This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting 
 
Tuesday 22nd January 2008 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer 
 
(JR) 
 
StreetCare – Team Leader 
Nicola Percival   
(NP) 
 
StreetCare – Education Team Leader 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader 
 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Eugene Buckley 
(EB) 
 
Veolia – Previous meeting 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – Previous meeting 
Dan Green 
 
(DG) 
 
Veolia – Represented by DG 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Meeting 
Tony Talman   
(TT) 
 
StreetCare – Meeting at WLC 
Bridie Cahill 
 
(BC) 
 
StreetCare – Site meeting 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The minutes of the meeting held on 15th January 2008 were previously circulated and agreed as 
 
an accurate record. 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
 
 No matters arising that are not on main agenda 
 
 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
5(a) 
New Problems 
 
 
 
 
5(a)i 
Elliott Close 
NP/DL 
 
NP  reported  the  problem  with  cardboard  being  put  with  the  dry  recyclables.    There 
 
 
are no organic bins at this location.  YC is liaising with DG to resolve the issue. 
 
 
 
 
5(b) 
On-going Problems 
 
 
 
 
5(b)i 
Cricklewood Broadway 
BC/JFM 
 
Referred to next meeting as BC and JFM were unable to attend today. 
 
 
 
 
5(b)ii 
Priory Park Road, Bring Banks 
BC 
 
DL  reported  the  banks  were  cleared.    If  more  regular  than  weekly  collections  are 
 
 
required please send variation order to Veolia. 
 
 
 
 

5(b)iii 
Beechcroft, refuse and estate banks 
BC/PB/DG 
 
Awaiting up-date from BC.  Believed further collection problems last week 
 
 
 
 
5(b)iv 
Estate Recycling Collections 
JR 
 
Problem appears to have resolved.  JR will research possibility of adding this problem 
 
 
to the statistics. 
 
 
 
 
5(b)v 
62 Cambridge Close 
MOB/PB 
 
CAP 23 now refers. 
 
 
 
 
5(b)vi 
63 Bruce Road 
Completed 
 
Matter now resolved. 
 
 
 
 
5(c) 
For Further Action 
 
 
Nothing to Report. 
 
 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
6(a) 
New 
 
 
No new corrective action plans 
 
 
 
 
6(a)i 
CAP 23 (62 Cambridge Close) 
 
 
The following corrective action plan was agreed at the meeting. 
CAP23 
 
To ensure that grey refuse bins are returned to the refuse storage are after collection.  
4/3/2008 
 
To be monitored jointly by StreetCare and Veolia until problem is resolved. 
MOB/PB 
 
 
 
6(b) 
On-Going Reviews 
 
 
 
 
6(b)i 
CAP 22 (314 Carlton Avenue East) 
CAP22 
 
JR  reported  that  collections  are  being  completed  properly  to  date.    Monitoring  to 
29/1/2008 
 
continue until 29th January 2008. 
JR/EB 
 
 
 
6(b)ii 
CAP 21(South Kilburn) 
 
 
The crux of this matter is that the barrow beats providing the permanent presence on 
CAP21 
 
the  Brent  Zone  One  roads  are  being  used  to  sweep  Zone5  roads  when  in  fact  they 
29/1/2008 
 
should be permanently on the Zone Ones.  It was decided that this was a matter for 
BC/JFM 
 
the  Monthly  Contract  Management  Meeting.    Monitoring  to  continue  until  29th 
 
 
January 2008. 
 
 
 
 
6(c) 
End Review 
 
 
No CAP end reviews to discuss. 
 
 
 
6(d) 
Failures for Forwarding 
No CAPs failures to forward to Monthly Contract Performance Meeting 
 
7. 
 
Other Specific Issues 
 
 
 
 
7(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)i 
Next Event 
Information 
 
The  next  event  is  on  6th  February.    England  verses  Switzerland  football.    MOB  to 
 
 
represent Brent 
 
 
 
 
7(b) 
Special Projects 
NP/DL 
 
 
 
7(b)i 
Stickering of Estate Bins 
 
 
This is on-going.  DL agreed completion should be by the end of January. 
TT/DL 
 


 
 
 
7(b)ii 
Locks on some estate bins 
 
 
NP agreed to chase up TT as this has gone on for nearly 3 months now. 
NP/DL 
 
 
 
7(b)iii 
Great Central Way 
 
 
This cleaning issue will be discussed by MOB and JFM before next meeting 
JFM/MOB 
 
 
 
7(c) 
Gritting and Leafing 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
Information 
 
MOB reported that there was no gritting since last meeting week. 
 
 
 
 
7(c)ii 
On Call for Gritting 
Information 
 
MOB and AK are on call for StreetCare this week.  NSL and Preben on call for next 
 
 
week.    DG,  DL  and  LB  are  Veolia  officers  for  this  week;  TP,  MM  and  RP  are  for 
 
 
next week.  Change over is 12night on Friday 18th January. 
 
 
 
 
7(c)iii 
Leafing 
 
 
Leafing  operational  method  statement  is  to  be  prepared  by  JFM  and  discussed  at 
Information 
 
meeting on 5th February. 
 
 
 
 
7(d) 
Statistics 
 
 
 
 
7(d)i 
Missed Collections 
 
 
JR  produced  figures  and  a  simple  graphical  representation  that  showed  missed 
 
 
collections since the start of the contract.  These showed the following figures for the 
 
 
last week 
 
 
 
 
 
Domestic  Refuse  –  decrease  noted  from  50  down  to  37  reported  missed  bins  this 
 
 
week.  This was within the BVPI target of 42.   
 
 
 
Information 
 
Green  Box  –  increase  noted  from  61  to  65  reported  missed  boxes  this  week.    This 
 
 
was above the BVPI target is 31.   
 
 
 
 
 
Organic – decreased from 54 to 43 reported missed organic bins this week.  This was 
 
 
above the BVPI target of 24. 
 
 
 
Information 
 
BVPI of 60 missed per 100,000 collections for all 3 services this week decreased 
 
 
from 68 last week.  Target is 40. 
 
 
 
 
7(d)ii 
Rectification Points 
Information 
 
JR reported that the total number of rectification points was 1619 for the last week.  
 
 
There  are  100  points  believed  to  be  entered  for  ‘emergencies’  which  appear  to  be 
 
 
entered in error by the Control Room.  If this is true the real figures should be 1519. 
 
 
 
 
 
JR noted that the graph gave a good pictorial representation of how the contract was 
 
 
progressing.  There is now a significant downward trend that appears to be gradually 
 
 
levelling off. 
 
 
 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
8(a) 
Rejected Organic Collections 
NP reported that TT was at WL Composting with WLWA discussing the number of 
rejected  organic  loads  being  delivered  by  Brent.    There  was  a  lengthy  discussion 
concerning  where  the  problem  areas  were  and  various  ways  to  tackle  the  problem.  
NP will report the discussion to CW this pm at their weekly meeting with a view to 
having a special meeting to discuss this problem. 
 


 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The next meeting of this group will be held on at 10am on Tuesday 29th January 2008 
in the StreetCare meeting room in Brent House.