This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting 
 
Tuesday 4th December 2007 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
Bridie Cahill                  (BC)                   StreetCare – Team Leader 
John Rymer 
 
(JR) 
 
StreetCare – Team Leader 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Street Cleaning Manager 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Nicola Percival   
(NP) 
 
StreetCare – Education Team Leader 
 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Tony Talman   
(TT) 
 
Urgent work for auditors 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
No attendance 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  held  on  27th  November  2007  were  previously  circulated  and 
 
 
agreed as an accurate record. 
 
 
 
 
 
 
 
4. 
Matters Arising from Minutes of 27th November 2007 
 
 
 
 
 
 
 
4(a) 
Agenda 
 
 
 
 
 
4(a)I 
New Agenda 
 
JR circulated a new style agenda for discussion.  The reasoning behind the new agenda 
 
was  to  focus  the  meeting  on  problems  that  hadn’t  been  solved  and  not  on  new 
 
problems.    Solutions  for  new  problems  should  be  discussed  and  resolved  by  officers 
 
and Veolia managers and supervisors and only introduced to this meeting if there are 
 
issues that cannot be readily resolved. 
 
 
 
After discussion the meeting decided to work with the new agenda and to alter, add or 
 
remove topics as and when decided by the meeting.  All thought it worthwhile to have 
 
reviewed the agenda. 
 
 
 
4(b) 
Issues Arising 
 
 
Completed 
4(b)i 
Participation Monitoring 8(c)i 
 
NP reported that the participation was fairly high, varying from about 40% to 50+%.  
 
There was a variance in the weights collected per household.  This was probably due to 
 
the variation in the types of materials collected in different areas.  There appears to be 
 
a need for different messages to different rounds.  NP agreed to circulate the statistics 
 
to members after the meeting. 
 

 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
5(a) 
New Problems 
 
 
 
 
5(a)i 
Contaminated Organic Bins 
DL/NP 
 
DL  reported  that  there  was  an increase in  contaminated  organic  bins  being  reported 
 
 
by  the  crews.    It  was  apparent  that  this  information  from  the  crews  wasn’t  coming 
 
 
through to StreetCare.   
 
 
The  meeting  agreed  to  a  pilot  scheme  using  one  crew  from  the  north  and  one  crew 
 
 
from the south.  G01 and G08 were decided as the best options.  DL agreed to discuss 
 
 
with the crews to get them recording the contaminated lists starting from Monday 10th 
 
 
December.  Due to the holiday period Ward Officers will start education visits in the 
 
 
New Year using records compiled by G01 and G08. 
 
 
DL to liaise with NP and give a progress report at the next meeting. 
 
 
 
 
5(a)ii 
Park Royal Cleaning 
JFM/MOB 
 
JFM discussed a change in methods for cleaning parts of Park Royal Industrial Estate 
 
 
and  sort  assistance  in  monitoring  the  changes.    The  changes  involved  moving  a 
 
 
barrow  beat  from  Park  Royal  to  Church  End.    MOB  will  liaise  with  SAR  and  then 
 
 
have further discussions with JFM. 
 
 
 
 
5(a)iii 
Racial Abuse 
Information 
 
It  was  reported  that  the  allegation  of  racial  abuse  by  a  Veolia  operative  (temp) 
 
 
resulted in instant dismissal from the contract. 
 
 
 
 
5(a)iv 
Morland Gardens Planters 
MOB/JFM 
 
MOB informed the meeting of litter problems in the above planters that wasn’t being 
 
 
properly resolved.  JFM agreed to investigate and report back at the meeting on 18th 
 
 
December (he is away for next meeting). 
 
 
 
 
5(a)v 
Hillview Avenue 
JR/JFM 
 
JR  reported  human  vomit  not  cleaned  since  20th  November.    JFM  agreed  to 
 
 
investigate and report back. 
 
 
 
 
5(a)vi 
Sheridan Gardens 
JR/JFM 
 
JR reported excessive delay in removing weeds from Sheridan Gardens. 
 
 
 
5(b) 
On-Going Problems 
 
Nothing to report 
 
 
5(c) 
For Further Action 
Nothing to Report 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
 
 
6(a) 
New Actions to be Agreed 
 
 
 
 
 
 
6(a)i 
Kilburn Estate Sweeping 
CAP 21 
 
Corrective action plan discussed and agreed. 
29/1/2008 
 
“To ensure all roads in this area are swept to a Grade BVA and kept to Grade BVB or 
 
 
above whilst urgent resourcing issue in the area is resolved by the Monthly Contract 
BC/JFM 
 
Performance Meeting.  Monitoring to take place by Veolia and StreetCare.” 
 
 
 
 
 
BC to take the issue to IS and JFM to take the issue to TP so both are aware of the 
 
 
problems. 
 
 
 
 
 
2

 
 
 
6(a)ii 
45 Grasmere Avenue, Preston 
CAP19 
 
Corrective action plan discussed and agreed. 
8/1/2008 
 
“To ensure  green  boxes  and  organic  bins  are  returned  to  the  correct location  at this 
 
 
assisted collection location.  All collections to be monitored by Veolia and StreetCare 
JR/DL 
 
for 5 weeks.” 
 
 
 
 
6(a)iii 
8 Butler Close, Queensbury 
CAP20 
 
Corrective action plan discussed and agreed. 
8/1/2008 
 
“To ensure green box collection is completed properly on the scheduled day for the 
 
 
next 5 weeks.  Veolia supervisors and StreetCare Ward Officer to monitor”. 
JR/DL 
 
 
 
6(b) 
On-Going Review 
 
 
None to review 
 
 
 
 
6(c) 
Closure 
 
 
 
 
6(c)i 
South Gardens, Barnhill,  CAP18 
 
 
“Collection of estate recycling bins” 
Completed 
 
This  corrective  action  plan  has  worked  successfully  over  the  past  4  weeks  and  was 
 
 
agreed to be closed. 
 
 
 
 
6(d) 
Forward to Monthly Contract Performance Meeting 
Information 
No CAPs to forward. 
 
 
 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Issues 
 
 
 
 
7(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)1 
Next Event 
Information 
 
Race  of  Champions  Race  on  Sunday  16th  December.    This  is  a  sell  out  and  will 
 
 
probably require 2 cleaning crews.  Further details nearer the date. 
 
 
 
 
7(b) 
Special Projects 
 
 
 
Information 
7(b)i 
Green Box Participation Monitoring 
 
 
See report at 4(b)i above. 
 
 
 
 
7(c) 
Gritting/Leafing 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
Information 
 
No gritting has taken place to date. 
 
 
 
 
7(c)ii 
Leafing 
 
 
Leafing project is completed.  Awaiting reports from TT re tonnages collected. 
 
 
 
 
 
It  is  essential  to  discuss  the  positives  and  negatives  of  this  year’s  project  before 
 
 
Christmas.    The  meeting  should  consist  of  the  following  attendees  JFM,  MM,  TT, 
 
 
TOR, NP, BC, MOB, and JR.  JFM is off most of next week so possibly to arrange 
 
 
for  after  the  Tuesday  meeting  on  18th  December.    This  matter  is  to  be  discussed  at 
 
 
next meeting if not already arranged. 
 
 
 
 
7(d) 
Statistics 
 
 
 
 
7(d)1 
Missed Collections 
 
 
JR  produced  figures  and  a  simple  graphical  representation  that  showed  missed 
Information 
 
collections since the start of the contract.  These showed the following:- 
 
3

 
Domestic Refuse – improvement noted from 44 down to 38 missed bins, BVPI target 
 
of 42.  First time the BVPI has been reached since w/c 17th September 2007.  Thanks 
 
to the refuse collections crews. 
 
 
 
Green Box – decrease continues from 75 down to 52 missed boxes this week, BVPI 
 
target is 31.  This represents a 30% reduction over last week.  Crews continue to get 
 
used to their new rounds.  Thanks to the green box crews. 
 
 
 
Organic  –  decrease  from  67  to  40  missed  bins  this  week,  BVPI  target  of  24.    This 
 
represents a 59% reduction in missed collections over the last 2 weeks.  Thanks to the 
 
organic bin crews. 
 
 
 
Overall BVPI of 77 missed per 100,000 collections for all 3 services down to 53 
 
for the passed week.  This represents a 32% reduction over the past week. 
 
 
 
JR asked the Veolia Managers to inform the crews that this meeting has noticed the 
 
continued good improvement. 
 
 
8(d)2 
Rectification Points 
 
JR  reported  that  the  total  number  of  rectification  points  was  2339  for  week 
 
commencing 26th November.  This is a significant decrease (15%) from the previous 
week’s total of 2832. 
 
JR noted that the graph gave a good pictorial representation of how the contract was 
progressing.    The  last  3  weeks  have  shown  a  general  downward  trend  showing 
improving standards.  
 
 
 
 
 
10. 
 
Any Other Business 
 
 
 
 
10(i) 
Veolia Vehicle Availability 
JFM 
 
It  was  agreed  that  the  daily  availability  report  of  street  cleaning  vehicles  had  been 
 
 
generally well received by StreetCare.  It was requested if more detail could be shown 
 
 
if the vehicle was off the road, i.e. Mechanical failure, electrical, servicing, etc. 
 
 
 
 
10(ii) 
Michael Morgan Retirement 
Information 
 
NP  reported  that  Michael  Morgan  was  retiring  from  Brent  after  48  years  of 
 
continuous service to residents.  All present wished him well in his retirement.  He is 
 
not being replaced and his work is being taken over as follows; 
 
Any bring bank issues for new sites to go to Tony Talman. 
 
Monitoring of the bring banks will be conducted by the respective Ward Officers. 
 
Any new estate issues to go to Varsha Palm or to Tony Talman when Varsha is away. 
 
Any new requests for clinical waste to go to Tony Talman 
 
Any non-collection of clinical waste to be dealt with by Ward Officers 
 
 
10(iii) 
213 The Mall,  Barnhill 
DL reported that although it was reported as a missed collection the organic crew had 
reported that the gate to the rear garden was locked.  JR agreed to investigate and if 
necessary will ask the resident or ‘carer’ to unlock the gate. 
 
 
 
 
 
 
11 
Date of Next Meeting 
 
The  next  meeting  will  be  held  at  10am  on  Tuesday  11th  December  in  the  meeting 
room at StreetCare on the first floor (west wing) of Brent House. 
 
 
 
4