element you want without further input from you. Please note if you 
wish to have both elements answered they will be treated as two separate FOI requests. 

In addition, in order to establish if we have information in scope of your request, please 
can you confirm whether you are interested in group chats only (where it is set up for three 
or more individuals) or any type of chat (which would include conversations between just 
two individuals and may not have a title). 
On receipt of this information, we will continue to process your request. 
Please be aware that we cannot guarantee at this stage that a clarified request will fall 
within the FOIA cost limit, or that other exemptions will not apply. 
The review is now complete. 
If you are not content with the outcome of your complaint, you may apply directly to the 
Information Commissioner’s Office (ICO) for a decision. Generally, the ICO cannot make a 
decision unless you have exhausted the complaints procedure provided by DHSC. 
Guidance on contacting the ICO can be found at and 
information about making a complaint can be found at 
Yours sincerely, 
Mr E Franklyn 
FOI Internal Reviews 

Annex A: DHSC response to initial request 
Freedom of Information Team  
Department of Health and Social Care  
39 Victoria Street  
London SW1H 0EU  
Ms Gemma Stirling  
By email to:  
4 May 2023  
Dear Ms Stirling 
Freedom of Information Request Reference FOI-1444698  
Thank you for your request dated 2 April to the Department of Health and Social Care 
(DHSC), a copy of which can be found in the accompanying annex.  
This was a follow-up to your request of 17 March, to which we responded on 31 March 
with a request for clarification (our ref: FOI-1443108). For ease of reference, your request 
of 17 March is also copied in the accompanying annex.   
Your request has been handled under the Freedom of Information Act 2000 (FOIA).   
DHSC holds some information relevant to your request. However, to comply with your 
request as currently framed would exceed the cost limit as set out in section 12(1) of the 
Section 12(1) states that a public authority can refuse a request if complying with it would 
exceed the appropriate limit of £600, which represents 24 staff hours. This represents the 
estimated cost of one person spending this time in determining where the information is 
held, and locating, retrieving and extracting the information.  
It may help if I explain that our Departmental Records Office (DRO) has conducted a 
search of the file of Matt Hancock’s Whatsapp messages, using the keyword term “track 
and trace”, and has found dozens of separate chat groups, including conversations 
totalling over 23, 500 pages. The contents would need to be reviewed in careful detail in 
order to locate information within scope of your request, which would be an extremely 
time-consuming exercise. And I should also point out that whilst some of these messages 
are between just two or three people, others involve multiple participants.   
Unfortunately, the range of searches that our DRO can carry out on these Whatsapp 
messages is relatively limited, and whilst they can conduct keyword searches, they are 
unable to set those to within specific timeframes, and for this reason we are unable to 
suggest a way in which your request can be narrowed in order to bring it under the section 
12 limit.   

If you are not satisfied with the handling of your request, you have the right to appeal by 
asking for an internal review. This should be sent to or 
to the address at the top of this letter and be submitted within two months of the date of 
this letter.  
Please remember to quote the reference number above in any future communication.  
If you are not content with the outcome of your internal review, you may complain directly 
to the Information Commissioner’s Office (ICO). Generally, the ICO cannot make a 
decision unless you have already appealed our original response and received our internal 
review decision. You should raise your concerns with the ICO within three months of your 
last meaningful contact with us.  
Guidance on contacting the ICO can be found at and 
information about making a complaint can be found at  
Yours sincerely,  
Freedom of Information Team  

From: Gemma Stirling <>  
Sent: 02 April 2023 09:01  
To: FreedomofInformation <>  
Subject: Re: Freedom of Information request - Test and trace WhatsApp  
Dear Department of Health and Social Care,  
I am requesting WhatsApp messages about track and trace systems that Matt Hancock 
was a member of during the pandemic or a list of all chat titles and names of those 
involved in the messages.  
Yours faithfully,  
Gemma Stirling  
From: Gemma Stirling <>  
Sent: 17 March 2023 23:38  
To: FreedomofInformation  
Subject: Freedom of Information request - Test and trace WhatsApp  
Dear Department of Health and Social Care,  
I would like a copy of the Test and Trace WhatsApp messages used by government  
officials including Matt Hancock.  
Yours faithfully,  
Gemma Stirling  

Annex B: Request for internal review 
From: Gemma Stirling <> 
Sent: 04 May 2023 16:51 
To: FreedomofInformation <> 
Subject: Internal review of Freedom of Information request - Test and trace WhatsApp 
[You don't often get email from Learn 
why this is important at ] 
Dear Department of Health and Social Care, 
Please pass this on to the person who conducts Freedom of Information reviews. 
I am writing to request an internal review of Department of Health and Social Care's 
handling of my FOI request 'Test and trace WhatsApp'. 
I can't understand how providing a list Whastapps titles and who is a member would 
exceed the costs quoted. You've said an approx number so clearly have been able to 
check them to know this. 
A full history of my FOI request and all correspondence is available on the Internet at this 

Yours faithfully, 
Gemma Stirling 

Document Outline