This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'New internal guidance on childcare costs element'.

Childcare costs 
Eligibility for help with childcare costs 
The childcare cost condition 
The work condition 
Verifying childcare provider details 
Verifying childcare costs 
Childcare costs: reasonable usage 
Childcare costs: meal costs 
Calculating childcare costs 
Reporting childcare costs 
Childcare costs paid in advance  
Childcare costs paid in arrears 
Deposits and upfront fees  
Wider government help with childcare costs 
Universal Credit provides support to households to help meet their eligible 
childcare costs enabling claimants to take up work or increase their working 
It supports the wider government childcare offer which includes free childcare 
hours and tax-free childcare meaning that reasonable childcare costs do not form 
a barrier to work. 
Claimants can receive support with eligible childcare costs regardless of the 
number of hours they work. 
Any eligible childcare costs are not subject to the Benefit Cap. 
Eligibility for help with childcare costs 
The claimant must satisfy both the childcare cost condition and the work 
condition to qualify for help with childcare costs.  

Both claimants in a joint claim must satisfy the childcare cost condition and the 
work condition (unless an exception applies) to qualify for help with childcare 
Ineligible partners must also meet the work condition or have one of the 
exceptions for the couple to qualify for help with childcare costs. 
Full-time students, or students in a couple are not eligible for reimbursement of 
Universal Credit childcare costs as they do not meet the work condition.  
Part-time single students who meet the Universal Credit eligibility criteria and 
satisfy both the work condition and childcare condition will be reimbursed eligible 
childcare costs in the usual way.  
The childcare cost condition 
To meet the childcare cost condition, the claimant (or both claimants in a joint 
claim) must satisfy all of the following: 
•  be responsible for a child or qualifying young person (up to the end of the 
assessment period that does not include the 1 September following their 
16th birthday)  
•  have paid for and reported charges for relevant childcare in the 
assessment period in which they were paid or at any time during the 
subsequent one  
•  the charges must be paid to allow them to take up or continue paid work 
or in certain circumstances where they have recently stopped working, to 
enable them to keep childcare arrangements which were in place before 
they stopped working 
The work condition 
To meet the work condition, the claimant (or both claimants in a joint claim) must 
satisfy one of the following: 
•  be in paid work (either employed or self-employed) 
•  have accepted an offer of paid work due to start before the end of the next 
assessment period 
•  have stopped paid work in the current or previous assessment period 
•  be in the first or second assessment period of a new claim and have 
stopped paid work no more than 1 calendar month before the date of their 
initial claim 

If a partner joins the household and the work condition is not satisfied in respect 
of both members of the couple, childcare claimed in that assessment period 
cannot be paid 
There are exceptions to the work condition where one claimant in a household is 
working and one of the following applies to the partner: 
•  has Limited Capability for Work or Limited Capability for Work and Work 
Related Activity 
•  has regular and substantial caring responsibilities for a severely disabled 
•  is temporarily absent from the claimant’s household or is expected to be 
absent for 6 months or more, for example in prison, hospital or residential 
When a claimant is getting any of the following, childcare costs can be claimed 
as they are treated as being in work: 
•  Statutory Sick Pay 
•  Statutory Maternity Pay 
•  Ordinary Statutory Paternity Pay 
•  Shared Parental Pay 
•  Statutory Adoption Pay 
•  Maternity Allowance 
Verifying childcare provider details  
Any of the following documents can be accepted as evidence to verify a childcare 
•  childcare contract 
•  letter headed invoice from the childcare provider 
•  letter from the childcare provider 
These documents must be unaltered and they must display: 
•  Ofsted registration number for England, or 
•  Care Inspectorate registration number for Scotland, or 
•  Care Inspectorate Wales registration number for Wales 
•  Family Support NI registration number for Northern Ireland 
For more information about registered childcare and some exceptions to the 
requirement to be registered, see Registered or approved childcare. 

In addition, the unaltered evidence must show: 
•  the name, address and contact number of the childcare provider 
•  the name of the child (the child must be a qualifying young person on the 
Universal Credit claim) 
•  the amount paid or payable for childcare per week, month or term 
•  whether the contract varies during the year (for example, school holidays) 
A childcare provider’s details are verified on the initial claim to childcare costs or 
when there is a change of childcare provider.  
If a claimant uses more than one childcare provider, they must provide details for 
each one.  
Verifying childcare costs 
Claimants can report childcare costs when they make a new claim or at anytime 
during an existing claim. They will be asked to provide proof of these costs within 
1 calendar month from the point of declaring them.  
The claimant must provide evidence to show the: 
•  dates covered by the childcare payment 
•  amount paid 
•  date the payment was made 
Acceptable evidence includes: 
•  invoice or letter from the childcare provider 
•  receipt (including an ATM receipt) 
•  bank or credit card statement 
Evidence may be obtained from an invoice or a combination of several different 
documents. These must be unaltered and we can accept scans, photos, 
screenshots and photocopies. 
Cash payment receipt: 
•  registered invoice headed receipts will be accepted 
•  hand-written receipts will be acceptable as a last resort, although it must 
show the provider name 
•  the cash receipt must show the date of payment and the amount paid 

After the initial costs have been verified, the claimant must continue to report the 
childcare costs they pay but may not be asked to provide evidence.  This is 
because the childcare costs have automatically been accepted. 
If verification of childcare costs is required, the claimant has 1 month to provide 
this evidence from the date it is requested. 
Claimants are to be advised that they must keep evidence of the actual childcare 
costs they have paid out and for which a claim has been made, for 2 years 
because evidence may be needed at a later date.  
Childcare costs – reasonable usage 
For Universal Credit, reasonable usage means considering whether the costs 
paid by a claimant to their childcare provider is generally reasonable when 
balanced against the amount of earnings they receive or the hour they work. 
If the level of childcare costs seems high when compared to the earnings 
received or hours worked, consideration must be given to whether all of the costs 
should be included (for example, if childcare costs exceed the claimant’s 
earnings or the claimant is paying childcare for more hours than they work). 
Some childcare costs which appear too high could be treated as reasonable. 
These include, but are not limited to: 
•  disabled childcare costs 
•  a childcare purchasing pattern 
•  parents who are not actually in work but are treated as such for Universal 
Credit, for example being on maternity leave 
If a childcare provider’s contract policy is rigid, the agent must apply a flexible 
approach when considering childcare costs. 
If the claimant has to pre-agree childcare costs so they are available to work their 
usual hours and the child care provider will not change those costs, we should 
pay the childcare costs when fewer hours are worked. 
A claimant on a zero hours’ contract may be unable to reduce their contracted 
hours of childcare at short notice if their actual hours of work are less than 
expected in a particular period. 
In this case, the pre-agreed childcare costs are not considered excessive if they 
reflect the number of the hours the claimant normally works. 

The situations that make childcare costs excessive is not defined and all 
circumstances must be taken in to account when deciding if costs are excessive 
or not. 
If the childcare costs are deemed excessive, the case must be referred to a 
decision maker and an amount of reasonable expected childcare costs will be 
Childcare costs: meal costs 
Additional extras on childcare invoices must be considered on an individual 
basis. When reporting childcare costs, the claimant may include the cost of 
meals provided to the child by the childcare provider. 
If the cost of the meal is included in the contract with the provider (but not 
itemised on the invoice), these can be reimbursed to the claimant.  
If the cost of the meal is an optional extra and the claimant is choosing to pay for 
meals, these costs will not be reimbursed as they are responsible for those costs. 
Calculating childcare costs 
Any reasonable childcare costs paid to a provider which enables the claimant to 
work, begin work or increase working hours can be allowed. 
We can pay for items included in the monthly contract but we cannot pay for 
optional charges or tuition fees. 
Help with childcare costs is worked out as a proportion of a monthly cap. See 
Rates for Universal Credit.   
The claimant will be awarded up to 85% of their childcare costs up to the 
childcare cost maximum limit of:  
•  £646.35 for 1 child, or  
•  £1108.04 for 2 or more children  
If 85% of allowable childcare costs is less than the applicable maximum amount, 
85% is the amount allowable. If 85% of the childcare costs exceed the maximum 
amount, the costs are restricted to the maximum amount.   
The allowable amount of childcare costs determined after this calculation has 
been applied becomes the Childcare element.  

The Childcare element (togetherwith the other allowable elements and the 
Standard Allowance) makes up the Universal Credit award to which the Work 
Allowance and Earnings Taper are then applied to determine the Universal Credit 
monthly payment. 
The System automatically calculates the childcare costs and attributes them to 
an assessment period. 
Claimants who pay for more than 1 month’s childcare in 1 assessment period, 
will have any eligible support apportioned across the periods covered by the 
childcare up to a maximum of 3 assessment periods. 
Any help the claimant receives from other sources towards childcare, for 
example their employer, will reduce the amount of support available via Universal 
Childcare costs for a qualifying young person will end in the assessment period 
that does not include the 1 September following the day that they reach the age 
of 16. 
Reporting childcare costs 
If a claimant qualifies for help with childcare costs, they must report the actual 
costs paid in each assessment period as soon as they pay them or at any point 
in the subsequent one. The actual costs must be reported even if the costs have 
not changed from the previous month. 
Childcare costs can be repaid when they are reported before the end of a 
relevant assessment period if the charges are paid:  
•  in the current assessment period for childcare provided in that period, 
(monthly or more frequently) 
•  in the current assessment period for childcare provided in a previous 
period or periods, (arrears) 
in either of the two previous assessment periods for childcare provided in the 
current period, in advance 
Childcare costs paid in advance  
Childcare costs paid in advance must be reported in the assessment period in  
which they are paid or in the subsequent assessment period. Any costs 
reported after this are classed as ‘late reported’ and the claimant will need to  

provide a reason for the late reporting. A decision will then be made to determine 
if the claimant’s reason is acceptable and whether they are eligible for the 
childcare costs payment.   
Childcare costs which cover more than  one assessment period may be reported 
in any of those periods. However, only the proportion of costs that relate to the 
assessment period in which the costs are reported and the subsequent relevant 
assessment periods, can be reimbursed. 
To be reimbursed, the period of childcare costs paid in advance can cover the 
assessment period in which the costs are paid and the following two assessment 
periods. The claimant is not eligible for reimbursement for any period that falls 
after this as it has been paid too far in advance. 
Childcare costs paid in arrears 
Childcare costs paid in arrears are reimbursed in the assessment period in which 
they are paid and reported. If an additional set of childcare costs are paid and 
reported in the same assessment period, the two sums will be calculated to the 
maximum amounts which could potentially cause the claimant to hit the caps. 
Deposits and upfront fees 
Claimants may receive help with eligible deposits and upfront fees and these are 
treated in the same way as childcare costs for standard fees. Budgeting 
Advances and the Flexible Support Fund  can also be used but to support 
claimants with deposits and upfront childcare costs.  
Where a claimant has already received help for a deposit and upfront fees 
through other DWP support (for example, the Flexible Support Fund), these 
childcare costs cannot be claimed back.    
Claimants who have accepted an offer of paid work which is due to start before 
the end of the next assessment period are eligible for payment of childcare costs.  
These costs can be paid during the assessment period in which they start work 
and the assessment period prior to starting work. 


Run-on after work stops 
Claimants who stop work and have paid for childcare may be paid a proportion of 
these costs for the assessment period in which they stopped work and for the 
following assessment period. 
Claimants who do not restart work by the end of the next assessment period will 
not be eligible for help with childcare costs until they meet the qualifying 
This run-on also supports those who make their initial Universal Credit claim 
within 1 month of losing their job and who have pre-existing childcare. 
Run-on after a child dies 
If a child dies and there are on-going paid childcare costs, the claimant will 
continue to receive help with these costs if appropriate.  
Claimants will continue to receive support with childcare costs for 3 months after 
the death of a child. This includes the assessment period in which the child dies 
and the following 2 assessment periods. 
After this run-on period, the payment of childcare costs will stop in respect of the 
deceased child. 
Wider government help with childcare costs 
Help with childcare costs can be claimed over and above the free childcare hours 
but not in addition to HMRC’s Tax Free Childcare.  Claimants can compare the 
different offers and decide what is best for them on GOV.UK 
Tax Free Childcare 
Claimants (and their partner in a joint claim) who are receiving Universal Credit  
or have an outstanding claim to Universal Credit, will not be eligible for a Tax 
Free Childcare account.  

Free childcare and education 
Free childcare and education is available for 3 to 4 year olds and some 2 year 
olds. Claimants can find information on the support available from their local 
council or through GOV.UK.  
Childcare Offer for Wales 
This is funded by the Welsh government and provides working parents with a 
mixture of childcare and early education for children aged 3 or 4 years for up to 
48 weeks per year. 
Universal Credit claimants who may be eligible must be sign-posted to their local 
authority website or the Welsh government Children and Families website to 
check eligibility and to make an application.  
Claimants can claim the first 30 hours’ free childcare from their Welsh local 
authority and further hours can be claimed via Universal Credit. 
It is in the claimant’s interest to claim from their  local authority first as Universal 
Credit only covers up to 85% of the childcare costs.  
Claimants cannot claim the same cost of the childcare from both the Welsh local 
authority and Universal Credit. 
Childcare vouchers 
Employers may help with childcare costs using childcare vouchers. For Universal 
Credit purposes, these vouchers will be treated as ‘benefit in kind’ which means 
they are not taken into account.  
Help with learning costs may be available from the Childcare Grant. Claimants 
will not be eligible for both the Childcare Grant and childcare support from 
Universal Credit. 
Claimants cannot get help towards any payments that were made using childcare 
vouchers. If childcare costs are more than the value of the vouchers, they can 
apply to Universal Credit for the additional amount.