This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Agresso's Research System Implementation'.

Appendix A
MINUTES 
 
UNIVERSITY OF GLASGOW 
 
Transforming Research Management Project Board 
Minutes of the meeting held on Wednesday 12 October 2011 
 
 
Present: 

Mr. Robert Fraser, Director of Finance, (Convener)  
Professor Steve Beaumont, VP Research & Enterprise 
Ms. Joanne Hulley, Head of Research Support, Professor Muffy Calder, Dean 
of Research, College of Science & Engineering, Professor Catherine Schenk, 
Dean  of  Research,  College  of  Social  Sciences,  Professor  Graeme  Milligan, 
Dean of Research, MVLS and Dr. Catherine Martin, College Secretary, Arts 
 
Apologies: 
Professor Adrienne Scullion, Dean of Research, College of Arts 
 
Attending: 
Mrs  Diane  McGrattan  (Clerk),  Ms.  Julie  Lee,  Head  of  Systems  Support  & 
Development, 
 Deloitte Project Manager,  
 
,  Partner,  Deloitte, 
,  HR/Organisational 
Design, Deloitte, 
 Process Re-engineering, Deloitte 
 
 
Minutes of the Last Meeting 
 
This was the first meeting of the Research Management Board. 
 
Introduction and Background 
 

 
Robert  Fraser  (RF)  welcomed  the  Project  Board  to  the  first  meeting  and  introductions  were 
given from those present.  He then summarised background to the project, covering the David 
Newall, Secretary of Court, review to solve issues between pre and post award with a view to 
creating  a  new  interface  to  bring  the  people,  processes  and  IT  systems  together  combining 
the  two  functions  of  Grants  &  Contracts  of  Research  &  Enterprise  (R&E  Pre  Award)  and 
Research  &  Other  Support  Services  –  (ROSS  Finance  /  Post  Award)  as  one  into  the  new 
Research Support Office.  Joanne Hulley (JH) had been appointed to head up the Research 
Support Office in May 2011. 
 
At the agreement of the Senior Management Group (SMG) Deloitte were appointed to review 
the  research  management  process.    A  diagnostic  exercise  undertaken  in  March  2011 
identified  three  systemic  issues  with  research  management:  a  widespread  lack  of  trust  in 
research  management  activities  and  individual  teams;  a  lack  of  clarity  over  accountabilities 
and  responsibilities  for  research  management  activity;  and  the  observation  that  work  is 
managed as tasks, rather than as an end to end process. 
 
The objective of this phase was to undertake further work in order to: 
•  Propose  how  work  should  be  segmented  to  deliver  the  most  effective  model  of 
support; 
•  Identify the gap between the current and desired model of support; 
•  Present service objectives and design principles. 

SMG approved Phase 3 of the project in September 2011. 
 
A  Deloitte  project  team  was  established  to  progress  more  detailed  design  work  of  Phase  3 
along with a newly established Project Board to steer (Project Board includes the Director of 
Finance, VP Research & Enterprise, Head of Research Support, Deans of Research from the 
4 Colleges, Arts, MVLS, Social Sciences and Science & Engineering. 
 
Review of Research Management Project Board Minutes: last updated 24/11/11 - DMcG 
 
 
 

Appendix A
RF put to the Research Management Project Board to think about the Project Board remit and 
Project  Board  Terms  of  Reference  along  with  the  frequency  of  Project  Board  meetings  and 
proposed  these  should  be  every  month.    Following  discussion  about  membership  of  the 
Project  Board,  it  was  agreed  to  extend  invitations  to  other  representatives,  i.e.,  College 
Research Managers and 2 Researchers to represent “the customer”, from the ones who have 
large grants and large portfolios, to the “small hitters” to review the fast-track process.  It was 
also suggested Gordon Scott, HR Policy Manager be invited. 
 
Graeme  Milligan  (GM),  MVLS  suggested  he  would  invite  Alice  Gee  and  Catherine  Schenk 
(CS),  Social  Sciences  suggested  she  would  invite  Louise  Virdee  to  represent  College 
Research Management. 
 
Deloitte had picked up a general feeling around the University from their 
meetings and briefings to date, regarding the impact being felt by staff from the new SLP and 
new HR/Payroll system and sought support from the Board to avoid the contagion effect from 
other implementations.  
also advised that due to the SLP and HR/Payroll process teething 
problems  and  frustrations  staff  had  advised  her  of,  appropriate  validation  and  testing  should 
be  built  into  the  implementation  plan.    Muffy  Calder  (MC)  reconfirmed  the  need  for  trialling 
and suggested “Use Case” as a methodology for trialling and testing the systems. 
 
There  was  discussion  about  the  new  system  purchased  and  high  level  initial  timelines.    RF 
explained that the current research system was built on Delphi, which is now obsolete. 
 
MC  said  she  would  make  contact  with  Southampton  and  Nottingham,  for  examples  and 
endorsements of the software solution.  Catherine Schenk (CS) also has contacts she would 
pursue.  
 
The  Project  Board  agreed  they  would  be  interested  to  hear  of  reports  /  endorsements  from 
other  institutions  /  Russell  Group  members  who  have  undertaken  process  improvement  and 
system change to pre and post award processes. 
 
The Project Board flagged  the importance of post-implementation, to  include the  handling of 
transitional  issues,  including,  “who  to  tell”  /  clear  protocols  for  reporting  to  repair, 
communications  and  engagement,  roll  out  and  escalation  of  issues  and  approach.    The 
importance of Data Integrity (validation and migration is crucial) was noted, and the look and 
feel of new process would be important to the customer. 
 
1.0 
Deloitte Workstream updates and plans 
 
The Deloitte team gave an update on each of the workstreams 
 
1.1 
Deloitte  gave  an  update  on  the  approach  to  the  Process  Re-
engineering  workshops  and  would  be  looking  for  engagement  at  each  of  the  workshops  by 
inviting key people  within  Colleges and  Services to help shape the process improvement for 
Grants, Contracts and EU Funding processes. 
 
1.2 
Deloitte  gave  an  update  on  the  approach  to  Organisational 
Design  and  would  be  working  with  JH  and  Gordon  Scott  (GS)  and  College  HR 
representatives on job descriptions against the information from the staff survey. 
 
1.3 
sought Board approval for the slowdown of the two work strands  
•  HR/organisational design 
•  Clinical trials (at the request of Professor Anna Dominiczak, Head of College, (MVLS 
and Dr. Carol Clugston, College Secretary, (MVLS) 
 
This was agreed by the Board 
 
 
 
 
Review of Research Management Project Board Minutes: last updated 24/11/11 - DMcG 
 
 
 

Appendix A
2.0 
Overall implementation plan and risks to delivery 
 
The Project Board requested an “Aunt Sally Process” plan to review in detail with milestones 
they  could  discuss  /  agree  on,  and  if  this  draft  plan  could  be  discussed  at  the  next  Board 
meeting  (five/six  weeks’  time)  and  with  a  further  request  to  have  the  draft  plan  circulated  to 
the  Board  at  least  10  days  before  the  meeting  (if  possible),  to  give  ample  time  for  review  to 
bring comments/suggestions to the Board meeting. 
 
advised the Project Board this “Aunt Sally Process” plan would include Phase 3 and then 
Phase  4  and  would  include  high  level  timelines,  with  questions  about  who  will  take  forward 
overarching plan? 
 
The Project Board advised that the implementation plan needs to ensure that academics are 
not disrupted from writing papers and submitting applications and that the requirements for 
REF also need to be considered.  
 
3.0 
Communications Approach  
 
further advised that the users of the new process / systems would need further 
communications from the Project Board along with updates to re-assure confidences in new 
processes and systems.  
 
ACTIONS 

•  Project Board members, (or their nominated staff members), to send risks list to JH 
for project plan. 
•  Project Board members to review and agree remit for a Terms of Reference of the 
Project Board 
•  JH/Deloitte to produce high level project plan with milestones with risks 
•  Circulate  high  level  project  plan  to  Board  members  10  days  prior  to  Project  Board 
meeting. 
•  The Dean of Research, MVLS (GM) & the Dean of Research Social Sciences (CS) to 
approach  Alice  Gee,  MVLS  and  Louise  Virdee,  Social  Sciences  to  invite  them  to 
attend  next  Board  meeting  and  Diane  McGrattan,  Clerk  (DMcG)  to  contact  Gordon 
Scott, HR and send an invitation. 
•  2 academic representatives to be invited to sit on the Research Management Project 
Board 
 
4.0 
AOCB 
 
There was no other current business to report. 
 
5.0 
Date of Next Meeting 
 
DMcG to seek Project Board members availability and send around a doodle poll to schedule 
next Board meeting to take place in / around 6 weeks’ time, when the Deloitte 
recommendations would be available. 
 
[Clerk’s note: The next Research Management Project Board Meeting is now scheduled to 
take place on Wednesday 30 November at 9am, Room 422 on level 4 of the Sir Alwyn 
Williams Building] 
 
Dean of Research MVLS (GM) left the meeting at 12noon, the Project Board meeting closed 
at 12.55. 
Review of Research Management Project Board Minutes: last updated 24/11/11 - DMcG