This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Provision of Horizon evidence is not free'.



Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2022/00785 
 
John O'Sullivan  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
23 December 2022 
 
 
Dear Mr O'Sullivan, 
 
Freedom of Information Request – FOI2022/00785 
 
We are writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post Office”) 
on 25 November, which has been dealt with under the terms of the Freedom of 
Information Act 2000 (“FOIA”).  
 
In your email you have requested the information shown in bold below: 
 
“Thank you for a reply. It is not clear from your reply if the provision of Horizon 
detail is free or not. It would seem POL were al owed to request information 15,720 
times before charges were triggered - is that correct? 
 
Were SPM told al  enquiries are charged and do you have a record of how many 
SPM requested Horizon details from their Branch to assist their defence? 
 
How many were supplied and how much did POL charge the SPM's or were al  
requests turned down?” 

 
We want to be as open as possible in answering requests for information. The FOIA itself 
also requires us to provide reasonable advice and assistance to those seeking to make 
such a request. Unfortunately, your request is very broad and covers an enormous 
amount of information, going back many years. Gathering it together would therefore 
involve a significant cost and diversion of resources from Post Office’s other work. 
 
It may be helpful to explain why your request would involve a significant cost. To 
determine whether al  Postmasters were informed of charges for requesting Horizon data; 
to find out how many Postmasters requested Horizon data for their branch specifical y to 
assist a legal defence; and to locate the number of Horizon data provide along with any 
charges to Postmasters, would be a massive exercise that would require Post Office to go 
through each request for Horizon data over a number of years. 
 
Section 12(1) of the FOIA al ows Post Office to refuse a request for information if we 
estimate that the cost of complying with the request would exceed the appropriate fees 
limit, which currently stands at £450. This represents the estimated cost of one person 
spending 18 hours in determining whether we hold the information, and in locating, 
retrieving and extracting the information. On the basis of our estimates, we consider that 
the cost would far exceed this limit and, as such, we are refusing your request. 
 
Public 
 
 

 
 
Section 12(2) provides that we are not required to confirm whether Post Office holds the 
information requested if by doing so we would exceed the appropriate cost limit of £450. 
This is the case for the information that you have requested, and so please note that this 
response should not be taken as confirmation that the information is held by Post Office. 
 
However, if you were to make a new request for a narrower category of information, it may 
be that we could comply with that request within the appropriate limit, although we cannot 
guarantee that this wil  be the case. It may be possible to let you know if Horizon data was 
requested, if you identify a specific branch. 
 
Please note that if you modify your request, we wil  handle it as a new request and so the 
20-working-day deadline for responding to requests would then commence from the date 
that we receive the modified request and may also be subject to the cost limit or other FOI 
exemptions. 
 
We can confirm that regarding your question about the previous response under 
FOI2022/00733, Fujitsu are obliged to provide 720 Audit Record Queries (ARQ) to Post 
Office per year, before any additional charges are incurred. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to request an 
internal review. You can do this by writing to the address below stating your reasons for 
your internal review request.  
 
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx   
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are stil  not satisfied with our 
response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF  
 
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
https://corporate.postoffice.co.uk/en/governance/access-to-information/access-to-information/  
 
 

 
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about how 
we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy.