This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

StreetCare (StreetScene) / Veolia 
Team Leaders / Managers Performance Meeting held at Laxcon Close 
Tuesday 28th September 2010 
 
 
 
 
No. 
Item 
Actions 
 
 
 
 
1. 
Persons Present 
 
 
John Rymer 
 
(JR) 
StreetCare Team Leader 
Mark O’Brien   
(MOB)  StreetCare Team Leader  
Steve Speller 
 
(SS) 
Veolia – Recycling Environmental Manager 
Eugene Buckley  
(EB) 
Veolia - Refuse Environmental Manager 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
 
Dave Lynas 
 
(DL) 
Veolia – Senior Recycling Manager 
Neal St Lewis 
 
(NSL) 
StreetCare Street Environment Manager 
Tanya O’Rourke 
(TOR)  StreetCare – Waste Ed and Env Officer 
Jean-Francois Moreau  (JfM) 
Veolia – Senior Cleaning Manager 
Mick Minogue   
(MM)  Veolia –Recycling Environmental Manager 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
The  minutes  of  the  last  meeting  that  was  held  on  Tuesday  14th  September 
2010  were  circulated  and  were  agreed  as  an  accurate  record.    The  meeting 
scheduled for 21st September was cancelled. 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
 
4(a) 
 
Unfinished Villages 4(a) 
 
 
 
 
 
 
4(a)i 
Harlesden/Willesden 
JfM/JR 
 
 
This depot is still under review as there is no water or electricity.   
 
 
 
 
 
4(b) 
 
Riverside Gardens 
Completed 
 
 
MOB  reported  that  the  parking  restrictions  are  now  in  place.    EB 
 
 
reported  that  there  was  no  problem  with  collections.    This  matter 
 
 
can now be shown as completed 
 
 
 
 
4(c) 
Mallard Court/Mallard Way – Welsh Harp - 16/2/2010 
MOB/DL 
 
MOB reported that he had received no further information from CB 
 
 
although he had left messages for her to contact him. 
 
 

 

 
 
 
4(d) 
Grand Parade – 25/5/201 
MOB/EB 
 
MOB reported that PM is currently dealing with this access problem.  
 
 
EB was reminded that parking attendants can be called as described 
 
 
in item 4(g) below and last week. 
 
 
 
 
4(e) 
Windermere Avenue Collections behind shops – 22/6/2010 
MOB/EB 
 
MOB  is  liaising  with  Eric  Marchers  from  Transportation  over  this 
 
 
matter.  Meeting to be up-dated at future meeting. 
 
 
 
 
4(f) 
Highcroft Avenue Cleansing – 29/6/2010 
MOB/JfM 
 
This  work  is  scheduled  to  be  completed  by  Community  Payback.  
 
 
MOB reported that no timescale had yet been given. 
 
 
 
 
  4(g)    
Grand Parade, Forty Avenue 29/6/2010 
MOB/DL 
 
This item is now included in 4(d) above. 
 
 
 
 
4(h) 
6 Compton Ave, Sudbury - 13/7/2010 
Completed 
 
MOB reported that there was a report of the organic bin obstructive 
 
 
the drive last week.  No reported problems.  This matter can now be 
 
 
closed. 
 
 
 
 
4(i) 
6 Nash Court, Nash Way – 10/8/2010 
Completed 
 
MOB reported no adverse reports for several weeks.  It was agreed 
 
 
that this matter is now completed. 
 
 
 
 
4(j) 
86 The Avenue, Barnhill – 17/8/2010 
MOB/DL 
 
MOB reported no adverse reports for several weeks.  It was agreed 
 
 
that monitoring should continue for one more week 
 
 
 
 
4(k) 
Chantry Close – 17/8/2010 
MOB/DL 
 
MOB 
reported 
pictures 
were 
taken 
and 
forwarded 
to 
 
 
Transportation.  MOB is awaiting feed back from Transportation. 
 
 
 
 
4(l) 
Monks Park – 17/8/2010 
MOB/EB 
 
EB is to arrange a site visit with AS next week and discuss problems 
 
 
reported by the crew. 
 
 
 
 
4(m) 
Neasden Subway – 17/8/2010 
Completed 
 
JR reported that the job was completed this morning.  This matter is 
 
 
now closed. 
 
 
 
 
4(n) 
21 Hersant Close – 24/8/2010 
JR/DL 
 
JR  reported  that  there  were  no  recent  adverse  reports  concerning 
 
 
collections from this property.  It was agreed to continue monitoring 
 
 
collections from this property. 
 
 
 
 
4(o) 
25 Pinemartin Close – 24/8/2010 
JR/DL 
 
JR  reported  that  there  were  no  adverse  reports  concerning 
 
 
collections from this property since 13/8/2010.  The monitoring was 
 
 
scaled down and there were no adverse reports.  To  be monitored 
 
 

 

 
for one more week. 
 
 
 
 
4(p) 
45A Mowbray Road, NW2 – 24/8/2010 
JR/DL 
 
JR  reported  that  there  were  no  adverse  reports  concerning 
 
 
collections  from  this  property  since  24/8/2010.    Monitoring  to 
 
 
continue for one more week. 
 
 
 
 
4(q) 
New Hope Court, NW10 - 24/8/2010 
Completed 
 
EB reported that this problem is now resolved.  The matter can be 
 
 
shown as completed. 
 
 
 
 
4(r) 
Clarendon Gardens, Preston – 7/9/2010 
Completed 
 
It was agreed as there was insufficient evidence then the matter can 
 
 
now be closed.  The crew were informed that behaviour like this is 
 
 
inappropriate. 
 
 
 
 
4(s) 
13A Holmstall Parade, Queensbury – 7/9/2010 
Completed 
 
EB  reported  that  the  crew  had  been  spoken  to  and  that  proper 
 
 
operational procedures will be adhered to during future collections. 
 
 
 
 
4(t) 
43 Eagle Road, Wembley – 14/9/2010 
Completed 
 
EB  reported  that  this  was  access  problems  caused  by  the  resident 
 
 
parking  across  driveway  so  bins/box  couldn’t  be  removed.    This 
 
 
matter can now be closed. 
 
 
 
 
4(u) 
6 Walton Gardens, Preston – 14/9/2010 
MOB/EB 
 
MOB reported that the bin lid at this address is often left open and 
 
 
water  collects  inside.    It  was  agreed  to  continue  to  monitor 
 
 
collections at this property. 
 
 
 
 
4(v) 
5 Whitby Gardens, Queensbury – 14/9/2010 
MOB/EB 
 
MOB reported no adverse reports since original report.  Monitoring 
 
 
to continue. 
 
 
 
 
4(w) 
Flat 4, 22 Crawford Avenue, Sudbury – 14/9/2010 
MOB/MM 
 
Awaiting report from MM.  Monitoring to continue. 
 
 
 
 
4(x) 
34 Shaftesbury Avenue, Preston – 14/9/2010 
MOB/DL 
 
No problems  
 
 
 
 
4(y) 
45 Grasmere Avenue, Preston – 14/9/2010 
MOB/DL 
 
MOB reported no problems reported.  He believes the last problem 
 
 
was that the bins were returned with the opening the wrong way. 
 
 
 
 
4(z) 
NCRd Problems, Dollis Hill – 14/9/2010 
Completed 
 
This  problem  was  discussed  after  the  meeting  two  weeks  ago  and 
 
 
resolved with the Officer. 
 
 
 
 
4(aa) 
Hillside, Stonebridge – 14/9/2010 
JR/DR 
JR  will  ask  SAR  to  liaise  direct  with  SS  to  sort  out  the  problem  of 
excess cardboard in the bin area. 
 

 

 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
 
5(a) 
 
New Problems 
 
 
 
 
 
 
5a(i) 
139 Churchill Road, NW2  -  28/9/2010 
JR/MM 
 
JR  reported  a  complaint  that  the  refuse  crew  were  returning  the 
 
 
bins and blocking access to the front door.  The meeting appreciated 
 
 
that  there  was  limited  space  to  store  the  bins  but  photos  showed 
 
 
the  problem  along  the  whole  street.    MM  and  LSW  had  already 
 
 
spoken to the crew.  It was agreed to monitor these collections. 
 
 
 
 
5a(ii) 
Pitfield Way, NW10  -  28/9/2010 
JR/JfM 
 
JR  reported  that  Contender  1072221  reporting  a  weed  problem  in 
 
 
Pitfield Way on 23/8/2010.  The first entry by Veolia on 25/8/2010 
 
 
says “Unjustified, crew advice not on spec.”  The next entry by Veolia 
 
 
on  7/9/2010  says  “Crew  advice:  work  in  progress.”    The  next entry 
 
 
by Veolia on 9/9/2010 say “crew advice: cleared as requested”.  The 
 
 
area  was  inspected  and  found  not  to  be  completed.    For  JfM  to 
 
 
check. 
 
 
 
 
5a(iii) 
Recycling Tonnages  -  28/9/2010 
Information 
 
JR  asked  that  NA  be  asked  to  forward  any  recycling  tonnages  that 
 
 
she may have to TT and TOR.  As DL was not at the meeting JR will 
 
 
email the request to Nadine. 
 
 
 
 
5a(iv) 
306 Stag Lane, Queensbury  -  28/9/2010 
MOB/DL 
 
MOB  reported  a  complaint  regarding  non  collection  of  the  green 
 
 
box.  It was agreed to monitor this collection. 
 
 
 
 
5a(v) 
30 Magnolia Court  -  28/9/2010 
MOB/DL 
 
MOB  reported  green  box  and  organic  collections  both  missed.    It 
 
 
was agreed to monitor these collections. 
 
 
 
 
5a(vi) 
Complaint against refuse driver  -  28/9/2010 
Completed 
 
MOB  raised  this  matter  that  has  already  been  investigated  by  EB.  
 
 
This  was  a  problem  where  the  dustcart  was  displaying  hazard 
 
 
warnings  as  he  drove  over  the  white  line  to  get  past  parked  cars.  
 
 
The  complainant  was  driving  an  approaching  driver  vehicle  and 
 
 
refused  to  give  way  for  the  dustcart.    It  was  agreed  that  there 
 
 
should be no further action with this matter. 
 
 
 
 
5a(vii)  Allegation of crew taking Commercial waste – 28/9/2010 
Completed 
 
MOB  raised  this  matter  and  EB  reported  that  this  was  already 
 
 
investigated.    The  circumstances  were  that  the  crew  were  working 
 
 
to instructions and cleared a large TV box containing packaging that 
 
 
the  recycling  crew  rightly  refuse  to  take  as  it  would  contaminate 
 
 
their load.  It was agreed that there should be no  further action in 
 
 
this matter. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

5a(viii)  Grey/Green Bin Issues  -  28/9/2010 
MOB/EB 
 
EB requested that more care be taken by the Call Centre in deciding 
 
whether reports concerned green or grey bins.  MOB agreed to send 
 
an email. 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
 
6(a) 
 
New C.A.P.  
 
 
 
No new CAPs. 
 
 
 
 
 
6(b) 
 
On-Going Reviews 
 
 
 
No CAPs for reviewing 
 
 
 
 
 
6(c) 
End Review 
 
No CAPs for end reviews. 
 
 
6(d) 
Failures for Forwarding 
No CAPs for forwarding. 
 
 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Events 
 
 
 
7(a) 
 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)i 
Last Event 
 
 
All recent events reported on 
 
 
 
 
7(a)ii 
Next Event 
 
 
The  next  event  is  England  in  a  World  Cup  qualifying  game  on  12th 
 
 
October. 
 
 
The event after that is the NFL game on 31st October. 
 
 
 
7(b) 
 
Special Projects 
 
 
No special projects at this time. 
 
 
 
7(c) 
 
Gritting, Leafing, Bins and Weeds 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
 
 
No reports 
 
 
 
 
7(c)ii 
Leafing 
 
 
No reports 
 
 
 
 
7(c)iii 
Weeds 
 
 
JR  reported  that  there  were  14  reports  of  overgrown  weeds  last 
 
 
week.    This  is  an  increase  from  13  the  previous  week.    Spraying  is 
 
 
taking place when appropriate.  Delays are caused by the changes in 
 
 
weather patterns. 
 
 
 
 
7(c)iv 
Bins and Boxes 
 

 

 
 
It  was  reported  that  green  bins  are  now  in  as  they  are  being 
 
 
distributed. 
 
 
 
7(d) 
 
Missed Collections 
 
 
Missed  collection  figures  were  distributed  at  the  meeting.  JR 
 
 
reminded  the  meeting  that  these  were  reported  by  residents  and 
 
 
may  possibly  contain  some  contaminated  bins  and  boxes 
 
 
deliberately left by the crew under instructions.   
 
 
 
 
7(d)i 
Domestic Refuse 
 
 
JR reported that recorded missed refuse collections decreased from 
 
 
69 to 42 the week before last and remained level at 42 last week. 
 
 
 
 
7(d)ii 
Green Box 
 
 
JR reported that recorded missed green box collections for the last 
 
 
three weeks were 26, 29 and 16 for last week. 
 
 
 
 
7(d)iii 
Organic 
 
 
JR  reported  that  recorded  missed  organic  collections  for  the  last 
 
 
three weeks were 46, 32 and 41 last week. 
 
 
 
 
7(d)iv 
Estates 
 
 
The next missed estates collections are due in October. 
 
 
 
 
7(d)v 
Not returning bins properly 
 
 
The  next  report  of  crews  not  returning  the  containers  properly  is 
 
 
due in October 
 
 
 
 
7(d)vi 
Rectification Points 
 
 
JR  produced  figures  and  graphical  representations  for  rectification 
 
points issued over the past two weeks.  There was a small increase 
 
from 470 for the previous week to 484 for last week. 
 
 
7(e) 
NI195 Update 
 
JR again reminded the meeting that the next 5 target wards are:- 
 
•  Kenton 
 
•  Wembley Central 
•  Dollis Hill 
•  Willesden Green 
•  Brondesbury Park 
No reports of inspections starting yet. 
 
 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
 
  
 
8(a) 
 
Special Projects 
 
 
 
No current special projects 
 
 
 
 
 
8(b) 
 
Other Matters 
 
 
 
No other matters discussed. 
 
 

 

 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The next meeting of this group will be held on at 10am on Tuesday 
5th October 2010 at 10am at Laxcon Close, NW10.