This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Criminal Procedure and Investigations Act 1996.'.

Post  Office Prosecution Policy 
England and Wales 
  1.  Introduction 
2.  Scope and Aims of this Policy  
3.  General Principles 
4.  The Decision to Prosecute 

5.  Charging Suspects 
6.  Disclosure 
7.  The Acceptance of Guilty Pleas 
8.  Recovery: Confiscation, Compensation & Costs 
  Effective from: 1st November 2013  
  Review:  1st November 2014 
Cartwright King Solicitors 

1.  Introduction 
  1.1. The investigation and prosecution of crime in and against the Postal 
Service can be traced back at least as far as the 1680’s, when an 
Assistant Solicitor to the General Post Office was tasked with the 
investigation and prosecution of those offending against the mail; thus it is 
possible to trace a continuous and unbroken line of investigative and 
prosecutorial activity by the Postal Service in its various guises for over 
350 years. Upon the separation of Post Office Ltd from Royal Mail Group 
on the 1st  April 2012 Post Office Ltd determined to retain that historic 

1.2. In England and Wales both the investigative and the prosecuting functions 
are conducted by Post Office Ltd.1  In Scotland, Post Office Ltd’s 
representative agents2 report alleged criminal activity to the Crown Office 
and Procurator Fiscal Service (‘COPFS’)3; in Northern Ireland Post Office 
Ltd. Security Managers report to the Public Prosecution Service fol owing 
the same processes as do the police services in those jurisdictions.  
1.3. This Policy statement is intended to explain the way in which Post Office 
Ltd. wil  deal with allegations of crime commit ed against our assets in 
England and Wales. We wil  abide by the terms of this Policy in deciding 
whether to prosecute in any particular case. In applying this Policy to the 
decision-making process we wil  act fairly, openly and with a high degree 
of transparency; we wil  not discriminate against, nor favour, any individual, 
group or organization; we wil  strive to act objectively, impartially and with 
integrity; and we wil  consider any relevant material brought to our 
attention by an interested party.   
1 Post Office Ltd. is a recognized private prosecutor by the Ministry of Justice; currently Post Office Ltd. 
delegates the prosecuting function to Messrs. Cartwright King Solicitors. 
2 Presently Messrs. bto Solicitors, Edinburgh. 
3 COPFS recognizes Post Office Ltd. as a Special Reporting Agencies (SRA). 
2 e

1.4. We use the following terms and meanings in this Policy: ‘suspect’ –  a 
person who is not the subject of formal criminal proceedings; ‘defendant’ – 
a person who has been summonsed to appear in a criminal court or 
charged with a criminal offence; ‘offender’ –  a person who has admit ed 
guilt to a criminal court or who has been found guilty by a criminal court; 
‘prosecutor’  –  a person or organization instructed or retained by Post 
Office Ltd. to act as prosecutor on behalf of Post Office Ltd. 

3 e

2.  Scope and Aims of this Policy 
2.1. Post Office Ltd. is a public body providing a wide range of essential public 
and commercial services to all those who rely upon us to deliver those 
services. We are answerable to Parliament, government, our commercial 
partners and the general public, all of whom place a very high degree of 
trust in the integrity of our operations. We carry a heavy responsibility for 
the guardianship of public and private assets4. We employ or are 
contracted to many thousands of trusted employees and small businesses 
who conduct mil ions of transactions daily across the United Kingdom. By 
reason of these matters it is incumbent upon us to ensure that the integrity 
and reputation of Post Office Ltd. and all with whom we work is protected 
against those who would  breach the trust placed in us. The aim of this 
Policy is to achieve that end. 
2.2. Post Of ice Ltd. also recognises the  importance  of the  integrity of the mail 
service and the trust placed therein. 
2.3. Accordingly Post Office Ltd wil , subject to the terms of  this Policy, 
prosecute under the criminal law all those  who  are alleged to have 
committed criminal offences against Post Of ice Ltd. and those alleged to 
have interfered with postal  packets.5  

2.4. This Policy applies equally  to all  employees of Post Of ice Ltd.  without 
exception; and to non-employees,  whether they are contractors, 
customers  or those with no formal  relationship  with Post Office Ltd. 
4 We include in this description al  those who work with and for us, including those who are contracted to 
provide our services on our behalf. 
4 e
5 Postal Services Act 2000, s.83 

2.5. The aims6 of this policy are: 
I.  To ensure that those who steal, defraud or otherwise offend 
against Post Office Ltd. are brought to justice; 
II.  To deter those would offend against Post Of ice Ltd. from doing 
III.  To protect the physical and financial assets of Post Office Ltd. 
IV.  To recover those assets, losses and shortages arising out of 
criminal conduct committed against us; 
V.  To maintain and reinforce the trust placed in Post Office Ltd. by 
those for whom we provide public and commercial services and 
those who rely upon us to deliver those services; 
VI.  To ensure consistency, in so far as possible, in the way in which 
we deal with those alleged to have stolen from, defrauded or 
otherwise offended against Post Office Ltd. 
6 In no particular order of precedence. 
5 e

3.  General Principles 

3.1. Post Office Ltd. wil  ensure that prosecutors always apply the Code for Crown 
Prosecutors issued by the Director of Public Prosecutions.7  In addition 
Post Office Ltd wil  apply those further considerations set out in this Policy. 
3.2. The decision as to whether to prosecute in any particular case, or to 
continue with any prosecution, wil  always be taken by Post Office Ltd. In 
arriving at such a decision Post  Office Ltd. wil  always apply the terms of this 
Policy.  Post  Office  Ltd. wil  never institute criminal proceedings against any 
person until competent legal advice has been provided by a properly qualified 
lawyer that such a course meets the terms of this Policy and the  Code for 
Crown Prosecutors. 
3.3. The decision-taker will be 
  i. A qualified lawyer  
ii. Independent of any Post Office Ltd. department having a direct 
financial or other interest in prosecution.8   
3.4. Subject to the terms of this Policy, each case wil  be considered solely on 
its own facts and on its own merits. 
3.5. Prosecutors  wil  ensure that the law is fairly and properly applied; that all 
disclosure obligations are fully met; that all Criminal Procedure Rules, Practice 
Directions and authorities are followed and that any Guidelines issued by the 
At orney-General are followed. Prosecutors wil  apply the principles of the 
European Convention on Human Rights and the Human Rights Act 1998. 
7 7th Edition, issued January 2013. Go to 
8 This practice mirrors the approach of the Crown Prosecution Service, and is designed to ensure that the 
decision to prosecute is  taken by someone who is independent of the victim/loser and of the investigation. 
6 e

3.6. Post  Office  Ltd. wil  ensure that the decision whether to prosecute in any 
individual case wil  be taken in a timely manner, so as to avoid unnecessary 
stress and uncertainty in those subject to such a decision.   
7 e

4.  The Decision to Prosecute 
4.1. Prosecutors review every case before the decision is taken to prosecute, and 
advise Post Of ice Ltd. on the decision to prosecute. Before advising as to 
whether a prosecution ought to be commenced, prosecutors will identify any 
evidential weaknesses in a case and advise Post Office Ltd. as to rectification. A 
prosecution wil  only commence when the case has passed both stages of the 
Full Code Test in the Code for Crown Prosecutors  and accords with the 
provisions of this Policy. 
4.2. In accordance with paragraph 3.2 of this Policy, the decision whether to 
prosecute, or to continue a prosecution, rests solely with Post Office Ltd. 
When taking that decision Post Office Ltd. wil  only apply this Policy and 
will  consider and take into account all factors relevant to the particular 
case and contained within this Policy.  Post Office Ltd. will  not take into 
consideration any matter not contained within this Policy, or not identified 
as relevant by reason of any factor contained within this Policy 
4.3. Once the decision to prosecute is taken, prosecutors wil  keep the case under a 
process of continuous review. Where at any time it appears to the prosecutor that 
a case wil  not meet the Evidential Stage of the Full Code Test in the Code for 
Crown Prosecutors, or concludes that a prosecution is not, or is no longer in the 
Public Interest, the prosecutor wil  advise  Post  Office  Ltd. to discontinue the 
prosecution without undue delay.  
4.4. When applying the Evidential Stage of the Full Code Test the prosecutor 
wil  have regard both to the matters set out in the Evidential Stage of the 
Full Code Test and, additionally, to the following factors: 
i.  The reliability and credibility of witnesses and their evidence. 
Consideration wil  be given to issues of disclosure from an 
early stage in the decision-making process. 
8 e

ii.  Particular emphasis wil  be given to the reliability, credibility 
and integrity of electronic and data-based evidence. 
4.5. In applying the provisions of the Public Interest Stage of the Full Code 
Test the prosecutor wil  have regard both to the matters set out in the 
Public Interest Stage of the Full Code Test and, additionally, to the 
following factors: 
i.  The quantum of any loss or shortage arising out of the alleged 
criminal conduct. Post Office Ltd. regard this as an important 
factor and accordingly consideration wil  be given to the 
following matters: 
The value in monetary terms of the loss or 
shortage. Whilst a lesser value9  may militate 
against prosecution it does not follow that any 
particular value wil  be determinative. A 
substantial or significant loss or shortage wil  
usually result in prosecution even where other 
factors tend to militate against that outcome.   
Whether or not some or all of the loss or 
shortage has been repaid to Post Office Ltd. 
Again repayment may militate against 
prosecution but it does not follow that in all 
cases of repayment we wil  not prosecute. 
ii.  The degree of sophistication  employed to commit the 
offence(s). The higher the degree of sophistication employed 
in preparing, conducting or  hiding any wrong-doing, or to 
9 In general and subject to the other matters set out in this paragraph, a loss of shortage of less than 
£5,000 might indicate that we wil  not prosecute. This does not mean that we wil  always prosecute where 
the loss or shortage is greater than that sum, or that we wil  never prosecute where the loss or shortage is 
less than that sum, the value of the loss or shortage being but one factor to be considered.  In appropriate 
cases we wil  prosecute where a loss or shortage is well-below that figure.     
9 e

escape detection, the more likely it will be that prosecution will 
iii.  In cases of fraud or false accounting, the quantity or number 
of any multiple transactions or incidents. Again the greater the 
number of individual false transactions the more likely it wil  
be that prosecution wil  follow. 
iv.  The period over which the offending conduct has been 
committed. Generally, the longer the period over which the 
misconduct was committed, the more likely it wil  be that 
prosecution wil  follow. In appropriate cases a single incident 
of misconduct may be prosecuted.  
v.  Implicating innocent parties. Attempts by a suspect to deflect 
guilt towards others, or to implicate others in their misconduct, 
or to accuse others of misconduct commit ed by the suspect, 
wil  usually be met with prosecution. 
vi.  Vulnerable victims. Post Office Ltd. provides essential 
services to a number of particularly vulnerable sections of the 
general public, including the elderly; those who are infirm or 
physically disabled; those who have mental health issues or 
who are less competent; and those who rely upon the state 
benefits system for their income. Where misconduct is 
targeted at a particularly vulnerable section of the general 
public, prosecution is likely to follow. 
vii.  The position and status of the suspect. Sub-postmasters hold 
a unique position of trust both in the eyes of Post Office Ltd. 
and the general public. Abuse of that trust is a serious matter 
and wil  usually attract prosecution. 

viii.  The circumstances of the suspect. Post Office Ltd. and 
prosecutors wil  always consider any material provided by the 
suspect or her representatives when determining the decision 
to prosecute. Such material may include, but is not limited to: 
bereavement; personal of family issues; and matters 
pertaining to the health or well-being of the suspect or 
someone close to them, including any mental health issues. 
Such material may make prosecution less likely but wil  not be 
ix.  Cost. Prosecution is an expensive process, both to Post 
Office Ltd. and to the public purse.10  Post Office  Ltd. and 
prosecutors wil  weigh the cost of prosecuting a case against 
factors such as the likely penalty on conviction; the recovery 
or likelihood of recovery of any loss or shortage; and the 
wider Public Interest in prosecuting those who commit crime. 
4.6. In applying the Full Code Test, no single factor wil  determine the decision 
whether or not to commence proceedings against any person alleged to 
have commit ed an offence. Each factor wil  be considered in the light of 
the other factors falling for consideration and an overall view wil  be taken 
by the prosecutor. Consequently this Policy vests a wide degree of 
discretion in both the prosecutor and in Post Office Ltd; accordingly the 
decision to prosecute wil  be taken in an open and transparent manner and 
should be readily-justifiable on both the facts of a case and in terms of 
those matters set out in this Policy. Best practice dictates that the decision 
itself and the reasons behind it are recorded in writing and retained on the 
file until the conclusion of a period ending 6-years after the end of the 
10 E.g. where a suspect qualifies for Legal Aid. 

4.7. No prosecution wil  be commenced or continued in circumstances where it is, or it 
becomes likely, that the courts would regard the prosecution as oppressive, unfair 
or an abuse of the process of the court. 
5.  Charging Suspects 
5.1. Whilst the commonest offences committed against Post Office Ltd. are 
those of theft, fraud and false accounting, prosecutors acting on behalf of 
Post Office Ltd. are not limited to those charges and wil  consider and 
bring the most appropriate charge(s) which meets the circumstances of 
the individual case. 
5.2. In addition to those matters set out on the Code for Crown Prosecutors, 
Post Office Ltd. wil  apply the following considerations: 
I.  Alternative charges. Where a suspect is charged with offences of 
theft and false accounting arising out of the same basic facts, 
those charges wil  always be alternative charges.11  This 
approach is not to be regarded as an invitation to plead guilty to 
any particular charge(s).  
II.  Where more than one suspect is to be charged, separate 
consideration wil  be given to each suspect’s case as to the most 
appropriate charge(s) in his case.   
11 This is consistent with the decision of Sachs, LJ., in R. v. Eden 55 Cr. App. R. 193, CA 

6.  Disclosure 
6.1. Post Office Ltd. wil  be bound by all of the relevant Acts, Codes, Protocols 
and Guidance set out below: 
−  The Criminal Procedure and Investigations Act 1996  
−  The Protocol for the Control and Management of Unused 
Material in the Crown Court 
−  The Code of Practice issued under Part II of the Criminal 
Procedure and Investigations Act 1996 
−  The At orney-General’s Guidelines on Disclosure 
6.2. Post Office Ltd. wil  take all reasonable steps to identify and record 
material which may meet the test for disclosure,12 and wil  retain any such 
material for a period of not less than 6 years. In so doing, Post Office Ltd. 
will  operate a continuous process designed to identify any material, 
whether the subject of a criminal investigation or not, which may relate to 
the integrity and reliability of Post Office Ltd.’s I.T and data systems. Any 
such material as is identified wil  be recorded and retained for a period of 
not less than 6 years. 
12 Material which “…might reasonably be considered capable of undermining the case for the prosecution 
…or of assisting the case for the accused….” CPIA 1996, ss.3&7 

7.  The Acceptance of Guilty Pleas 
7.1. In appropriate cases prosecutors wil  consider whether any offer of plea(s) 
to particular charge(s) meets with the Scope and Aims of this Policy.  
7.2. The decision whether to accept any offer of plea(s) rests with Post Office 
Ltd. only, acting on the advice of the prosecutor.  
7.3. In cases where a defendant seeks to admit guilt on a basis other than that 
advanced by the prosecutor, Post Office Ltd. wil  only consider an offer of 
plea(s) where the offer is expressed in writing and in the form of a 
recognised ‘Basis of Pleas’ document signed by the parties.13 Post Office 
Ltd. is not bound to accept any such offer of plea(s).  
7.4. In cases where the charges are expressed in the  alternative and the 
defendant accepts the prosecution case without qualification, Post Office 
Ltd. wil  consider whether to accept pleas of guilty to particular charges by 
reference to those matters set out in paragraphs 2.5 and 4 of this Policy.   
7.5. In cases where the charges are expressed in the alternative and the 
defendant seeks to admit guilt to particular charges on a basis other than 
that advanced by the prosecutor, paragraph 7.3 of this Policy will apply. 
7.6. In any case where a defendant seeks to enter guilty pleas on a basis not 
agreed by Post Of ice Ltd., we wil  invite the court to hear evidence to 
determine the facts upon which the defendant is to be sentenced. 
13 ….and which accords with the decision in R. v. Underwood, [2005] 1 Cr. App. R. 13 CA 

8.  Recovery: Confiscation, Compensation & Costs 
8.1. Subject to paragraph 8.3,  Post Office Ltd. wil  in every case seek to 
recover from offenders any losses, shortages and costs arising out of any 
criminal conduct committed by the offender.  
8.2. Post Office Ltd. wil  in appropriate cases seek to obtain: 
 Restraining  Orders against assets owned or controlled by 
 Confiscation Orders against offenders under the provisions 
of the Proceeds of Crime Act 2002; 
 Compensation Orders; 
 Costs Orders against an offender, in the ful  amount of our 
investigation and prosecution costs; 
Any combination of these orders 
8.3. Post Office Ltd. will only instigate and continue any recovery proceedings 
mentioned in paragraph 8.2 where it is fair and proportionate to do so. In 
assessing issues of fairness and proportionality  Post Office Ltd. will 
consider the following factors: 
 Those matter set out in paragraphs 2, 3, 4.1, 4.5.i, i 
and 4.7 of this Policy.   
The availability to the offender of realisable assets. In this 
respect it should be noted that many of those who commit 
offences against Post Office Ltd. own their own business and 
which continues to trade. 
The Cost to Post Office Ltd. Of pursuing such proceedings