This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Stonewall Workplace Equality Index scheme (WEI)'.



 
 
 
 
 
 
 
 
 
Maternity, Adoption and 
Related Parental Support 
Procedure 
Including Maternity Leave, Adoption Leave, Maternity & Adoption Support Leave 
(formerly Paternity Leave), Shared Parental Leave and Parental Leave. 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
 
Information Reader Box 
  
Directorate 
 
Transformation and Corporate Operations 
 
Publications Gateway 
n/a 
 
Reference 
 
Document Purpose 
Procedure 
 
Document Name 
Maternity, Adoption and Related Parental Support Procedure 
 
Author 
NHS England Policy Sub Group 
 
Publication Date 
August 2018 
 
Target Audience 
All NHS England Employees and Workers 
 
Superseded Document 
Maternity, Parental and Adoption Policy v7.1 
 
Action Required 
For Publication and Implementation 
Contact Details (for further information) 
Midlands & East Region: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx  
North Region: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx 
South Region: xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx 
Central and London Region: xxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx 
 
 
Document Status 
 
This is a controlled document. W hilst this document may be printed, the electronic version posted on the 
intranet is the controlled copy. Any printed copies of this document are not controlled. As a controlled 
document, this document should not be saved onto local or network drives but should always be 
accessed from the intranet. 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: GV3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
v3.0 
Page 2 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
Contents 

Introduction ........................................................................................................5 
 

Discrimination Awareness ................................................................................5 
 

Maternity .............................................................................................................5 
 
3.1 
Antenatal Appointments ................................................................................ 5 

Risk Assessment ...............................................................................................6 
 

Procedures .........................................................................................................6 
 
5.1 
Applying for maternity leave .......................................................................... 6 
5.2 
How to apply for maternity leave/pay – documentary evidence .................... 7 

Maternity pay provision .....................................................................................7 
 

Statutory maternity pay (SMP) ..........................................................................7 
 

Occupational maternity pay (OMP)...................................................................8 
 

Maternity Allowance (MA) .................................................................................8 
 
10  Premature Birth ..................................................................................................9 
 
11  Miscarriage, stillbirth or death ..........................................................................9 
 
12  Pregnancy related sickness absence...............................................................9 
 
13  Breastfeeding at work......................................................................................10 
 
14  Employees not returning to work ...................................................................10 
 
15  Adoption ...........................................................................................................10 
 
15.1 
Eligibility ................................................................................................... 10 
15.2 
Adoption Appointments ............................................................................ 10 
15.3 
Adoption Leave ........................................................................................ 11 
15.4 
Statutory adoption pay (SAP) .................................................................. 11 
15.5 
Occupational Adoption pay (OAP) ........................................................... 12 
15.6 
Adoption Allowance (AA) ......................................................................... 12 
15.7 
Employees not returning to work.............................................................. 12 
15.8 
Adoption leave and pay process .............................................................. 13 
15.9 
Documentary evidence – adoption leave/pay .......................................... 13 
15.10  Unsuccessful adoption process ............................................................... 13 
16  Childcare vouchers ..........................................................................................14 
 
17  Deductions from salary whilst on maternity or adoption leave ...................14 
 
18  Terms and conditions of employment during maternity or adoption leave 14 
 
19  Annual Leave....................................................................................................14 
 
20  Keeping in touch ..............................................................................................15 
 
21  Fixed term contracts ........................................................................................16 
 
22  Returning to work ............................................................................................16 
 
23  Not returning to work.......................................................................................17 
 
24  Flexible working requests ...............................................................................18 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 3 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
25  Maternity and adoption support (formerly known as paternity) leave ........18 
 
26  Parental leave ...................................................................................................19 
 
27  Shared parental leave and pay........................................................................20 
 
28  Roles and responsibilities...............................................................................21 
 
28.1 
Employees are responsible for: ............................................................... 21 
28.2 
Line managers are responsible for:.......................................................... 21 
28.3 
The HR Shared Service (BSA) are responsible for: ................................. 22 
28.4 
The Director of People and Organisational Development is responsible for: 
22 
29  Further information ..........................................................................................22 
 
30  Equality impact assessment ...........................................................................22 
  
31   Data Protection …………………………….……………………………………......23
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 4 

 
OFFICIAL 
 
 
 
1  Introduction 
 
1.1 
This procedure is written in support, and should be read in conjunction with 
the  Maternity, Adoption and Related Parental Support Policy. 
 
1.2 
This document outlines the responsibilities and expectations of all employees 
and workers within NHS England in relation to the maternity, adoption and 
Related Parental Support. 
 
2  Discrimination Awareness 
 
2.1 
NHS England expects the same standards of conduct of all employees. 
Managers should bear in mind the possibility that some employees may need 
assistance to follow or understand rules or procedures because of language 
or disability factors, for example. If such assistance is needed or requested, 
consideration should be given to providing it. 
 
2.2 
When referencing the term ‘partner’ within this procedure, NHS England is 
clear that the term is fully inclusive of same sex partners. 
 
3  Maternity 
 
 
3.1   Antenatal Appointments 
 
3.1.1   All pregnant employees, including those fixed term contracts, are entitled to 
reasonable paid time off for antenatal care made on the advice of a registered 
doctor or midwife. Except for the first appointment, employees should show 
the employer, if requested, an appointment card or other documents showing 
that an appointment has been made. Antenatal care can include not only 
medical examinations, but also relaxation classes and parent craft classes. 
The employee must give their line manager as much notice as is reasonably 
practicable if they need time off work for antenatal care. 
 
3.1.2   NHS England recognises this is an important time and therefore employees 
will be given reasonable time off to accompany their partner, to attend 
antenatal appointments. This should be discussed in advanced with their line 
manager and the appointment card/letter etc. provided if requested. 
 
3.1.3   Partners of pregnant employees are entitled to unpaid time off to attend two 
ante-natal appointments up to a maximum of 6.5 hours per appointment. 
 
3.1.4   Intended parents in a surrogacy case who meet the conditions set out under 
the Human Embryology and Fertilisation Act 2008 will also have the right to 
unpaid leave to attend up to two antenatal appointments. Further information 
is available from Gov.UK – Surrogacy:   legal rights of parents and surrogates. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 5 

 
OFFICIAL 
 
 
4  Risk Assessment 
 
4.1 
NHS England has a legal obligation to protect employees who they know (or 
could reasonably be expected to know) are or may become pregnant, have 
given birth during the last 6 months or are breast-feeding. This applies 
whether or not formal notification has been received. 
 
4.2 
The line manager has a responsibility to ensure that suitable and sufficient 
risk assessments are in place to mitigate exposure to any hazard which may 
adversely affect expectant employees, employees who have recently given 
birth (up to 6  months following childbirth) and breast-feeding employees. 
 
4.3 
In the event that a risk is identified, the following steps should be taken to 
remove the employee from exposure to that risk:- 
 
•  A temporary adjustment to the employee’s duties, working conditions, hours 
of work etc. 
 
•  If such measures would not remove the risk or would not be reasonably 
practicable to implement, then the employee should be offered suitable 
alternative work on no less favourable terms and conditions of employment. 
Medical advice (e.g. Occupational Health, GP) may be sought. 
 
•  If it is not reasonably practicable to offer suitable, alternative work, then the 
employee should be suspended from work (“for maternity-related reasons”) on 
full pay for as long as the risk exists or until commencement of maternity 
leave (whichever is the sooner). 
 
•  An employee who unreasonably refuses an offer of suitable, alternative work 
can be suspended without pay. 
 
 
5  Procedures 
 
5.1   Applying for maternity leave 
 
5.1.1   Every pregnant employee has the right to 52 weeks maternity leave; this 
includes employees who give birth as a surrogate. As soon as reasonably 
practicable employees should inform their manager that they are pregnant. 
This will enable the line manager to fulfil their statutory obligations in 
safeguarding the employee and their unborn baby from exposure to possible 
harmful situations at work. (Please refer to the section on risk assessment). If 
the employee wishes their pregnancy to remain confidential their manager will 
respect their request. 
 
5.1.2   An employee can commence their maternity leave on any day from their 29th 
week of pregnancy (i.e. 11 weeks before the Expected Week of Childbirth). 
Maternity leave cannot commence later than the actual date of childbirth. 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 6 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
5.2   How to apply for maternity leave/pay – documentary evidence 
 
5.2.1 The employee should provide the following documentary evidence as soon as 
practicable:- 
  
•  Maternity Adoption and Related Parental Support Application Form - this is 
the application the employee completes to commence maternity leave. 
Maternity leave can commence on any day of the week. 
 
•  A MATB1 Certificate should be attached to the completed maternity leave 
application form. This certificate is normally provided to the pregnant 
employee by their midwife or related healthcare professional. It will be copied 
and sent back with the confirmation letter. 
 
•  If the employee subsequently wants to change their maternity start date they, 
should notify their line manager and the Workforce Systems Team 
(xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx) in writing at least 28 days beforehand 
(if this is not possible, as soon as is reasonably practicable). 
 
6  Maternity pay provision 
 
6.1 
Maternity pay is based on average weekly earnings over the 8 weeks prior to 
15th week before the baby is due. 
 
7  Statutory maternity pay (SMP) 
 
7.1 
SMP is a legal entitlement and is the minimum level of maternity pay due to 
employees who meet the necessary requirements of the scheme. If an 
employee has been employed by NHS England for 26 weeks by the 
notification week (15th week before their baby is due) and their earnings are 
above the NI lower earnings limit, they are entitled to statutory maternity leave 
with pay. 
 
7.2 
Statutory Maternity Pay (SMP) is a weekly benefit paid to employees who are 
on maternity leave. 
 
7.3 
Employees who meet the criteria above will be entitled to:- 
 
•  The first 6 weeks at 90% of average earnings 
 
•  The next 33 weeks at the SMP rate or 90% of average weekly earnings 
whichever is lower 
 
•  13 weeks unpaid maternity leave, in exceptional circumstances such as in the 
event of multiple births, it may be deemed appropriate to extend the period of 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 7 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
unpaid maternity leave. Any such requests should be made in writing to the 
local HR team who will consider the individual circumstances of each case 
and take a decision on a case by case basis. 
 
•  This entitlement is 52 weeks in total. 
 
•  This entitlement can be taken regardless of whether the employee returns to 
work or not. 
 
8  Occupational maternity pay (OMP) 
 
8.1 
OMP, which is an NHS contractual benefit that is paid to those employees 
who have been continuously employed for 12 months at the beginning of the 
11th week prior to the expected week of childbirth at NHS England or another 
NHS organisation, AND who plan to return to work to NHS England or another 
NHS organisation at the end of their maternity leave. OMP operates in 
conjunction with SMP and is paid to employees working full or part-time. 
 
8.2 
Employees who meet the criteria above will be entitled to:- 
 
•  8 weeks at full pay less any Statutory Maternity Pay (SMP) or Maternity 
Allowance (MA). 
 
•  18 weeks at half pay plus SMP or MA at the standard rate (providing this does 
not exceed full pay). 
 
•  13 weeks at SMP only. 
 
•  13 weeks unpaid maternity leave, in exceptional circumstances such as in the 
event of multiple births, it may be deemed appropriate to extend the period of 
unpaid maternity leave. Any such requests should be made in writing to the 
local HR team who will consider the individual circumstances of each case 
and take a decision on a case by case basis. 
 
•  This entitlement is 52 weeks in total. 
 
9  Maternity Allowance (MA) 
 
9.1 
Where earnings are too low to qualify for SMP, or the employee does not 
qualify for SMP for another reason, the employee may be eligible to claim up 
to 39 weeks of MA. MA is a benefit paid by the Department of Work and 
Pensions and can be claimed from Job Centre Plus or a local social security 
office. Further information can be obtained via the government website at 
www.gov.uk. 
 
9.2 
To be eligible for MA an employee must have worked a total of 26 weeks in 
the 66 weeks before the week in which the baby is due. 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 8 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
10 Premature Birth 
 
10.1    Where an employee’s baby is born alive prematurely the employee will be 
entitled to the same amount of maternity leave and pay as if the baby was 
born full term. 
 
10.2  Where an employee’s baby is born before the eleventh week before the 
expected week of childbirth and the employee has worked during the actual 
week of childbirth:- 
•  Maternity leave will start on the first day of the employee’s absence. 
 
•  If the baby is in hospital the employee may split their maternity leave 
entitlement, taking a minimum period of two weeks leave immediately after 
childbirth and the rest of the leave following the baby’s discharge from 
hospital. 
 
11 Miscarriage, stillbirth or death 
 
11.1  In the event of a miscarriage, stillbirth or death before the 25th week of 
pregnancy normal sick leave procedures apply. 
 
11.2  In the event of a stillbirth at any point from the commencement of the 25th 
week of pregnancy the employee is entitled to maternity leave and pay as per 
this policy. 
 
11.3  In the event of the death of a child occurring after a live birth the employee is 
entitled to the full maternity leave and pay. If the death of a child should occur 
at the end of a maternity leave period, managers may consider 
compassionate leave under the Special Leave Policy or normal sickness 
arrangements may apply. 
 
12 Pregnancy related sickness absence 
 
12.1  NHS England recognises that pregnancy may cause an employee to be 
absent form work more frequently than other employees. The formal process 
of triggers and stages set out within the  Supporting Attendance at Work Policy 
should not be followed for pregnancy related illness. These absences will be 
recorded on ESR and the individual should continue to be monitored through 
the maternity risk assessment process, where appropriate and the completed 
risk assessment paperwork should be revisited. 
 
12.2  Absence prior to the last 4 weeks before the expected week of childbirth, 
supported by a medical statement of incapacity for work, or a self-certificate, 
shall be treated as sickness absence in accordance with normal leave 
provisions. 
 
12.3  If an employee is off work ill, or becomes ill, with a pregnancy-related illness 
during the last 4 weeks before the expected week of childbirth, maternity 
leave will normally commence at the beginning of the 4th week before the 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 9 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
expected week of childbirth or the beginning of the next week after the 
employee last worked, whichever is the later. 
 
12.4  Odd days of pregnancy-related illness during this period may be disregarded 
if the employee wishes to continue working till the maternity leave start date 
previously notified to the employer. 
 
13 Breastfeeding at work 
 
13.1  Employees have the right to flexible working arrangements and access to 
appropriate facilities if they wish to express and store breast milk at work. 
Breastfeeding employees may also be entitled to paid time off to attend 
appointments relating to post-natal care. These matters should be discussed 
further with their line manager or HR & OD Shared Service team. 
 
14 Employees not returning to work 
 
14.1  Employees who are not planning to return to work at the end of their maternity 
leave and who have completed 12 months continuous service with NHS 
England or another NHS employer will be entitled to:- 
 
•  6 weeks at 90% of full pay. 
 
•  33 weeks at standard rate of SMP. 
 
14.2  Employees must resign from their post thus giving up their right to return to 
work. 
 
15 Adoption 
 
15.1   Eligibility 
 
15.1.1 To qualify for adoption leave the employee must be the adoptive parent 
(regardless of gender) who is “newly matched” with a child. Employees who 
are considering surrogate parenting, may be entitled to adoption pay and 
leave and should seek advice from their local HR team about their leave 
entitlement. 
 
15.2   Adoption Appointments 
 
15.2.1 The main adopter, having been matched with a child, is entitled to take paid 
time off for up to five adoption appointments, in connection with the adoption 
or contact with the child for up to a maximum of 6.5 hours per appointment. 
 
15.2.2 Where two prospective parents have been notified of a match with a child, the 
secondary adopter is entitled to take unpaid time off to attend two adoption 
appointments, up to a maximum of 6.5 hours per appointment. 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 10 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
15.3  Adoption Leave 
 
15.3.1 Employees who have been matched with a child may take up to 52 weeks 
adoption leave, and may be entitled to 39 weeks of statutory adoption pay. If a 
couple jointly adopt a child, only one parent may take adoption leave, the 
other parent may be able to take adoption support leave or shared parental 
leave, this includes same sex couples. 
 
15.3.2 Adoption leave is made up of 26 weeks of ordinary adoption leave and 26 
weeks of additional adoption leave. 
 
15.3.3 Adoption leave is a “day one” right there is no qualifying period. Adoption 
leave may be taken:- 
 
•  When a child starts living with the employee or up to 14 days before the 
placement date (UK adoptions). 
 
•  When an employee has been matched with a child by a UK adoption agency. 
 
•  When the child arrives in the UK or within 28 days (overseas adoptions). 
 
•  The day the child’s born or the day after (if a surrogate has given birth to the 
child). 
 
15.4  Statutory adoption pay (SAP) 
 
15.4.1 SAP is a legal entitlement and is the minimum level of adoption pay due to 
employees who meet the necessary requirements of the scheme. 
 
15.4.2 SAP will be paid to employees who have been employed by NHS England for 
a minimum of 26 weeks by the week they are matched with a child for 
adoption. Employees are entitled to statutory adoption leave with pay if their 
earnings are above the NI lower earnings limit. 
 
15.4.3 Employees who meet the criteria above will be entitled to:- 
 
•  The first 6 weeks at 90% of average earnings. 
 
•  The next 33 weeks the employee are entitled to a lower rate of SAP or 90% of 
average weekly earnings whichever is lower. 
 
•  13 weeks unpaid adoption leave. 
 
•  This entitlement is 52 weeks in total. 
 
•  This entitlement can be taken regardless of whether the employee returns to 
work or not. 
 
15.4.4 Statutory Adoption Pay starts when an employee commences adoption leave. 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 11 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
15.4.5 During the adoption leave period the employee will retain all their contractual 
rights except remunerations. Employees will receive their annual increments 
and pay awards as if they had been at work. 
 
15.5   Occupational Adoption pay (OAP) 
 
15.5.1 OAP is a contractual benefit, which is paid to employees who have completed 
12 months continuous service with the NHS on the date they are matched 
with a child for adoption. OAP is paid to employees who wish to return to work 
with NHS England or another NHS organisation. OAP operates in conjunction 
with SAP and is paid to employee’s working full or part-time. 
 
15.5.2 Employees who meet the criteria above will be entitled to:- 
 
•  8 weeks at full pay less any SAP. 
 
•  18 weeks at half pay plus SAP at the standard rate. 
 
•  13 weeks at SAP only. 
 
•  13 weeks unpaid adoption leave. 
 
•  This entitlement is 52 weeks in total. 
 
15.5.3 In cases where full OAP entitlements have been paid, and a decision is made 
at the end of the adoption leave not to return to NHS England or another NHS 
Employer, within 15 months of commencing adoption leave, the employee will 
be liable to refund the whole of the adoption pay less any Statutory Adoption 
Pay. NHS England has the discretion to waive this in cases of undue hardship 
or distress. 
 
15.6   Adoption Allowance (AA) 
 
15.6.1 Where earnings are too low to qualify for SAP, or the employee does not 
qualify for SAP for another reason, the employee may be eligible to claim up 
to 39 weeks of AA. AA is a benefit paid by the Department of Work and 
Pensions and can be claimed from Job Centre Plus or a local social security 
office. Please see the Department for Work and Pensions website for further 
information  www.gov.uk. 
 
15.7   Employees not returning to work 
 
 
15.7.1 Employees not wishing to return to work at the end of the adoption leave and 
have worked continuously with NHS England or another NHS employer for 26 
weeks on the day they are informed that a child is to be placed with them for 
adoption will be entitled to:- 
 
•  6 weeks at 90% of full pay. 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 12 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
•  33 weeks at the standard rate of SAP. 
 
•  13 weeks unpaid adoption leave. 
 
•  This entitlement is 52 weeks in total. 
 
15.7.2 The employee must also resign from their post thus giving up their right to 
return to work. Their line manager will need to terminate the individual 
using ESR Manager Self Service . 
 
15.8   Adoption leave and pay process 
 
15.8.1 Employees should give their manager as much notice as possible that they 
intend to adopt a child. It is recommended that the employee advises their 
manager of their intention to take Adoption Leave when they are approved for 
adopting. 
 
15.8.2 Once an employee knows that a child will be placed with them, they should 
notify their line manager within 7 days of being notified by the Adoption 
Agency unless this is not reasonably practicable. The employee will need to 
inform their line manager of the possible dates that the child is to be placed 
with them and when they want their adoption leave to start. 
 
15.9   Documentary evidence – adoption leave/pay 
 
15.9.1 Once an application for Adoption Leave has been placed the employee 
should provide the following documentary evidence:- 
 
•  Approval letter from the Adoption Agency. This will be copied and sent back 
with the confirmation letter. 
 
•  Confirmation letter from the adoption agency/matching certificates. These will 
be copied and sent back to the employee. 
 
•  Maternity Adoption and Related Parental Support Application Form This is the 
application the employee needs to complete to commence adoption leave. 
Leave can commence from the date of the child’s placement (whether earlier 
or later than expected) or from a fixed date which can be up to 14 days before 
the expected date of placement. 
 
15.10  Unsuccessful adoption process 
 
15.10.1 If the child’s placement ends during the adoption leave period, the employee 
may continue to take adoption leave for a period of one week after the end of 
the placement. This may be extended at the discretion of the line manager. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 13 

 
OFFICIAL 
 
 
 
16 Childcare vouchers 
 
16.1  Employees participating in the childcare voucher scheme prior to starting 
maternity or adoption leave, and who wish to carry on doing so, will continue 
to receive this benefit throughout their leave. 
 
17 Deductions from salary whilst on maternity or adoption 
leave 
 
17.1  Trade union subscriptions, if subscriptions are normally deducted from the 
employee’s pay and they wish to continue to subscribe during the period of 
unpaid maternity or adoption leave, the employee will need to make their own 
individual arrangements direct with their Trade Union. 
 
17.2  Pension contributions, if the employee is a member of the NHS pension 
scheme, their contributions will continue to be deducted from their salary 
throughout the period of their paid maternity or adoption leave. The employee 
will also be eligible to make pension contributions to cover their period of 
unpaid maternity or adoption leave. If the employee has any pension queries 
they should contact the NHS Pensions website. 
 
17.3  If the employee has salary sacrifice deductions taken from their pay, for 
example lease cars or season ticket loans, then they should discuss this with 
Payroll. 
 
18 Terms and conditions of employment during maternity 
or adoption leave 
 
18.1  During the maternity or adoption leave period the employee will retain all their 
contractual rights except remuneration. Employees will receive their annual 
increments, pay awards and other benefits as if they had been at work. 
 
19 Annual Leave 
 
19.1  During maternity or adoption leave whether paid or unpaid, the employee will 
be entitled to accrue annual leave. Bank Holidays will continue to accrue. The 
employee may choose to take annual leave before the start of the leave or 
immediately before the return to work. 
 
19.2  It is recommended that employees discuss options for using annual leave with 
their line manager before commencing maternity or adoption leave. 
 
19.3  Where the amount of accrued annual leave would exceed normal carry over 
provisions, it may be mutually beneficial to both the employer and employee 
for the employee to take annual leave before and/or after the formal (paid and 
unpaid) maternity or adoption leave period. The amount of annual leave to be 
taken in this way, or carried over, should be discussed and agreed between 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 14 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
the employee and employer. Employees who are prevented from taking 
planned annual leave immediately prior to the commencement of their 
maternity leave because the actual date of childbirth was earlier than the start 
date of maternity leave should discuss this further with their line manager. 
 
20 Keeping in touch 
 
20.1  Managers must discuss and agree any voluntary arrangements for keeping in 
touch with the employee prior to the commencement of their maternity or 
adoption leave. This should include an arrangement which the employee may 
find helpful to keep in touch with developments at work, and to facilitate their 
return to work such as:- 
 
•  Newsletter 
 
•  Team briefings 
 
•  Vacancy bulletins 
 
•  Information on training courses and seminars 
 
•  Social or departmental events 
 
•  Any other changes to the organisation 
 
20.2  The manager may wish to nominate another member of staff to be the contact 
point and carry out these arrangements. The employee must also keep in 
touch with their line manager and notify them of any changes in 
personal/contact details and developments which may affect their intended 
date of return. 
 
20.3  Keeping in touch days (KIT days) are intended to facilitate a smooth return to 
work for staff returning from maternity or adoption leave.  An employee may 
work up to a maximum of 10 keeping in touch days during their leave without 
bringing the leave period to an end or affecting their pay. Any days of work will 
not extend the maternity or adoption leave period. 
 
20.4  An employee may not work during the two weeks of compulsory maternity 
leave immediately after the birth. 
 
20.5  KIT days are mainly used to carry out training, attend events/meetings or any 
other activity for the purposes of keeping in touch with the workplace. 
 
20.6  KIT days can either be full or half days and the details should be agreed in 
advance with the line manager. Working for part of any day will count as one 
day.  Employees who work part of the day will be paid for the hours worked. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 15 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
20.7   The employee will be paid at their basic daily rate for the hours worked less 
appropriate maternity or adoption leave payment. There is no obligation for 
the employee to complete KIT days. 
 
20.8  Where an employee is either in receipt of SMP or on ‘no-pay’, the KIT day(s) 
will be paid at the daily salary rate. 
 
20.9  KIT days that have been worked should be completed by the line manager 
using the ESR 2 Form. The form should clearly reflect the hours worked to 
enable payment for the individual 
 
21 Fixed term contracts 
 
21.1  An employee employed under a fixed-term contract which would normally be 
due to expire after the eleventh week before the expected week of childbirth, 
will be entitled to have their contract extended so as to allow them to receive 
the 52 weeks maternity leave, which includes paid contractual and statutory 
maternity pay and the remaining 13 weeks of unpaid maternity leave, 
providing they are able to satisfy the following criteria: 
 
a) has 12 months’ continuous service with one or more NHS employers at 
the beginning of the 11th week before the expected week of childbirth; 
 
b) notifies their line manager in writing before the end of the 15th week 
before the expected date of childbirth (or if this is not possible, as soon 
as is reasonably practicable thereafter): 
 
•  of their intention to take maternity leave; 
 
•  of the date they wish to start maternity leave; 
 
c) provides a MATB1 Form from her midwife or GP giving the expected 
date of childbirth. 
 
21.2  Employees on fixed-term contracts who do not meet the 12 months 
continuous service condition may still be entitled to Statutory Maternity or 
Adoption Pay. 
 
22 Returning to work 
 
22.1  It is good practice for employees to keep in contact with their line manager 
during their period of leave so that they are able to keep up to date with work 
and organisational developments. Employees should contact their line 
manager a month before the end of their maternity or adoption leave period to 
discuss their return to work. 
 
22.2  Unless notified otherwise, NHS England will expect employees to return to 
work at the end of their maternity or adoption leave i.e. 52 weeks. If the 
employee intends to return to work at the end of their full maternity or 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 16 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
adoption leave entitlement they are not required to give any further 
notification. 
 
22.3  An employee returning from maternity or adoption leave has the right to return 
to their role on no less favourable terms. 
 
22.4  If the employee intends to return to work before the end of the full leave 
entitlement i.e.52 weeks, they must give their manager at least 8 weeks’ 
notice. The return to work must be for a minimum of 3 months. Failure to 
comply could result in NHS England reclaiming any monies in excess of the 
first 6 weeks at 90% of full pay, less any Statutory Maternity or Adoption Pay 
the employee may be entitled to. 
 
22.5  Absence due to maternity or adoption leave (paid and unpaid) up to 52 weeks 
before a further NHS appointment shall not constitute a break in service. 
 
22.6   Maternity or adoption leave, whether paid or unpaid, shall count as service for 
annual increments and for the purposes of any service qualification period for 
additional annual leave. 
 
22.7  The expectation is that an employee on maternity or adoption leave would 
progress through a Knowledge and Skills Framework (KSF) 
gateway/increment (in NHS England) on the date that the increment is due, if 
concerns have not been raised about the ability to meet their KSF outline prior 
to the commencement of maternity or adoption leave. In the event of 
performance concerns being raised, individuals should be given reasonable 
opportunity and support over a defined period, in accordance with the 
Supporting Employee Performance Policy (hyperlink) prior to the 
commencement of maternity or adoption leave. 
 
22.8  In all cases, at the earliest opportunity, an ESR 2 Form should be completed 
by the line manager confirming the agreed return to work date. 
 
23 Not returning to work 
 
23.1  If the decision is made at the end of the maternity or adoption leave not to 
return to NHS England and the full OMP or OAP entitlement has been paid, 
the employee will be liable to refund the whole of the maternity or adoption 
pay minus any statutory maternity or adoption pay. NHS England has the 
discretion to waive this in cases of undue hardship or distress. 
 
23.2  An exemption to this clause, in line with NHS terms and conditions of service 
is:- 
 
•  If the employee returns to NHS England for a minimum of three 
months or if they take up employment with another NHS employer 
within 15 months of the beginning of their maternity or adoption leave, 
providing that they send the manager a copy of the letter of 
appointment within this timescale. If the employee does not wish to 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 17 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
return to work they should formally resign thus giving up their right to 
return. 
 
24 Flexible working requests 
 
24.1    On return to work after maternity or adoption leave, the employee will resume 
the original hours worked, unless through agreement with the line manager a 
change of hours or working pattern is in place. 
 
24.2  If the employee wishes to return to work on reduced hours or a different 
working pattern, this should be fully discussed and agreed with the line 
manager at least one month prior to returning to work. NHS England will offer 
employees a post on the same terms and conditions as prior to maternity or 
adoption leave, and all requests for a change to those terms and conditions 
will be considered in line with service requirements and will be accommodated 
if reasonably practicable. 
 
24.3  NHS England is committed to promoting flexible and family friendly working 
patterns and if their request is refused the employee will be given a full 
explanation. 
 
24.4  If the employee wishes to apply to return to their job on a job-share basis, 
they must notify their manager of their request at least three months before 
their planned return date. Where the manager agrees that their post is 
suitable for job share then arrangements will be made to recruit a suitable job 
share partner prior to their return to work. Again, it should be noted that job 
share is not an entitlement but is subject to the needs of the service. Please 
refer to the Flexible W orking Policy. 
 
25 Maternity and adoption support (formerly known as 
paternity) leave 
 
25.1  Partners of employees who have newly given birth have the right to leave and 
pay following the birth of their child, as does the partner of the main adopter 
following the placement of a child. The law generally refers to these rights as 
paternity leave and pay, however, in support of eligibility for same sex 
partners the term maternity and adoption support leave has been introduced. 
 
25.2  Maternity and adoption support (paternity) leave provides for two weeks leave 
at the time of birth or the placement of the child for adoption to the other 
parent or adopter, or partner of the pregnant employee, regardless of gender 
or nominated carer. 
 
25.3  Employees who are eligible for maternity and adoption support (paternity) 
leave will be entitled to receive their normal pay for the two week period. 
 
25.4  A  Maternity, Adoption and Parental Leave Application Form. should be 
completed and sent to the employee’s line manager for maternity or adoption 
support leave. 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                      Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 18 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
26 Parental leave 
 
26.1  Parental leave is available to any employee in NHS England who has 
nominated caring responsibility for a child under 18.  Parental leave provides 
employees with a right to at least 18 weeks’ unpaid leave. 
 
26.2  Parental leave can be taken in blocks or can be added to periods of maternity 
or adoption support leave; or maternity or adoption leave. Employees should 
submit applications for parental leave to their line managers using the 
Maternity Adoption and Related Parental Support Application Form 
 
26.3  In order to assist with service delivery employees who are requesting to take 
less than 4 weeks parental leave are required to give 28 days’ notice in writing 
to their line manager. Employees who are requesting to take more than 4 
weeks parental leave are required to give 2 months’ notice.  However NHS 
England recognises there will be rare cases where this notice cannot be given 
and in these situations employees should give as much notice as is 
reasonably practicable and discuss this further with their line manager. 
 
26.4  Upon receipt of the application the line manager and employee must meet to 
discuss the leave, cover arrangements, service impact as soon as possible. 
 
26.5  In exceptional circumstances and due to the needs of the service the 
employee may be asked to postpone their Parental Leave until a later date. 
This would only take place after a discussion between the line manager and 
employee. The employee has the option to either withdraw or alter their 
application. 
 
26.6  Should they wish to proceed with the full application the leave will not be 
postponed for more than 6 months from the date on which the employee 
wanted to start Parental Leave. The manager and the employee should try to 
agree a suitable time but if they cannot the manager becomes responsible for 
guaranteeing that the employee can take the leave at a set time, no more 
than 6 months ahead, which best fits the needs of the service and the 
employee. If this means that the leave is postponed beyond the 18 year limit 
the parent still has a right to take it. 
 
26.7  The line manager must confirm agreement, or the postponement of 
arrangements in writing no later than 7 working days after the employees 
request to take leave is received.  If the request is postponed, the line 
manager needs to clearly state the reasons for the postponement. 
 
26.8  When the line manager has made a decision in regards to agreeing or 
postponing an individual’s leave request, they need to go to the ESR Manager 
Self Service and update the period of unpaid leave. 
 
26.9  Parental leave cannot be postponed when the employee gives notice to take it 
immediately after the time the child is born or is placed with the family for 
adoption e.g. the other parent/main carer may be on Maternity 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
                     Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 19 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
Leave/Adoption Leave and their partner wishes to utilise Parental Leave at 
this time. 
 
26.10  Absence on parental leave will not break continuity of service.  During 
parental leave the employee will retain their contractual rights, except 
remuneration. It is good practice for the line manager (or a nominated deputy) 
and employees to maintain contact during the period of parental leave. 
 
27 Shared parental leave and pay 
 
27.1  Since April 2015 an employee eligible for maternity or adoption leave retains 
their right to 52 weeks maternity or adoption leave but is able to choose to 
share the maternity or adoption leave and pay with their partner if they wish. 
The legal entitlement is for the statutory element of maternity or adoption pay 
to be ceased; and replaced with Shared Parental Pay (ShPP) where this is 
payable. 
 
27.2  To qualify the employee must be entitled to, and have given notice to hold 
back their maternity or adoption entitlements and must share the main 
responsibility for caring for the child with the child’s other parent, civil partner 
or their partner. 
 
27.3  For a parent to be eligible to take Shared Parental Leave from NHS England 
they must be an employee of NHS England and they must pass the continuity 
of employment test. 
 
27.4  To satisfy the continuity of employment test, the parent must have worked for 
NHS England for at least 26 weeks at the end of the 15th week before the 
week in which the child is due (or at the week in which an adopter was notified 
of having been matched with a child or adoption) and is still employed in the 
first week that Shared Parental Leave is to be take. 
 
27.5  The right to shared parental leave applies to all eligible employees in the 
United Kingdom. 
 
27.6  However the application of shared parental leave can vary between 
employers. Where an NHS England employee is considering taking shared 
parental leave with a partner, it is recommended that they consult the Shared 
Parental Leave Guidance (hyperlink) and seek advice from their local HR 
team at the earliest opportunity. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 20 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
28 Roles and responsibilities 
 
28.1  Employees are responsible for: 
 
 
28.1.1 Employees will comply with this procedure and associated policies. 
Specifically this includes:- 
 
•  Informing their line manager at an early stage to ensure they have 
the appropriate support and guidance. 
 
•  Reading the relevant sections of the policy carefully. Additionally, 
employees are strongly advised to make an appointment to seek 
guidance and support from their local People and Organisation 
Development (OD) Advisory team as soon as possible. 
 
•  Submitting the relevant documentary evidence to their manager i.e. 
MATB1, Placement letter, appointment letter / card etc. within the 
appropriate timescales wherever possible. 
 
•  Ensuring completion of the maternity/adoption/paternity/parental 
leave paperwork within the specified timescales. 
 
•  Complying with all health and safety regulations including the 
completion of risk assessments. 
 
28.1.2 If an employee has any questions or concerns about these they should raise 
these with their manager or local Human Resources representative. 
 
28.2   Line managers are responsible for: 
 
 
28.2.1 Managers are responsible for complying with this procedure and ensuring 
their direct reports also understand and comply with it 
 
28.2.2 There is a requirement for managers to accept corporate responsibility for 
NHS England employees and to make every effort to respond positively when 
applications from them are received. Specifically this includes:- 
 
•  Respecting the employee’s confidentiality at all times. 
 
•  Assisting the employee with completion of the 
maternity/adoption/related parental support leave paperwork. 
 
•  Ensuring the timely completion and submission of appropriate 
documents to commence and cease maternity and adoption-related 
payments, and where necessary in relation to the payment of 
Keeping in touch (KIT) days. 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 21 

 
OFFICIAL 
 
 
 
 
•  Signposting employees to the gov.uk website for further information 
on benefits and support. 
 
•  Acting in accordance with all health and safety regulations for 
pregnant employees or employees who are returning from maternity 
leave. 
 
28.3  People and OD Advisory Teams are responsible for: 
 
 
28.3.1 Support employees and line managers, providing advice on policy and 
process matters relating to maternity, adoption and related parental support 
leave.  Early contact will ensure timely access to appropriate advice and 
support. 
 
28.3.2 Provide advice to managers on how to ensure business continuity through 
any leave period. 
 
28.4  The Director of People and Organisational Development is 
responsible for: 
 
28.4.1 For the effective implementation of this procedure. 
 
29 Further information 
 
29.1 
If you require further information please refer to your local People & 
Organisational Development Advisory team for further advice. 
 
29.2 
Guidance for staff and managers is available via the People pages of the 
intranet. 
 
30 Equality impact assessment 
 
30.1 
This document forms part of NHS England’s commitment to create a positive 
culture of respect for all employees and service users. The intention is to 
identify, remove or minimise discriminatory practice in relation to the 
protected characteristics (race, disability, gender, sexual orientation, age, 
religious or other belief, marriage and civil partnership, gender reassignment 
and pregnancy and maternity), as well as to promote positive practice and 
value the diversity of all individuals and communities. 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 22 
 

 
OFFICIAL 
 
 
31 Data Protection 
 

      31.1    Any processing (i.e. handling or storing etc.) of personal identifiable 
information; during the application of this policy; must be compliant with 
relevant data protection laws - the Data Protection Act (DPA) 2018 and the 
General Data Protection Regulation (GDPR). Please consult NHS England’s IG 
Policy 
for more information. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document number:  MARSPROC 
Issue/approval date 01/09/2018 
Version number: G v3.0 
Status: FINAL 
Next review date: 01/09/2020 
Page 23