This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Policy of responding to emails via Microsoft Word document'.

Stuart Harrison 
          25th November 2011 
Dear Mr Harrison 
Thank you for your e-mail of 3 November 2011 in which you asked for information 
about the â€˜Policy of responding to emails via Microsoft Word document. Your request 
has been handled as a request for information under the Freedom of Information Act 
I am able to disclose only that information, which is held by the Home Office.  This is 
set out in the enclosed Annex.  
I hope that this information meets your requirements. I would like to assure you that 
we have provided you with all relevant information that the Home Office holds.   
If you are dissatisfied with this response you may request an independent internal 
review of our handling of your request by submitting a complaint within two months 
to the address below, quoting reference 20554. If you ask for an internal review, it 
would be helpful if you could say why you are dissatisfied with the response.  
Information Access Team 
Home Office 
Ground Floor, Seacole Building 
2 Marsham Street 
London SW1P 4DF 
As part of any internal review the Department's handling of your information request 
will be reassessed by staff who were not involved in providing you with this 
response. If you remain dissatisfied after this internal review, you would have a right 
of complaint to the Information Commissioner as established by section 50 of the 
Freedom of Information Act.  
Yours sincerely 
Ian Goswell 
Communication Directorate 


1.  Why and when this policy was introduced. 
The Home Office introduced an electronic correspondence tracking system in 
January 2003. This system was designed to enable the Department to track, store 
and answer correspondence. Microsoft Word was part of the package. At that time, 
the system was deemed to be the most effective technical solution on the grounds of 
cost and electronic storage. 
2.  What consideration has been given to people who do not have Microsoft 
Word installed on their computers. 
A reply will be sent in a different format, for example in an email or in hard copy, 
where a correspondence requests that. 
3.  Please include all correspondence relating to this matter, both internal 
and external with your response. 
We do not hold any documentation relating to either of the points raised.